атрибутирование документів

Послуги по індексації документів

Працюючи над створенням і розвитком електронних архівів для організацій з різними видами основної діяльності, наша компанія надає послуги і по індексації (атрибутирование) документів для електронних архівів.

Коли проводиться атрибутирование документів?

Атрибутирование або індексація виробляються після того як документи відскановані, відсортовані і класифіковані. Процес присвоєння атрибутів вимагає не тільки великої уваги і досвіду від відповідального співробітника, але і знання бізнес-процесів, шляхів і особливостей документообігу в організації.

Архів електронних документів

Фахівці компанії «Столичний Архівіст» приступають до розробки архіву електронних документів (і до атрибутирование - зокрема) лише після ретельного вивчення особливостей функціонування організації-замовника. В результаті індексація проходить так швидко, як тільки це можливо - і без помилок.

Як проводиться атрибутирование документів

Будь-який документ, який буде додано до архіву, має ряд ознак - тих, за якими може здійснюватися його пошук. Це не тільки приналежність до якомусь відділу організації (бухгалтерія, кадровий відділ і т.д.), але і дата внесення в архів, і дата створення документа, джерело - організація або контрагент - і тип (наказ, наказ, ордер).

автоматичне атрибутирование

Багато документів можна атрибутувати в автоматичному режимі. Бухгалтерські й кадрові документи, статутні - всі вони практично не мають потреби в ручній індексації. Для багатьох інших потрібно ручна індексація.

картка документів

Кожен документ, перш ніж потрапити в архів, отримує не тільки структуру (може бути реалізована у вигляді стоп-листів зі штрих-кодами), але і картку, в якій прописаний набір значущих ознак. Після цього документ поміщається в архів - знайти його по атрибутам можна дуже швидко.

Робота фахівців

Для замовників компанії «Столичний Архівіст» атрибутирование - це робота практично невидима. Фахівці компанії, взявшись за справу, проводять атрибутирование як етап створення електронного архіву документів, без будь-якої участі замовника.