Вітаю читачів блогу ТВОЄ РІШЕННЯ!
У цій статті я поділюся алгоритмом як навести порядок в файлах і папках на вашому комп'ютері, який допоможе кожному читачеві стати організованими і зробить вашу роботу з інформацією більш ефективною. А виконання всього семи кроків заощадять багато годин вашого часу.
Отже, ви готові впорядкувати ваші файли і папки? Відмінно! Тоді вперед!
1. Створення чіткої файлової структури
Головне завдання на даному етапі - придумати і створити власну файлову структуру. Процес цей суто індивідуальний і не містить єдино вірного рішення. Однак можна виділити основні моменти, які значно полегшать процес створення власної файлової системи.
Кожен документ в вашому комп'ютері повинен мати свій будинок, як речі в шафі, повинні мати своє місце
Диск «C» ТІЛЬКИ для операційної системи і програм! Всі свої документи, фотографії, музику і фільми зберігайте на диску «D»
2. Аудит і сортування «старих» файлів
Створюємо папку «Архів» на диску D. Всі файли, які зберігаються на вашому комп'ютері перенесіть в створену папку «Архів»
Потім переберіть кожен ваш файл вручну і розкладіть їх по вашій новій структурі, використовуючи три правила:
- якщо вам нікуди покласти новий файл - створіть для нього підходить за тематикою папку;
- якщо файл «проситься» відразу в дві (три і т.д.) папки -Зберегти найбільш підходящу тематичну папку, а решта - видаліть, попередньо перенісши все цінне в інші папки;
- не зберігайте непотрібні файли.
Сортування файлів, на увазі її рутинності, можна виконувати частинами і розділити на 15-ти хвилинки. Щодня виділяйте 15 хвилин на сортування «старих» файлів і поступово все розкладіть по поличках. Потім папку «Архів» можна видалити.
3.Создайте папку «Вхідні»
У своїй файлової системи створіть папку «Вхідні». Ця папка призначена для недавно створених або завантажених файлів, які вам ще належить впорядкувати або обробити. Ви можете подібну папку назвати інакше, наприклад, «INBOX», «Для дорослих» або «Downloads».
Після створення папки «Вхідні» не використовуйте ніяку іншу папку для зберігання не розібраних і робочих файлів. Створюючи або отримуючи новий файл, відразу ж кладіть його у «Вхідні», тоді у вашому комп'ютері буде завжди чистота і порядок.
Папка «Вхідні» на вашому комп'ютері повинна бути одна. Два ради, що дозволяють уникати створення дублів папки «Вхідні»:
- встановіть папку «Вхідні» для збереження файлів за замовчуванням у всіх програмах;
- встановіть папку «Вхідні» для скачування файлів за замовчуванням у всіх браузерах.
Не допускайте переповнення папки «Вхідні». Для цього:
- Регулярно (хоча б 1-3 разів на день) переглядайте папку «Вхідні»
- Файли, робота над якими закінчена, відразу кладіть в призначене для них папку.
Якщо ви помічаєте у «Вхідних» файл, що знаходиться там, тривалий час, визнайте, що насправді навряд чи він вам потрібен і помістіть його в «Кошик»
4. Створюйте правильні імена файлів
Створіть шаблони файлових імен
Коли кількість файлів в одній папці перевалює за кілька десятків, виникають складнощі з пошуком потрібного документа. Найчастіше назва файлу не несе в собі інформацію про те, що знаходиться всередині документа. У зв'язку з цим, пропоную простий спосіб полегшити процес створення «інформаційного» назви файлу - створити шаблон файлових імен для кожного вашого інформаційного потоку.
При побудові шаблону імен дотримуйтесь правил:
Підходьте до іменування файлів вдумливо
Отже, виділіть вільний час протягом декількох днів для наведення порядку в файлах. Послідовно, крок за кроком, дайте нові імена всім старим файлів, перейменовуючи їх згідно шаблонами.
5. Використовуйте ярлики
Ярлик забезпечує користувачеві зручний доступ до часто використовуваних файлів, розміщуючи його як би в двох місцях. Це дозволяє завжди обходитесь однією копією файлу.
6.Очістіте «Робочий стіл»
Ніколи не зберігайте файли і папки на робочому столі!
Робочий стіл знаходиться на диску C і при перевстановлення операційної системи ви можете втратити весь його вміст.
Зберігайте всі файли в потрібній папці на диску D, а на робочий стіл виводите тільки ярлики!
Алгоритм очищення робочого столу:
- Перетягніть всі файли з робочого столу в створену раніше папку «Архів» (крім іконок «Мій комп'ютер» і «Кошик»)
- Призначте для об'єктів першої необхідності (програм, папок, файлів) певні зони «Робочого столу».
наприклад:
- лівий верхній кут - для ярликів найважливіших програм та іконки «Мій комп'ютер»;
- правий верхній кут - ярлики активно використовуваних папок і найважливіших документів;
- правий нижній кут - іконка «Кошик»
Ви можете змінити розташування і призначення зон в залежності від ваших потреб. - Перенесіть з папки «Архів» необхідні файли в папку «Мої документи», непотрібні файли - видаліть.
7.Держіте в порядку вашу структуру файлів
Чітко дотримуйтеся створеної структури
Безглуздо витратити багато часу на наведення порядку у всіх файлах і продовжувати зберігати свежескачанние документи на «Робочий стіл».
Заведіть собі правило, кожен раз, коли мені нема чим зайнятися за комп'ютером, проведіть прибирання цифрового сміття.
Правила щодо підтримання порядку в системі для зберігання файлів:
- Зберігайте тільки ті файли, які:
- будуть вам корисні;
- не можна буде знову завантажити при необхідності
2. При створенні, скачуванні нового файлу, відразу ж кладіть його в відповідну папку
3. Якщо файл не можна відразу зберегти всередині вашої системи або він вам потрібен на невеликий час, то зберігайте його в папку «Вхідні».
4. Розбирайте папку «Вхідні» раз на тиждень або видаляйте всі файли в ній.
Отже, позаду сім важких кроків по розбору цифрових завалів, результатом яких стала ваша особиста система зберігання файлів. Одного разу витративши час на сортування документів, підтримуйте наведений порядок, вдосконалюйте створену систему зберігання файлів.
І пам'ятайте, що звичка тримати в порядку цифрові документи - запорука того, що ви будете встигати значно більше !!
А тут можна дізнатися про мій досвід організації зберігання паперових особистих документів!
Поділіться статтею з друзями! Можливо це їх надихне на прибирання в своєму комп'ютері!
Читайте ще:
