На практиці у багатьох організацій постає запитання:
- куди звернутися за отриманням трудових книжок;
- які для цього необхідні документи.
Особливо ці питання актуальні для невеликих і недавно створених організацій.
КРОК 1. Сплатіть бланк трудової книжки або вкладиша до неї.
Розрахунковий рахунок, на який необхідно перерахувати кошти за видачу бланка трудової книжки або вкладиша до неї, як правило, можна знайти на офіційному сайті місцевого виконавчого і розпорядчого органу, в який вам необхідно звернутися. При видачі трудової книжки, а також вкладиша до неї працівник сплачує вартість відповідного бланка в сумі, витраченої наймачем на їх придбання, за винятком випадків втрати трудової книжки з вини наймача.
- бланка трудової книжки - 1 руб. 87 коп .;
- вкладиша до трудової книжки - 90 коп.
КРОК 2. Підготуйте пакет документів, необхідний для замовлення бланка трудової книжки або вкладиша до неї.
Для отримання чистого бланка трудової книжки або вкладиша до неї в державні органи необхідно подати:
- заяву (лист) з проханням видати потрібну кількість бланків трудових книжок (вкладишів до них);
- завірені копії наказів про прийняття на роботу кожного з працівників, на ім'я яких заводяться трудові книжки;
- копію свідоцтва про реєстрацію юридичної особи;
- оригінал платіжного документа, що свідчить про сплату грошових коштів за бланк трудової книжки і (або) вкладиша до неї;
- оригінал документа, що засвідчує особу одержувача (паспорт);
- довіреність на отримання товарно-матеріальних цінностей.
Заява на видачу трудової книжки складається на фірмовому бланку організації-роботодавця з проханням про видачу трудової книжки на ім'я відповідного працівника або кількох працівників.
Заява повинна містити:
- прізвище, ім'я, по батькові працівника (кожного з них, якщо трудові книжки заводяться на декількох працівників);
- номер і дату наказу про прийом на роботу;
- паспортні дані працівника.
КРОК 3. Підготуйте пакет документів, необхідний для отримання бланка трудової книжки або вкладиша до неї.
При отриманні бланка трудової книжки або вкладиша до неї необхідна наявність:
- оригіналу та копії документа, що посвідчує службове становище керівника (наказ про призначення на посаду керівника, або рішення зборів засновників про призначення, або трудовий договір (контракт)), і друк - в разі отримання трудової книжки особисто керівником організації;
- довіреності на отримання бланка трудової книжки або вкладиша до неї (товарно-матеріальних цінностей) - в разі отримання трудової книжки уповноваженою особою. При цьому наявність печатки на довіреності обов'язково.
КРОК 4. Зверніться до державного органу за одержанням бланка трудової книжки або вкладиша до неї, представивши пакет необхідних документів.
Як вже говорилося раніше, звертатися слід в місцеві виконавчі і розпорядчі органи за місцем реєстрації організації, оскільки саме вони забезпечують бланками трудових книжок недержавні юридичні особи за місцем їх реєстрації, а також індивідуальних підприємців і фізичних осіб, яким законодавством надано право укладення та припинення трудового договору з працівником.
Поширеною на практиці є ситуація, коли працівник сам відправляється в місцевий виконавчий і розпорядчий орган з метою отримати трудову книжку на своє ім'я. Логічно, що з боку місцевого виконавчого і розпорядчого органу слід відмову у видачі бланків. Працівник, на якого організація отримує трудову книжку, сам не має права отримати її. Це виняткова компетенція організації.
КРОК 5. Отримайте бланк трудової книжки або вкладиша до неї і товарну накладну форми ТН-2.
При отриманні бланка трудової книжки (вкладиша до неї) отримує особа повинна подати пакет документів, необхідний при їх отриманні, і оригінал документа, що посвідчує особу (паспорт).
КРОК 6. Забезпечте облік і зберігання бланка трудової книжки або вкладиша до неї.
Бланки трудової книжки і вкладиша до неї є бланками документів з певним ступенем захисту.
Книгу обліку ведуть кадрова служба або інший структурний підрозділ, посадова особа. У книзі обліку реєструються всі трудові книжки, прийняті від працівників при влаштуванні на роботу до даного наймачеві та видані працівникам, що стають на роботу вперше, а також дублікати трудових книжок (вкладишів до них).
Трудові книжки (вкладиші до них, дублікати) зберігаються в спеціально обладнаних місцях (у вогнетривких шафах, сейфах).
Трудові книжки (дублікати), не одержані працівниками при звільненні, залишаються протягом 2 років на зберіганні у наймача і зберігаються окремо від трудових книжок (дублікатів) працюють працівників. Після закінчення зазначеного терміну трудові книжки (дублікати) зберігаються в архіві наймача протягом 50 років, а потім підлягають знищенню.
Порушення порядку ведення і зберігання трудових книжок може спричинити за собою застосування до винних посадових осіб заходів дисциплінарного і (або) адміністративного стягнення по ч. 4 ст. 9.19 КоАП.
Евеліна Дубовик, старший викладач кафедри фінансового права та правового регулювання господарської діяльності БГУ, керуючий партнер ТОВ «Юридична компанія Соломон»
Шановний колего!
Дякуємо вам за інтерес до матеріалів
електронного журналу «Я - юрисконсульт організації» і порталу JURK.BY!
Я вже зареєстрований (-а)
І отримати доступ до сайту.
Займе не більше хвилини!
З питань доступу до розділу телефонуйте за тел. 8 (017) 209-61-00.
Шановний колего!
Зареєструйтеся або зайдіть під своїми даними
і продовжите користуватися сайтом
Реєстрація безкоштовна і займе у вас не більше хвилини!
Я вже зареєстрований (-а)
І отримати доступ до сайту.
Займе не більше хвилини!
З питань доступу до розділу телефонуйте за тел. 8 (017) 209-61-00.