ЯК ОРГАНІЗУВАТИ СКЛАДСЬКИЙ ОБЛІК
Журнали обліку ТМЦ при сортовому обліку
При сортовому обліку товарів (матеріалів, продукції) на кожне найменування і сорт відкривається одна або кілька сторінок в товарному журналі (в залежності від обсягу операцій з прийому і витраті) або окрема картка.
У заголовку сторінки журналу (картки) зазначаються найменування, артикул, сорт, ціна та інші відмітні ознаки товару. В іншій частині сторінки журналу відображаються прихід, витрата і залишки товарів. Записи в товарні журнали роблять на підставі кожного прибуткового та видаткового документа, а при великому обсязі операцій для скорочення числа записів - на підставі підсумків попередньо складених накопичувальних документів.
Постановою Держкомстату Росії N 66 затверджені різні форми таких товарних журналів. Так, наприклад, для обліку на складі може застосовуватися Журнал обліку товарно-матеріальних цінностей, зданих на зберігання, за формою N МХ-2.
Він ведеться матеріально-відповідальною особою на підставі документів про прийом і видачу ТМЦ, зданих на зберігання. У журналі зазначаються:
дата прийому ТМЦ на зберігання;
підрозділ, яке передало ТМЦ на зберігання (поклажодавець);
найменування, одиниці виміру. кількість, ціна і вартість ТМЦ;
місце зберігання;
дата і номер документів по прийому і видачі ТМЦ.
Прийом ТМЦ на зберігання і їх видача оформляються підписами матеріально-відповідальних осіб.
Для кількісного обліку руху і залишків ТМЦ матеріально-відповідальними особами в місцях зберігання можуть застосовуватися Журнал обліку надходження продукції, товарно-матеріальних цінностей в місця зберігання (форма N МХ-5) і Журнал обліку витрат продукції, товарно-матеріальних цінностей у місцях зберігання (форма N МХ-6). Ці журнали можна також вести у вигляді загального журналу обліку руху продукції і ТМЦ або у вигляді відомостей.
Відомість обліку залишків товарно-матеріальних цінностей у місцях зберігання (форма N МХ-19) застосовується в організаціях, які враховують ТМЦ сальдовий метод. Відомість обліку залишків заповнюється на підставі даних карток обліку ТМЦ, перевірених бухгалтерією. Правильність перенесення залишків до відомості підтверджується підписом перевірив бухгалтера.
Для передачі готової продукції з виробництва в місця зберігання застосовується Накладна на передачу готової продукції в місця зберігання (форма N МХ-18).
Складається вона в двох примірниках матеріально-відповідальною особою структурного підрозділу, що здає готову продукцію. Один примірник служить здає підрозділу (цеху, дільниці, бригаді) підставою для списання продукції, а другий - що приймає складу для її оприбуткування.
Накладна підписується матеріально-відповідальною особою здавача і одержувача і здається в бухгалтерію для обліку руху продукції.
Організації - переробники давальницької сировини при передачі готової продукції на склад теж використовують накладну за формою N МХ-18.
Партійний спосіб складського обліку
При партійний способі обліку кожна надійшла партія зберігається окремо. На кожну партію матеріально-відповідальна особа виписує партійний картах (форма N МХ-10) в двох примірниках.
Партійний картах реєструють в спеціальній книзі. Порядковий номер реєстрації в цій книзі є номером даної партії. Один екземпляр партионной карти залишається на складі і служить регістром складського обліку, другий передають у бухгалтерію.
Однією партією допускається вважати ТМЦ одного найменування, які надійшли від одного і того ж постачальника, причому в партію можуть входити ТМЦ, доставлені одним і тим же видом транспорту або одночасно декількома видами транспорту.
Заповнюючи партійний картах, працівник складу вказує її номер і дату складання, найменування товару, номер і дату акта про прийом товару, номер і дату накладної, по якій отримано товар, реквізити постачальника, вид транспорту, місце відправлення, найменування, сорт і кількість (масу ) товару.
