Проведення інвентаризації та оформлення її результатів
З проведенням інвентаризації товарів хоча б раз стикався будь-яка людина в ролі покупця. Наприклад, коли в робочий час закритий відділ або весь магазин з табличкою «Облік». Її мета - зіставлення і виявлення розбіжностей по фактичній наявності товару з тими даними, які знаходяться в обліковій системі організації. Щоб не зупиняти продажу, багато магазинів влаштовують проведення інвентаризації та оформлення її результатів у вихідний день або навіть вночі.
Ви повинні бути готові до того, що доведеться витрачати додаткові ресурси - час і гроші. Сюди входить: відволікання працівників магазину від їх основних обов'язків і додаткові виплати персоналу за понаднормову роботу, упущена вигода від зупинки торгівлі на термін проведення інвентаризації. Якщо компанія складається з однієї людини і ця людина - ви, в ході ревізії вам доведеться виконувати кілька функцій одночасно: директора, матеріально-відповідальної особи і бухгалтера. Тому кожному підприємцю важливо знати, як правильно провести інвентаризацію і оформити її результати.
Терміни проведення інвентаризації
Терміни проведення інвентаризації в Російській Федерації визначаються відповідним Положенням про бухгалтерський облік і звітності. Отже, проводити ревізію обов'язково:
- при передачі майна організації в оренду, викуп, продажу;
- перед складанням річної бухгалтерської звітності;
- при зміні матеріально-відповідальних осіб (на день приймання-передачі справ);
- при встановленні фактів розкрадань і псування цінностей;
- в разі стихійних лих, пожежі, аварій чи інших надзвичайних ситуацій, викликаних екстремальними умовами;
- при ліквідації (реорганізації) організації.
Як правило, в магазині і на складі інвентаризацію проводять щомісяця - для контролю роботи персоналу і стану обліку товару в цілому. Проводити цю процедуру потрібно не тільки тому, що вона обов'язкова. Використовуючи такий механізм контролю роботи вашої компанії, ви зможете оцінити якість роботи співробітників, вчасно виявляти бракований товар, прибирати з асортименту то, що з якихось причин не продається.
Порядок проведення інвентаризації
В рамках проведення інвентаризації в магазині і на складі, по суті, вам потрібно перерахувати і оцінити товар в наявності, заповнити інвентаризаційний опис, в разі якихось проблем - якість або відсутність на складі - оформити відповідні акти, а далі - передати складені опис і акти в бухгалтерію. Там на їх підставі буде складена порівняльна відомість, яка відображає результати інвентаризації по кожному товару. На останньому кроці оформляється відомість обліку результатів, що містить узагальнені підсумки, видається наказ (розпорядження) про затвердження результатів інвентаризації, вносяться зміни в облік, приймається рішення про стягнення збитків з матеріально-відповідальних осіб.
Процес досить складний, особливо для новачків, тому ми розробили таблицю, яка наочно підкаже вам, як проводити інвентаризацію.
Як проводити інвентаризацію?
Оскільки інвентаризація є дуже важливим і з організаційної, і з фінансового боку процесом, проводити її слід за всіма правилами.
етапи інвентаризації
підготовка
Перед тим як проводити інвентаризацію, необхідно оформити наказ керівництва організації на здійснення даного завдання. Наказ повинен бути зареєстрований в журналі. У документі має бути відображено, яке саме майно буде піддаватися інвентаризації.
Перед початком інвентаризації слід перевірити:
- наявність інвентарних карток, книг, описів та іншої супутньої документації, її стан;
- наявність і стан технічних паспортів або будь-який інший документації технічного характеру (якщо вона є) на майно, яке буде піддаватися інвентаризації;
- наявність і стан документації на основні засоби, які були здані / взяті в оренду, відправлені / прийняті на зберігання.
Це необхідно для того, щоб правильно провести інвентаризацію, не витрачаючи час в ході роботи на вирішення організаційних питань, пошук потрібних документів.
проведення
- До початку процедури бухгалтер зобов'язаний надати комісії документ бухгалтерського обліку майна, що знаходиться у веденні організації із зазначенням вартості кожного найменування і залишків на момент проведення останньої інвентаризації.
- Глава комісії повинен завірити своїм підписом прибуткові та видаткові документи, зробивши позначку До інвентаризації на (дата). Далі комісія звіряється зі старими даними, відзначаючи, яке майно, в якій кількості, стан відзначено в попередній документації і як справа йде по факту на момент проведення нової інвентаризації. Важливо відзначити, що в залежності від того, яке саме майно описується, використовуються ті чи інші формати актів інвентаризації. Наприклад, для опису товарів і матеріалів це форма № інв-3.
- З матеріально відповідальних за майно, що описується осіб беруть розписки, які засвідчують, що надійшли матеріальні блага оприбутковані, а відпущені списані з подальшим наданням в бухгалтерію всієї необхідної документації.
