Що таке електронний цифровий підпис?
ЕЦП - це основний реквізит електронного документа, який надає йому юридичну значимість. Електронний підпис визнається рівнозначною тій, що зроблена власноруч на паперовому документі.
Наскільки безпечно використання ЕЦП? Тут можна поставити зустрічне питання - а наскільки безпечно використання звичайних документів на паперових носіях? Паперові документи можна загубити, пошкодити, їх можуть вкрасти, підробити, зняти копії або сканувати. Окремим мінусом таких документів може стати невизнання поставленої під ними підписи.
Так, наприклад, податкова інспекція при перевірці звітності або договору може порахувати, що документ підписаний невстановленою особою. Те ж саме може зробити і недобросовісний контрагент, відмовившись в своїх інтересах від проведення операції вже після підписання документів. Звичайна експертиза підпису в даному випадку далеко не завжди може її ідентифікувати через малу кількість символів в ній.
Запобіжні заходи при використанні ЕЦП не в приклад серйозніше тих, які застосовують (а трапляється, що й не застосовують зовсім) при підписанні документів власноруч. Можна з упевненістю говорити про те, що електронний підпис не тільки зручна, але і відповідає інтересам безпеки осіб, які її використовує.
Де використовують ЕЦП?
Згідно ст. 1 закону № 63-ФЗ електронний підпис може використовуватися при здійсненні цивільно-правових угод та інших юридично значущих дій. Крім цього, ЕЦП сьогодні активно використовують:
- в електронних торгах при розміщенні держзамовлень;
- при реєстрації ІП або юридичної особи через сайт ФНС;
- в системах «Клієнт-банк» та «Інтернет-банк»;
- для особистого використання в захищеній листуванні;
- в документообігу органів власт;
- для здачі звітності - податкової, бухгалтерської та до фондів.
Передача і прийняття звітності в електронному вигляді має низку переваг, як для платника податків, так і для наглядових органів. Крім явних плюсів, таких як відсутність тимчасових витрат на поїздки до інспекції і стояння в чергах, можливість відправки звітності в будь-який час і з будь-якого місця, на сайті ФНС названі ще ряд додаткових:
- актуальність форм звітності, можливість оновити версії форматів документів;
- зменшення числа технічних помилок при заповненні форм, тому що при оформленні в електронному вигляді звітність проходить вихідний контроль;
- підтвердження прийняття електронних документів протягом доби;
- можливість провести в своєму особистому кабінеті звірку розрахунків по податках, отримати виписку за розрахунками з бюджетом.
Крім того, співробітникам ФНС і фондів при прийомі електронної звітності не доводиться витрачати зусилля на перенесення відомостей з паперових носіїв і подальшого виправлення помилок, які можуть виникати в процесі введення інформації.
Уже зараз здача звітності в електронному вигляді обов'язкове для платників податків, які мають більше 100 працівників, і для здачі декларації з ПДВ, тому помітна тенденція до подальшого переходу на повний електронний документообіг.
Алгоритм отримання електронного цифрового підпису
1. Для отримання ЕЦП треба звернутися в один з акредитованих центрів, що засвідчують, список яких наведено на офіційному сайті Мінзв'язку. Орієнтовна вартість послуги з отримання ЕЦП - близько 2 тис. Рублів.
2. Разом із заявою на випуск електронного підпису треба буде подати пакет документів, який складається з копії паспорта особи, що одержує ЕЦП, виписки з ЕГРІП, копії СНІЛС, копій свідоцтв ІПН і ОГРН індивідуального підприємця і, при необхідності, довіреності на представлення документів або отримання сертифіката ключа ЕЦП. Попередньо варто ознайомитися в засвідчувальному центрі з вимогами до пакету документів, тому що деякі з них приймають тільки нотаріально завірені копії, а десь запитують і оригінали документів для звірки з копіями.
3. Далі слід пройти процедуру ідентифікації особи заявника. Для цього треба буде особисто прийти з паспортом в засвідчує центр, щоб його співробітник переконався в тому, що ви - це ви, і підтвердив справжність вашого підпису. Ідентифікувати особу заявника можна і шляхом направлення завіреної телеграми через Пошту Росії.
Всі технічні подробиці по встановленню та налагодженню ЕЦП бажано дізнатися самому у співробітників посвідчує центру, тому через довірену особу варто тільки здавати документи, а отримувати сертифікат особисто.