У міру відпуску товарів в партионной карті відображають дату відпустки, номер витратного товарного документа, найменування одержувача, вид транспорту, місце відправлення, найменування, сорт і кількість (масу) відпущеного товару. Одночасно в видатковому документі вказують номер партионной карти.
Коли партія ТМЦ буде повністю витрачена, товарознавець і завідувач складом ставлять в карті свої підписи і передають її в бухгалтерію для перевірки.
Якщо при перевірці виявиться недостача товарів, то бухгалтер, не чекаючи чергової інвентаризації, то напише недостачу в межах норм природних втрат на витрати обігу, а недостача понад норми підлягає стягненню з матеріально-відповідальних осіб. Надлишки товарів, виявлені при перевірці, оприбутковуються.
На повністю витрачену партію ТМЦ складається Акт про витрату товарів по партії (форма N МХ-11) або Акт про витрату товарів по партіях (форма N МХ-12).
Акт за формою N МХ-11 оформляється при виявленні розбіжностей даних по приходу і витраті товарів за окремою партією. В інших випадках для оформлення повної витрати товарів по партіях застосовується Акт за формою N МХ-12.
В актах відображаються надходження та витрачання по кожній партії ТМЦ. Акти складаються у двох примірниках членами комісії. Один примірник передається в бухгалтерію не пізніше наступного дня, а другий залишається у матеріально-відповідальної особи.
Уцінка ТМЦ при зберіганні
Якщо ТМЦ морально застаріли, якість їх знизилося під час зберігання або знизився купівельний попит, то проводиться їх уцінка, яка оформляється Актом про уцінку товарно-матеріальних цінностей за формою N МХ-15.
Акт складається і підписується в двох примірниках відповідальними особами спеціальної комісії. Один примірник направляється в бухгалтерію, другий передається матеріально-відповідальній особі для зберігання або прикладається до товарної накладної, щоб передати його в організації торгівлі для продажу уцінених товарів за нижчими цінами або повернути їх постачальнику (виробнику). У торгових організаціях знижки на сезонні, прострочені або зіпсовані товари оформляють наказом керівника, а потім на його підставі спеціальна комісія теж повинна скласти акт на уцінку товарів за формою N МХ-15.
У табличній частині акта для кожного найменування ТМЦ вказують відсоток уцінки, ціну до і після уцінки, різницю в ціні, суму і причину уцінки, ознаки зниження якості.
Звіти про рух ТМЦ в місцях зберігання
Кожне матеріально-відповідальна особа за кожний звітний період зобов'язана подавати до бухгалтерії товарні звіти, наприклад Звіт про рух товарно-матеріальних цінностей у місцях зберігання за формами N МХ-20, 20а.
Форма N МХ-20 складається при сортовому обліку (за найменуваннями, асортименту та кількості), а форма N МХ-20а складається і при веденні партійного обліку (по окремим партіям всередині асортименту). Вони підписуються матеріально-відповідальною особою.
У товарному звіті (форма N МХ-20) записи здійснюються за кожним прибутковим і видатковим документом і залишкам ТМЦ по всьому асортименту, звіт складається у вигляді оборотно-сальдової відомості (залишок на початок періоду, прихід, витрата, залишок на кінець періоду).
Товарний звіт (форма N МХ-20а) складається по найменуванню (асортименту) ТМЦ із зазначенням загальної кількості по приходу і витраті відповідно до підсумків доданих до звіту накопичувальних відомостей за день або інший встановлений період (залишок на початок, прихід, витрата і кінець звітного періоду). Кількість примірників і комплектність складених документів визначаються головним бухгалтером в кожному конкретному випадку.
При малих номенклатурі і оборотах ТМЦ дозволяється замість карток (журналів) складського обліку вести місячні матеріальні звіти у вигляді звіту про рух ТМЦ в місцях зберігання за формою N МХ-20 або МХ-20а.
Тобто якщо система обліку руху товарів і залишків забезпечує отримання необхідної інформації (аналітичний облік) і дозволяє організувати необхідний контроль за рухом ТМЦ в місцях зберігання, то картки складського обліку можна не вести, а оформляти тільки товарні звіти.