ОФОРМЛЕННЯ ДОКУМЕНТІВ ОСОБИСТОГО СПРАВИ ПРАЦІВНИКА: ВНУТРІШНЯ ОПИС
Документи, що включаються до складу особової справи (заяви, накази та ін.), Повинні бути оформлені і засвідчені у відповідності до вимог, встановлених нормативно-правовими актами та методичними документами з діловодства.
Внутрішній опис складається після оформлення особової справи та містить відомості про назви документів, включених до справи, їх індекси і датах.
Специфіка складання внутрішнього опису документів особової справи полягає в тому, що вона включається в справу відразу ж при його закладі і заповнюється по ходу його ведення. Саме тому відповідно до п.10 Інструкції у внутрішній опису відбивається включення до особової справи нових документів, а також вилучення документів з особової справи, заміна оригіналів копіями (фіксується в графі «Примітка»). При оформленні інших справ (зокрема, справ з наказами з основної діяльності, наказами по особовому складу, справ, що містять документи про присудження наукових ступенів і присвоєння вчених звань, і ін.) Внутрішній опис складається вже після завершення їх ведення при підготовці до передачі на архівне зберігання.
Інструкцією встановлено форму внутрішнього опису документів особової справи, заголовна частина якої має такий вигляд:
Назва
і заголовок документа
Внутрішній опис включає сім граф.
У графі 1 указується порядковий номер, під яким документ включений до особової справи.
Згідно п.6 Інструкції під першим номером в опису завжди буде вказано особистий листок з обліку кадрів, під другим - доповнення до особового листка по обліку кадрів і т.д.
У графі 2 вказується назва і заголовок документа.
Назва документа - це позначення його виду, яке оформляється на самому документі. Вид - це поняття, яке вживається для позначення групи документів одного найменування (наприклад, наказ, протокол, автобіографія, атестаційний лист, диплом, атестат і т.д.).
Назва виду документа оформляється на кожному документі, за винятком листи. Листи, як правило, до складу особистих справ не включаються, крім випадків звільнення працівників в порядку переведення на іншу роботу (до іншого наймача). В цьому випадку в графі 2 внутрішнього опису робиться такий запис:
«Лист про звільнення в порядку переведення на іншу роботу (до іншого наймача)».
Відмінкові узгодження назв деяких видів документів, що включаються до складу особової справи, і формулюються до них заголовків наведені в таблиці.
Назва виду
документа
На яке питання відповідає заголовок
Приклад формулювання заголовка
загальних зборів трудового колективу про обрання на посаду
Деякі документи до особової справи включаються не в оригіналах, а в копіях. В такому випадку вказівка на те, що додається копія, а не оригінал документа, відображається у графі 2 після заголовка і відділяється від нього точкою. наприклад:
"Наказ про прийом на роботу. Копія ».
Різновидом копій є виписки. Виписка - це копія частини документа. У виписках з наказів та інших розпорядчих документів, а також протоколів саме слово «виписка» включається в назву виду документа, зокрема: «ЗВІТ НАКАЗУ», «ВИТЯГ З ПРОТОКОЛУ». Тому в графі 2 внутрішнього опису назву і заголовок документа у відповідних випадках формулюється так:
«Витяг з наказу про прийом на роботу»;
У графі 3 внутрішнього опису вказується дата документа.
Датою документа, як правило, є дата його підписання, для затверджуються документів - дата затвердження. Датою протоколу є дата проведення протоколюються заходи (збори, засідання, наради), акта - актіруемого події.
До складу дати входить число, місяць і рік. Для оформлення дати в документах встановлено два способи: словесно-цифровий і цифровий.
У графі 4 вказується індекс документа.
Реєстраційний індекс - це порядковий реєстраційний номер, який присвоюється документу при створенні або отриманні, який може бути доповнений індексом справи за номенклатурою справ, індексом застосовуваного в організації класифікатора кореспондентів, ознакою питань діяльності і т.п. а також іншими пошуковими ознаками.
Реєстраційний індекс не слід плутати з реєстраційним номером документа. Реєстраційний номер відображає тільки порядковий номер, присвоєний хто входить, що виходить або внутрішнім документом при його реєстрації в межах календарного року.