- В самому кінці вже в готову опис вносять свої підписи всі члени інвентаризаційної комісії на чолі з її керівником. Якщо в документації не буде підпису хоча б одного бере участь в інвентаризації особи, результати процедури вважаються недійсними. В цьому випадку починається розгляд на предмет того, чому саме відсутній чиясь підпис і що необхідно зробити, щоб провести інвентаризацію основних засобів до кінця, отримавши всі необхідні підписи.
Коли і як часто проводиться інвентаризація?
Що стосується того, як часто проводять інвентаризацію, то згідно з діючими в РФ правилами, це можна робити 1 раз в 3 роки (опис основних засобів) і 1 раз в 5 років (опис бібліотечних фондів). Торговельні організації, як правило, проводять дані роботи не рідше 1 разу в квартал, що продиктовано специфікою їх роботи.
Як проводиться інвентаризація основних засобів
На підставі письмового наказу керівництва формується комісія з проведення інвентаризації основних засобів підприємства. Всіх членів комісії обов'язково треба ознайомити з наказом і датою, коли почне проводитися інвентаризація основних засобів.
Розрізняють планову і позапланову, вибіркову, повну або суцільну інвентаризацію. Завжди проводять інвентаризацію при зміні матеріально-відповідальної особи.
До її проведення необхідно перевірити наявність і записи у всіх інвентарних картках (форма № ОС-6), регістрах, перевірити технічну документацію на обладнання, документи на оренду та зберігання основних засобів. При відсутності документації її необхідно відновити або оформити.
Всі дані огляду власних основних засобів заносяться до опису (форма № інв. 1), в якій відображають найменування предмета, його інвентарний номер, місце знаходження, основні технічні відомості і показники. Інвентаризаційний опис складається у двох примірниках і підписується членами комісії та матеріально-відповідальною особою. Один примірник передається в бухгалтерію, а другий залишається у матеріально-відповідальної особи. На основні засоби, які знаходяться в оренді або на зберіганні заводять окрему інвентаризаційний опис.
У разі, коли інвентаризація основних засобів виявила, що основний засіб було піддано реконструкції, модернізації і змінилося його призначення, то в інвентаризаційного опису слід вказати його найменування відповідно до нового призначення.
Якщо в процесі інвентаризації виявляють основні засоби, раніше не прийняті до обліку або з невірними технічними даними, то вносяться відповідні коригування. При відсутності мобільного кошти на місці його знаходження (автобус, трактор, літак або корабель), робиться відмітка, прикладається бухгалтерська довідка із зазначенням причини відсутності, а опис складається після його повернення з рейсу.
При виявленні непридатних основних засобів складається окремий дефектна відомість, вказується дата введення і причина непридатності. Документ підписується комісією, і в разі необхідності предмет відправляється на експертизу до відповідних організацій для виявлення причин несправності та висновку про його придатності для подальшої експлуатації.
Якщо інвентаризація основних засобів виявила розбіжності між фактичними даними, згідно з описом та даними бухгалтерського обліку, то складається порівняльна відомість (форма інв. 18).
Бухгалтер, по закінченню заповнення всієї необхідної документації, повинен зробити в програмі обліку, після того, як закінчиться інвентаризація основних засобів проводки. що відповідають тій чи іншій ситуації. При недостачі і псування основних засобів списується нарахований знос проводкою Д-02 К-01, К-01 Д-94. Якщо буде вироблено відшкодування шкоди, то К 94, Д-73, то бухгалтер проводить списання за ринковою вартістю, а різницю між ринковою і залишковою вартістю списує на доходи майбутніх періодів Д-94 К -98. А в міру погашення боргу списує на прибуток або збиток Д -98 К-99. Якщо винуватців не встановили, чи то недостачу списують на витрати виробництва, обов'язково за письмовим рішенням керівника Д-91 К-94, потім Д- 99 К-91- на фінансовий результат. Якщо інвентаризація основних засобів виявила надлишки, їх треба оприбуткувати за ринковою вартістю на інші доходи Д-01 К-91.
Результати проведеної інвентаризації треба враховувати і відображати в тому місяці, в якому закінчена інвентаризація. Результати річної інвентаризації відображаються в річному звіті.
Інвентаризація основних засобів повинна здійснюватися в певні встановлені терміни, з складанням всіх необхідних документів, завжди на підставі наказу керівника в складі призначеної комісії.
Як правильно заварювати какао
Як варити какао на молоці Хто з нас хоча б раз в житті не пив какао? Це дуже смачний напій, яким нас
Як правильно заварювати антипаразитарні монастирський чай
Як правильно заварювати антипаразитарні монастирський чай Висока якість Як правильно заварювати антипаразитарні монастирський чай За вигідною ціною Екологічно як правильно заварювати антипаразитарні монастирський
Білий чай як правильно заварювати
Як правильно заварювати білий чай Припустимо, вам вдалося купити якісний білий чай. Припустимо - тому, що купити його в наших,
Як правильно заварювати мелену каву в чашці
Як правильно заварювати каву в чашці З чашки добре звареної кави на сніданок підвищується енергійність на весь день. Всім звичайно відомо те, що кава