Ви придбали реєстратор розрахункових операцій, зареєстрували його у фіскальній службі, але перш ніж почати проводити на ньому розрахунки з покупцями і клієнтами, потрібно виконати ще кілька дій: запрограмувати пристрій і зареєструвати на нього книгу обліку розрахункових операцій та розрахункову книжку. У роботі з РРО також доведеться строго дотримуватися запропонованих правил, щоб уникнути серйозних штрафів.
початок використання
Програмування РРО. Попередньому програмування підлягають тільки найменування та ціна товару або послуги (п. 11 ст. 3 ЗУ «Про РРО»). Кожній позиції привласнюється код. При введенні коду вручну або при скануванні (товару), визначається назва і ціна, яка буде відображатися в чеку.
Програмувати найменування і ціни товарів в РРО можна самостійно або залучити фахівців ЦСО.
Необхідно забезпечити належний облік кількості реалізованих товарів через РРО - в чеку має відображатися кількість проданого товару (Лист ДПАУ № 8143).
Реєстрація КОРО і РК. За місцем використання РРО повинна знаходитися книга обліку розрахункових операцій та розрахункова книжка. РРО перед початком використання реєструють в ГФС (привласнюють фіскальний номер).
Перевірка налаштувань пристрою. При першому використанні і надалі, перш ніж почати проводити операції на пристрої, потрібно перевірити коректність налаштувань і його готовність до роботи:
правильність встановленої дати і часу;
наявність чекової та контрольної стрічок. Роздруковану або створену в електронному вигляді контрольну стрічку необхідно зберігати 3 роки;
справність блокувальних пристроїв;
чіткість друку і правильність реквізитів на чеку - для цього пробивають кілька нульових (пробних) чеків;
наявність розмінної монети - за допомогою операції «Службове внесення» вводять суму грошей, отриману з каси підприємства або залишену з попереднього дня (зміни). Обмежень щодо зберігання на місці проведення розрахунків розмінної монети між змінами не передбачено. Головне, щоб сума таких коштів на кінець дня не перевищила встановлений ліміт каси.
Правила роботи
Існує ряд правил, яких слід дотримуватися при роботі з РРО:
Розрахункові операції проводяться на повну суму покупки (надання послуг) з роздруківкою розрахункових документів.
Покупцеві, яка отримує або повертає товар (відмовляється від послуги), видається розрахунковий документ на повну суму проведеної операції.
Сума готівки на місці проведення розрахунків повинна відповідати сумі, яка зазначена в денному звіті РРО. Якщо використовувалася РК - загальній сумі продажу за розрахунковими квитанціями, виданими з початку робочого дня.
В період виходу РРО з ладу (ремонт, відключення електроенергії) розрахункові операції проводяться з використанням КОРО та РК або резервного РРО, зареєстрованого в фіскальному органі (ст. 5 ЗУ «Про РРО»). Не застосовувати РРО допустимо протягом не більше 7 робочих днів. Якщо з вини сервісного центру РРО знаходиться в ремонті більше 7 днів, то при відсутності у підприємця резервного пристрою ЦСО зобов'язаний надати йому власний підмінний РРО. Суб'єкт господарювання спільно з ЦСО реєструє переданий РРО в органах УКРІНФОРМ і вводить його в експлуатацію (лист УКРІНФОРМ № 23229).
Сума розрахунків, проведених через РРО за день, не повинна перевищувати (п. 1 Постанови Нацбанку № 210):
150 тис. Гривень з фізичними особами;
10 тис. Гривень, якщо покупець або клієнт - підприємець або юридична особа.
Покупцю на його вимогу видають чек, накладну або інший письмовий документ, що засвідчує передання права власності на товар (послугу) від продавця до покупця.
Інкасувати виручку з пристрою можна протягом зміни. Оформляється ця операція як «Службова видача». Якщо робоча зміна (робочий день) за правилами внутрішнього трудового розпорядку і графіками змінності закінчується в такий час, що здати готівку в день її надходження неможливо, гроші здаються на наступний за днем надходження день.
При необхідності формується денний звіт (Х-звіт), за яким можна контролювати і звіряти кількість грошей в пристрої з сумами в проведених документах. При його складанні інформація в оперативній пам'яті не обнуляється, але сформувати його можна тільки до формування Z-звіту.
На місці використання РРО повинні знаходитися:
реєстраційне посвідчення РРО та остання довідка про опломбування РРО (або їх копії);
поточна і остання використана розрахункові книжки (що застосовувалися в період ремонту РРО чи відключення електроенергії).
Після зміни касир повинен:
Скласти Z-звіт з обнуленням інформації в оперативній пам'яті та занесенням її до фіскальної пам'яті РРО.
Заповнити розділ «2» КОРО на підставі даних фіскального звітного чека (Z-звіту). Записи в КОРО роблять окремо щодо кожного фіскального чека.
Здати виручку в касу підприємства або інкасатору.
оформлення повернення
Можна повертати гроші покупцеві за повернутий товар (при відмові від послуги) або скасовувати помилково проведену через РРО суму розрахунку. В такому випадку видача грошей реєструється шляхом відображення від'ємної суми.
