Не рідкість, коли бухгалтер, виплачуючи ту чи іншу суму працівникові, задається питанням: а чи обкладається ця виплата ПДФО та страховими внесками? А чи враховується вона для цілей оподаткування?
Податкова служба дозволила продавцям, які виставили покупцеві рахунок-фактуру на папері, не роздруковувати другий примірник документа, що залишається у себе, а зберігати його в електронному вигляді. Але при цьому він обов'язково повинен бути підписаний посиленою кваліфікованої ЕП керівника / головного бухгалтера / уповноважених осіб.
У родині Калькуляторів на нашому сайті поповнення! На допомогу бухгалтерам ми розробили онлайн-калькулятор розрахунку допомоги по Бір.
Видача підзвітних сум може проводитися або на підставі письмової заяви підзвітної особи, або за розпорядчим документом самої юрособи.
На кого виписати РКО при виплаті зарплати за відомістю
Оскільки ніяких чітких правил щодо того, як оформити РКО при видачі зарплати за відомістю, в Вказівці немає, будемо виходити із загальних правил. Вони такі. У зарплатної відомості є термін дії - максимум 5 робочих днів п. 6.5 Вказівки. Конкретний термін повинен вказати у відомості директор, виходячи з того, скільки днів необхідно для видачі зарплати всім працівникам (з урахуванням встановлених термінів виплати зарплати, поточних відряджень, відпусток, відгулів і т. П.). Протягом цього терміну сума, що підлягає видачі за відомістю, може зберігатися в касі понад ліміт а п. 2 Вказівки. І до тих пір поки цей термін не має терміну дії або вся зарплата не буде виплачена раніше закінчення цього термін а пп. 4.6. 6.5 Вказівки.
- РКО ні на загальну зазначену у відомості суму, ні на суми, вже видані за відомістю з початку дії її терміну, не оформлюється;
- в касовій книзі не відображаються ні призначені для видачі, ні вже видані за відомістю працівникам гроші.
На кінець останнього дня терміну дії відомості касир підписує відомість, позначає в ній депоновані суми і передає її в бухгалтерію. Бухгалтер все перевіряє і теж ставить свій підпис. І тільки після цього, але обов'язково в той же день, бухгалтер складає РКО на загальну фактично видану працівникам сум у абз. 3 п. 6.5 Інструкції. а його номер і дату вказує на останній сторінці відомості. Потім касир реєструє РКО в касовій книг е п. 4.6 Вказівки.
Якщо відомостей кілька, наприклад на кожен відділ - своя, то не обов'язково складати окремий РКО на кожну з них. Можна зробити один РКО на загальну суму виданої зарплати і прикласти до нього все відомості. Відповідно, у всіх відомостях потрібно проставити номер цього РКО.
У звичайному, незарплатних, РКО вказівку одержувача і його паспортних даних, а також його подпис ь абз. 2, 3 п. 6.1. п. 6.2 Вказівки потрібні, щоб у організації залишилося підтвердження того, що вона виплатила певну суму певній людині, а той її отримав. І оформляють такий РКО до видачі грошей визначеного в ньому отримувача ю п. 6.1 Вказівки.
А ось на момент складання РКО на основі зарплатної відомості:
- гроші вже видані з каси працівникам за відомістю, причому частина, можливо, в попередні дні;
- підтвердження видачі кожному певної суми вже є - це підписи працівників у відомості.
У тих випадках, коли зарплату для своїх підлеглих в касі отримує, наприклад, начальник відділу, а потім роздає її працівникам за відомістю, має місце порушення касового порядку
Тому РКО, що складається на основі зарплатної відомості, потрібен тільки для внесення в касову книгу записи про видані за відомістю суми і не є підтвердженням передачі грошей. А значить, вписувати будь-чиї ф. і. о. в рядок «Видати» і паспортні дані в рядок «За ___» не потрібно. Відповідно, і підписувати видаткові касові ордери за одержувача ніхто не винен. Саме тому в Вказівці заповнення цих рядків згадується тільки стосовно до загального порядку видачі грошей з кас и пп. 6.1. 6.2 Вказівки. А для видачі зарплати встановлений розглянутий нами спеціальний порядок, в якому таких правил немає п. 6.5 Вказівки.
Разом з тим на практиці можна зустріти і інші, помилкові, варіанти оформлення РКО:
- <или> на самого касира - його ф. і. о. ставлять в рядку «Видати», а в рядку «За ___» вказують його паспортні дані. Міркують тут так: зарплату за відомістю видає касир, отже, на його ім'я і повинен бути виписаний РКО. Це неправильно, тому що всі гроші в касі, в тому числі і призначені для виплати зарплати, вже знаходяться у касира, адже він - матеріально-відповідальна за касу особа. На того, хто працює касиром, РКО може бути оформлений, тільки якщо він при цьому виступає не як касир, а як одержувач грошей. Наприклад, як подотчетнік, коли йому доручено купити щось за готівку від імені організації.
Буває, що у організації на одну касу кілька касирів, один з який старший й абз. 2 п. 4 Вказівки. і зарплата видається так: старший касир передає гроші з каси іншим, а ті вже за відомостями роздають їх працівникам. Але і в цьому випадку передача грошей між старшим касиром і іншими не оформлюється РКО все з тієї ж причини: поки гроші у кого-то з касирів, вони вважатися такими, що в касі. Таку передачу фіксують у спеціальній книзі обліку прийнятих і виданих касиром грошових коштів (форма № КО-5 затв. Постановою Держкомстату від 18.08.98 № 88) п. 4.5 Вказівки;
У деяких організаціях заведено такий порядок: директор, головбух, начальник відділу, бригадир і так далі по оформленим на їх ім'я РКО отримують зарплату для своїх підлеглих в касі, а потім роздають її працівникам за відомістю. Невидані суми вони разом з відомістю повертають в касу по ПКО. Але це невірно. Зарплата повинна бути видана з каси касиром - така вимога Вказівки № 3210-У абз. 2 п. 6.5. п. 6.2. п. 4. п. 6.1 Вказівки. тобто видавати її через підзвітників не можна.
Тому той, хто фактично видає зарплату, повинен бути призначений касиром з покладанням на нього повної матеріальної відповідальності за ввірені йому гроші. Тоді основний касир буде на це час старшим, а передачу зарплатних грошей роздавальнику потрібно зафіксувати в книзі обліку прийнятих і виданих касиром грошових коштів (форма № КО-5 затв. Постановою Держкомстату від 18.08.98 № 88).
Який день вказати в полі «Дата складання» РКО
Це питання виникає, якщо зарплата видається протягом декількох днів. У Вказівці № 3210-У прямо сказано, що РКО складається на фактично видані сум и абз. 4 п. 6.5 Інструкції. Отже, дата складання РКО - це дата закриття відомості, тобто останній день видачі зарплати. Це правило пояснюється тим, що заздалегідь невідомо, чи всі працівники прийдуть в касу за зарплатою, отже, не можна передбачити, яка сума буде видана.
Зразок оформлення РКО, що складається на підставі зарплатної відомості
У касовій книзі в графі 2 «Від кого отримано або кому видано» при реєстрації оформленого на підставі зарплатної відомості РКО напишіть «працівникам» або залиште графу порожньою. Тобто заповніть графу так само, як у вас заповнено рядок «Видати» в видатковому ордері.
Коли можна обійтися без відомості, а коли - не можна
Якщо зарплату в касі отримує тільки один працівник або у вас в організації взагалі мало працівників, то при видачі зарплати можна обійтися і без відомості, тобто скласти окремий РКО на видачу грошей кожному працівнику. Це не буде порушенням, тому що видача зарплати по РКО передбачена в Вказівці № 3210-У поряд з видачею за відомістю і п. 6 Вказівки.
Але тоді видатковий ордер потрібно оформляти вже за загальними правилами - із зазначенням ф. і. о. і паспортних даних працівника і отриманням його підпису. Також такий РКО повинен буде підписати директор, адже в цьому випадку видатковий ордер служить ще і письмовим дорученням керівника видати зарплату з каси.
Скласти відомість на єдиного працівника теж можна, якщо вам так по якоїсь причини зручніше. Тоді працівник повинен розписатися тільки у відомості, а в складеному на її підставі РКО він свій підпис вже не ставить.
Разом з тим є випадок, коли без відомості не обійтися, - якщо працівник з якоїсь причини не прийшов за зарплатою в дні її видачі. Відомість із записом «Депоновано» напроти прізвища цього працівника служить:
- ще одним свідченням того, що невидача зарплати в установлений строк сталася не з вини роботодавця. Нагадаємо: за порушення терміну виплати зарплати передбачені адміністративний штра ф ч. 1 ст. 5.27 КоАП України і виплата працівникові компенсації за кожен день затримки і ст. 236 ТК України.
У ТК окремо обумовлено, що названа компенсація підлягає виплаті, навіть якщо в затримці роботодавцем виплати зарплати немає його провини ст. 236 ТК РФ. Однак це правило не працює, якщо працівник сам не прийшов за зарплатою, за умови що на початок і на кінець дня видачі в касі була необхідна сума і гроші були підготовлені до видачі за відомістю, підписаною директором. Адже в цьому випадку вже не можна говорити про те, що зарплату затримав роботодавець;
Що робити, якщо ви видали зарплату присутніх працівників по «персональним» РКО без складання відомості і після цього з'ясувалося, що один працівник за зарплатою не прийшов? Тоді платіжну відомість доведеться складати тільки на одного цього працівника. Це незвично, але порушення в цьому ніякого немає.
І нарешті, буває і така ситуація, коли зарплатна відомість є, а РКО до неї не потрібен, - якщо вся зазначена у відомості сума була депонована. Адже гроші з каси так і не були видані.