Чи можна використовувати суцільну нумерацію всіх наказів на відпустку в компанії, наприклад наказ на щорічну відпустку №1 / О, а наказ на відпустку у зв'язку з вагітністю та пологами №2 / О, наказ на відпустку по догляду за дитиною №3 / О. Зробили накази на щорічну відпустку №13 / О від 26.08.13 та №14 / О від 02.09.13, а потім робітниця (яка працює дистанційно) принесла лікарняний від 19.08.13 та просить надати їй відпустку по вагітності та пологах з цієї дати. Що робити з нумерацією? Як правильно і які оформити документи?
Порядок нумерації наказів законодавчо не встановлено. Роботодавець самостійно вибирає спосіб нумерації, виходячи зі зручності застосування.
Зафіксуйте дату отримання лікарняного листа від співробітниці (в окремому акті, журналі вхідної кореспонденції або в журналі обліку листків тимчасової непрацездатності).
У ситуації, що розглядається можна домовитися з робітницею про перенесення відпустки на інший час у зв'язку з тим, що у неї виникло право на відпустку у зв'язку з вагітністю та пологами. Для цього співробітниця повинна подати заяву про перенесення відпустки, а роботодавець - видати наказ (в довільній формі) і внести зміни в графік відпусток. Нумерація при цьому триває: якщо останнім наказом про відпустку був наказ № 14 / оот 02.09.13, то далі буде наказ про перенесення відпустки № 15 / О і наказ про надання відпустки у зв'язку з вагітністю та пологами № 16 / О. Якщо співробітниці вже були виплачені відпускні, цю суму можна зарахувати в рахунок допомоги по вагітності та пологах.
Вам буде корисно дізнатися про Заяву на відпустку в матеріалі за посиланням.
Подробиці в матеріалах Системи:
Як реєструвати документи, що надійшли в кадрову службу?
Правила реєстрації й індексування документів детально описані в пункті 3.2.1 ГСДОУ, затвердженої наказом Головархіву СРСР від 25 травня 1988 р № 33.
Необхідність в реєстрації
Реєструвати документи необхідно для того, щоб:
забезпечити облік документів і контроль їх виконання;
полегшити пошук документів, створити організаційно-пошукові системи;
забезпечити збереження документів.
Крім того, багато видів документів, що створюються в організації, набувають юридичну силу лише після реєстрації. Наприклад, наказ керівника організації починає діяти з моменту реєстрації. А лист отримує офіційний характер тільки після того, як йому присвоєно вихідний реєстраційний номер.
Документи для реєстрації
Документи реєструються незалежно від способу їх доставки, передачі і створення. Тобто реєструвати потрібно не тільки традиційні паперові документи, а й ті, що отримані по факсу, електронної пошти та інших каналах зв'язку.
Реєстраційні номери (індекси) потрібно проставити на наступних документах:
на вхідних (крім додатків до них);
на вихідних (крім додатків до них) і їх копіях, які залишаються в справах організації;
на внутрішніх і додатках до них.
На відповідях на листи зазвичай проставляється ще й реєстраційний індекс отриманого документа.
При цьому, реєструвати потрібно не всі документи, а тільки ті, які вимагають обліку, виконання і використання в довідкових цілях (розпорядницькі, планові, звітні, бухгалтерські, фінансові та т. П.). Як правило, не реєструють:
вітальні листи та телеграми;
документи, що надсилаються для відомості (повідомлення про засідання, наради, програми заходів і т. п.);
документи, які не потребують виконання і відповіді;
малоцінну переписку по господарських, адміністративних, кадрових питань;
листи з позначкою «особисто».
Перелік реєстрованих і нерегістріруемих документів можна закріпити у внутрішніх документах організації, наприклад в інструкції з кадрового діловодства.
При реєстрації документів відбувається їх індексація. Тобто кожному документу потрібно присвоїти певний номер і умовне позначення (індекс). Індекси необхідні при пошуку, обліку та систематизації документів. Протягом року реєстраційний індекс не повторюється.
Реєстраційний індекс складається з:
порядкового номера документа в межах певного масиву (наприклад, окремо нумеруються накази по основній діяльності і з особового складу, договори, інструкції і т. п.);
умовного позначення структурного підрозділу (у структурного підрозділу може бути як буквений - «до», «ок», «о / к», так і цифровий індекс).
Наприклад, у наказу про прийом співробітника на роботу може бути номер 134-к, де 134 - порядковий номер документа, а «до» - позначення структурного підрозділу.
Крім того, в реєстраційний індекс часто входить номер справи за номенклатурою. У відповіді на лист реквізити індексу розташовуються в зворотній послідовності: наприклад, в номері 08-11 / 144 першим йде цифровий індекс структурного підрозділу - 08, потім через дефіс номер справи за номенклатурою - 11, від якого похилою рискою відокремлений порядковий номер документа - 144.
За яким принципом присвоюються літерні індекси наказам по особовому складу
У невеликих організаціях зазвичай не розбивають накази по особовому складу на окремі масиви, а використовують один буквений індекс для всіх наказів - «до», «ок» або «лс».
У великих організаціях з великим штатом співробітників для різних кадрових наказів встановлюються різні літерні позначення. Наприклад, «п» - прийом на роботу, «від» - відпустку, «до» - відрядження. Тоді і цифрова нумерація в межах кожного масиву наказів буде своя.
Реєструвати документи можна:
в спеціальних реєстраційних журналах;
на картках (дані про документ записуються на спеціальну картку, яка потім поміщається в картотеку).
Які реєстраційні книги і журнали потрібно вести кадрову службу організації
Крім того, в кадровій службі ведуть журнали: