Почніть з оформлення загальної структури підприємства в статутних документах організації. Статутні документи включають в себе: найменування підприємства, форму власності, власника, юридичний статус, склад майна, перелік органів управління, кількість структурних підрозділів та їх опис. Потім головного офісу підприємства, а також кожним відокремленим підрозділом, необхідно самостійно оформити і затвердити структуру його відділів.
Оформіть структуру відділів підприємства в штатному розкладі. Штатний розклад є документ, що містить в собі перелік створених на підприємстві структурних підрозділів, посад працівників, їх посадові оклади і персональні надбавки. а також дані про кількість штатних одиниць і місячному фонді заробітної плати підприємства. Для створення штатного розкладу необхідно використовувати його типову форму, затверджену нормативними інструкціями і постановами. Ця типова форма може коригуватися підприємствами самостійно з урахуванням особливостей їх діяльності. Обов'язки з оформлення і складання штатного розкладу необхідно покласти на співробітників відділу кадрів підприємства.
Перевірте правильність заповнення штатного розкладу і повноту містить в ньому інформації. Рекомендується включити до штатного розпису такі пункти, як: найменування організації; номер штатного розкладу; дату складання; структурні підрозділи які перераховуються в порядку ієрархії; порядок встановлення найменувань посад; кількість штатний одиниць, їх оклади і надбавки.
Прийміть складене штатний розклад, за допомогою підпису керівника відділу кадрів підприємства, а так само головного бухгалтера.
Оформіть наказ на затвердження даного штатного розкладу основним керівником організації або уповноваженим ним особою. Допускається затвердження штатного розкладу керівниками філії, що діють на підставі довіреності основного керівника організації.