Наприклад, реєстраційний індекс наказу по основній діяльності, протоколу, як правило, включає тільки реєстраційний номер (індекс і номер збігаються): № 1, № 2 і т.д. Реєстраційний індекс наказу по особовому складу 75-річного терміну зберігання (про прийом на роботу, переведення, звільнення та ін.) Крім реєстраційного номера містить додаткове літерне позначення, що виділяє його з ряду інших наказів: № 1-к, № 2-к і т . Д. Реєстраційний індекс листи поряд з порядковим реєстраційним номером включає індекс справи за номенклатурою справ, в яке буде підшитий документ після виконання: № 1-15 / 118, де 1-15 - індекс справи за номенклатурою, 118 - порядковий номер.
Для всіх документів, що включаються до особової справи на етапі його формування, дата, яка зазначається в графі 6, буде однаковою. Це обумовлено тим, що згідно з Інструкцією організація роботи з особистою справою працівника включає в себе три основних етапи:
1. Формування особової справи.
2. Ведення особової справи.
3. Облік, використання і зберігання особової справи, включаючи підготовку особової справи звільненого працівника до передачі в архів організації.
Відповідно до п.5 Інструкції особиста справа працівника формується після укладення трудового договору (контракту) з ним і видання наказу (розпорядження, рішення, постанови) про прийом на роботу (призначення на посаду). Це означає, що до того як документально буде оформлений прийом на роботу, документи, що підлягають включенню до особової справи працівника, повинні збиратися в окрему обкладинку (папку), проте сама справа за встановленими правилами не оформляється. Лише після видання розпорядчого документа про прийом (призначення) на роботу зібрані документи розташовуються в справі в послідовності, визначеній п.6 Інструкції.
Таким чином, на етапі формування особової справи документи включаються в нього в установленому порядку незалежно від хронологічної послідовності їх подання в кадрову службу. Наприклад, при підборі кандидатури на певну посаду наймач може вимагати від претендента на посаду спочатку документи про освіту, потім претендентом на роботу буде заповнений особовий листок з обліку кадрів, потім він напише заяву про прийом на роботу, автобіографію, і лише після цього працівником кадрової служби будуть заповнені внутрішній опис і доповнення до особового листка. Порядок заповнення та подання документів може бути зовсім іншим, проте незалежно від цього при формуванні особової справи всі представлені документи розташовуються в ньому в строго фіксованому порядку.
Отже, датою включення до особової справи документів, передбачених п.6 Інструкції, буде дата формування особової справи, яка повинна збігатися з датою включення в нього копії наказу чи іншого розпорядчого документа про прийом на роботу (призначення на посаду). Разом з тим дата включення наказу про прийом на роботу не обов'язково повинна відповідати даті самого наказу.
У графі 7 робляться відмітки, пов'язані з особливостями формування та ведення особової справи працівника. Зокрема, в графі «Примітка» може відображатися вилучення документів з особової справи, заміна оригіналів документів копіями і ін.
В кінці внутрішнього опису оформляється засвідчувальний напис, що відображає кількість включених до неї листів. Так як внутрішній опис заповнюється по ходу ведення особової справи, засвідчувальний напис складається після закриття особової справи при підготовці його до передачі на зберігання в архів організації.
Слід звернути увагу, що листи внутрішнього опису нумеруються окремо від листів особової справи. Це загальна вимога оформлення справ, закріплене в нормативних документах з архівної справи та діловодства.
У додатку наведено приклад заповнення внутрішнього опису документів особової справи.
Примітка. Згідно з вимогами нормативних документів з архівів та діловодства справи постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання, в т.ч. по особовому складу, підлягають передачі в архів, що в свою чергу передбачає їх повне оформлення. Повне оформлення окрім складання внутрішнього опису включає в себе нумерацію аркушів справи, складання написи листа-завірителя справи, плетіння (підшивку) справи і ін. Справи, що не передаються в архів, підлягають частковому оформленню: такі справи допускається зберігати в швидкозшивач, аркуші справи не нумеруються , лист-засвідчувач не складається і т.д.
Андрій Рибаков, директор Білоруського науково-дослідного інституту
документознавства та архівної справи, кандидат історичних наук