Книга обліку трудових книжок є книгу, в яку заносяться відомості про оформлення, надсилання чи отримання трудових книжок всередині будь-якої організації. Дана книга зберігається у відділі кадрів підприємства і заповнюється кадровиком. Щоб вона була заповнена відповідно до Трудового кодексомУкаіни, кадровому працівникові слід знати, як правильно прошити книгу обліку трудових книжок і заповнити її.
- трудові книжки, надані в кадровий відділ співробітниками при оформленні на роботу (оформлення в іншій організації)>
- трудові книжки, видані співробітнику в період роботи в організації>
- вкладиші для трудових книжок, отримані співробітниками за період роботи в організації.
Якщо ж працівник надав кадровику трудову книжку з вкладишем, який був оформлений на іншому підприємстві, реєстрації підлягає лише трудова книжка (такий вкладиш в книзі обліку трудових книжок не відзначається).
Вимоги до ведення книги обліку трудових книжок
Трудовим кодексомУкаіни затверджені основні правила ведення книги обліку трудових книжок, і вона повинна відповідати деяким вимогам.
- Книга повинна бути переплетена в тверду обкладинку з обов'язковою прошивкою сторінок за допомогою ниток (в основному вона використовується всього кілька років, а потім зберігається в архіві).
- Сторінки книги попередньо слід пронумерувати і прошнурувати.
- Після шнурівки кінці шнурка приклеюються невеликим аркушем чистого паперу з внутрішньої сторони обкладинки.
- Книга підлягає обов'язковому опломбування (можливе використання сургучною друку). При використанні сургучною друку кадровик повинен знати про те, що вона зобов'язана захоплювати частину аркуша паперу, кінці шнурка, що виступають з-під нього, і обкладинку. У тому випадку, коли книга для обліку трудових книжок опломбируется, то пломба кріпиться на виступаючі кінці шнурка.
- Книга повинна бути завірена написом, в якій вказується загальна кількість прошнурованих і пронумерованих сторінок (число вказується цифрами і прописом).
Прошивка книги обліку трудових книжок
Прошивка документів - це один із способів привести в порядок деякі важливі папери і зменшити їх загальний обсяг, який необхідний для правильного зберігання. Однак бувають такі ситуації, коли в роботі будь-якої організації потрібно захистити документи від довільного вилучення або заміни листів. До таких документів належить і книга обліку трудових книжок. В цьому випадку необхідно застосовувати стандартну технологію прошивки, яка певним чином охоронить книгу обліку від стороннього втручання.
Прошивка книги виконується співробітником кадрового відділу, і він повинен знати про те, як прошити книгу обліку руху трудових книжок правильно.
Державним стандартом не визначені головні правила прошивки книг обліку, і всі кадрові співробітники користуються стандартною процедурою.
- Спочатку на книзі необхідно зробити три (іноді роблять два) отвори, в які буде просунута нитка (шнурок). Для цього можна скористатися широким діркопробивачем або ж простим шилом. Проколи отворів слід робити з лівого боку, на полях книги (в основному отвори проколюються в центрі полів, для того щоб не нашкодити Новомосковскбельності книги обліку в момент перегортання сторінок). Відстані між отворами для прошивки книги не повинні бути більше трьох сантиметрів, а розташовуються вони по суворої вертикалі.
- Після того, як дірки були зроблені, необхідно приступити до самої прошивці. Для цього береться капронова або ж звичайна, складена в кілька разів, нитка і протягується крізь отвори. Для того, щоб прошивка була надійна, прошити книгу ниткою бажано кілька разів.
- По завершенні прошивки кінці нитки випускаються з центрального отвору на задній стороні книги обліку і зав'язуються у вузол. У підсумку на звороті книги повинно залишитися приблизно 6-7 см нитки.
- Кінці нитки приклеюються з внутрішньої сторони обкладинки книги обліку аркушем паперу з подальшим нанесенням на нього засвідчувального напису.
Після того, як була розглянута процедура по прошивці книги обліку трудових книжок, варто докладніше розповісти про оформлення листа, яким закріплюються кінці нитки. Оформлення листа (наклейки) виглядає наступним чином:
- розмір листка - 4 ×> 5 см (закриває вузол і деяку частину нитки)>
- на аркуші ставиться печатка співробітника, який займається оформленням книги обліку (печатка повинна захоплювати частина наклейки і обкладинки книги)>
- вказується засвідчувальний напис (кількість сторінок книги цифрами і прописом).
Оформлення робиться після наклеювання на обкладинку. Друк і вузол нитки, залитий клеєм, є додатковим засобом індикації недоторканності даного документа. Всі перераховані вище дії дають вичерпну відповідь на питання про те, як прошити журнал руху трудових книжок і при дотриманні їх поетапності в процесі прошивки проблем не виникне.
Ведення обліку трудових книжок
Трудове законодавство зобов'язує кожного роботодавця своєчасно видавати своїм підлеглим трудові книжки. Відповідно до наказу Міністерства фінансів, весь оборот трудових книжок на підприємстві зобов'язаний фіксуватися в спеціальній книзі, яка називається «Книга обліку трудових книжок і вкладишів».
Щоб вести книгу обліку відповідно до Трудового кодексу РФ, працівникові кадрового відділу знадобиться мати при собі:
- правила оформлення ведення трудових книжок>
- бланк книги обліку>
- Трудовий кодексУкаіни>
- документи підприємства>
- бланки трудових книжок>
- друк (штамп) підприємства>
- трудові книжки працівників.
Книга обліку трудових книжок є обов'язковою для кожного роботодавця, так як її наявність необхідно для підтвердження законності діяльності всієї організації. Якщо ж в кадровому відділі відсутня така книга обліку або ж вона оформлена неналежним чином, то керівництву підприємства загрожує штраф.
Заповнення титульного аркуша
Співробітник, відповідальний за оформлення та ведення книги для обліку трудових книжок, призначається наказом керівництва. У цьому наказі вказується особиста інформація підлеглого, найменування позиції, яку він займає. Після видання наказу відповідальний за книгу обліку повинен правильно заповнити її титульну сторінку.
На титульній сторінці книги обліку трудових книжок необхідно написати найменування підприємства, яке відповідає назві фірми. Також найменування підприємства прописано в статуті організації або в будь-якому іншому установчому документі. Якщо організаційно-правова форма компанії є індивідуальним підприємництвом, то слід вказати особисті дані людини, який зареєстрований як індивідуальний підприємець.
Крім цієї інформації, потрібно поставити дату початку і закінчення ведення книги обліку (в основному такий документ зберігається не менше 50 років, і тому до дати початку оформлення книги обліку потрібно додати цей термін). Кінцева дата буде позначати час, до якого книга обліку буде зберігатися в архіві підприємства.