Якщо алгоритм роботи РРО не забезпечує окремого накопичення у фіскальній пам'яті від'ємних сум розрахунків, то видачу грошей (скасування помилкової суми) реєструють за допомогою операції «Службова видача» (операцію «сторно» використовувати заборонено).
Якщо сума повернення перевищує 100 гривень, необхідно скласти акт про видачу грошей. У ньому потрібно вказати:
дані документа, що посвідчує особу покупця, який повертає товар (серія і номер паспорта, прав та ін.);
відомості про товар (послугу);
суму повернутих покупцеві коштів;
номер, дату і час видачі розрахункового документа, який підтверджує купівлю товару (отримання послуги).
Такий же акт складається при скасуванні помилково проведеної суми, в ньому вказують помилкову суму та реквізити розрахункового документа. Такі акти передаються в бухгалтерію і зберігаються протягом 3 років. Якщо у СПД немає бухгалтера, акти підклеюють на останній сторінці КОРО.
ремонт РРО
Термін проведення гарантійного (післягарантійного) ремонту пристрою узгоджується СПД і центром сервісного обслуговування, але не може перевищувати 7 робочих днів. Якщо ремонт не проведено у встановлений термін, ЦСО зобов'язаний не пізніше 7-го робочого дня з дня прийняття в ремонт касового апарату ввести в експлуатацію належним чином зареєстроване на суб'єкт господарювання резервне пристрій.
ЦСО несе відповідальність згідно з договором з користувачем. Якщо законодавством вводяться зміни в вимоги до використання РРО, виробник (постачальник) при наявності технічних можливостей зобов'язаний його доопрацювати.
При виявленні несправностей або пошкодження засобів контролю РРО протягом робочого дня, в якому вони виявлені, СПД повідомляє про це в центр сервісного обслуговування в письмовому вигляді або засобами електронного зв'язку. А також протягом 2 робочих днів після виявлення несправностей письмово або засобами електронного зв'язку в довільній формі повідомляє податкову, в якій стоїть на обліку. Раніше про поломки РРО потрібно повідомляти тільки в ЦСО (Постанова Кабміну № 21).
Звітність по РРО
За порушення порядку роботи з РРО передбачено кілька видів штрафів.
Якщо проводити розрахунки через РРО, який попередньо не запрограмований, накладається штраф - 85 гривень (п. 6 ст. 17 ЗУ «Про РРО»).
Фіскальна служба може оштрафувати:
якщо розрахункові операції з використанням РРО або РК проведені на неповну суму вартості товарів і послуг;
за непроведення розрахункових операцій через РРО з фіскальним режимом роботи;
якщо не роздрукований розрахунковий документ (чек), який підтверджує проведення розрахункової операції;
якщо розрахункова операція проведена без використання РК.
Штраф за будь-яке з перерахованих порушень складе 1 гривню, якщо воно допущено вперше протягом календарного року. Але якщо вони допущені повторно протягом року, штраф складе вже 100% вартості товарів (послуг), проданих з порушеннями (п. 1 ст. 17 ЗУ «Про РРО»).
У випадках, коли контрольну стрічку не надрукували або не створили в електронній формі в РРО, або її не виконували протягом 3 років, або коли спотворили дані про проведені розрахункових операціях, інформація про яких міститься на електронній контрольній стрічці, штраф - 170 гривень (п . 5 ст. 17 ЗУ «Про РРО»).
Якщо не подали в ГФС через інтернет обов'язкову для надання звітність, пов'язану із застосуванням РРО та РК, а також копії розрахункових документів і фіскальних звітних чеків по РРО, штраф теж складе 170 гривень (п. 9 ст. 17 ЗУ «Про РРО»).
термін ненадання не перевищує 7 робочих днів;
у суб'єкта госпдіяльності є документи, що підтверджують факт пошкодження телекомунікаційної мережі, відключення електроенергії або ремонту модему.
Якщо при розрахункових операціях застосовували РРО, в конструкцію чи програмне забезпечення якого внесені зміни, не передбачені конструкторсько-технологічною та програмною документацією виробника за умови, що пломби ЦСО немає або вона пошкоджена, доведеться сплатити 1 700 гривень штрафу (п. 8 ст. 17 ЗУ «Про РРО»).
Штрафи СПД перераховує до держбюджету протягом 10 днів з дня прийняття УКРІНФОРМ рішення про застосування фінансових санкцій.
Посадові особи та працівники торгівлі, сфери послуг та громадського харчування також несуть адмінвідповідальність за порушення порядку проведення розрахунків через РРО. Особи, які здійснюють розрахункові операції, можуть бути оштрафовані на суму від 34 до 85 гривень, посадові особи - від 85 до 170 гривень (ст. 26 ЗУ «Про РРО». Ст. 155 1 КпАП).
Якщо дії вчинили особи, на яких протягом року вже накладали стягнення за такі ж порушення, штраф для тих, хто здійснює розрахункові операції, складе від 85 до 170 гривень, для посадових осіб - від 170 до 340 гривень.