Підлеглі сіли вам на шию? Постійно заходять в кабінет за порадою або з проханнями? Вони у вас, немов діти малі? Навчіться поводитися з ними, як з людьми дорослими і самостійними.
ПИТАННЯ ЕКСПЕРТА. «Значна частина мого робочого часу (до половини) йде на спілкування з підлеглими, які регулярно заходять в мій кабінет: запитати поради, доповісти про виконання мого дрібного доручення, поскаржитися на життя і т.п. Дуже набридло, але нічого не можу вдіяти: вони ж, як діти, все одно за все я відповідаю ». Марія, керівник будівельного напрямку в багатопрофільної компанії
З такою проблемою в певний момент часу стикається майже кожен керівник. Деякі її вирішують, а деякі мучаться роками. І від того, як ви з нею впораєтеся, залежить ваша успішність як керівника. Причин, як і можливих рішень, кілька, краще застосовувати їх в комплексі.
Багато в чому причина в вас, тобто ви самі провокуєте своїх співробітників на таку поведінку. Вони для вас - діти, а ви для них - «мама рідна». І між вами розгортається психологічна гра, яка аж ніяк не сприяє ефективності вашого підрозділу. Ви отримуєте безпорадних і безвідповідальних співробітників, а вони «так і не виростають з коротких штанців». Можу порадити звертатися з підлеглими, як з людьми дорослими, самостійними, відповідальними.
Ось кілька практичних прийомів.
1. Коли співробітник починає «вантажити» вас проблемами, запитуєте, дивлячись в очі (можна дослівно, випробуване):
• «Як ти думаєш, я плачу тобі зарплату за те, щоб ти створював мені / компанії проблеми або їх вирішував?» (Природно, мається на увазі, що перед вами досвідчений співробітник. Новачка перш треба навчити)
• «На твою думку, чий час дорожче: твоє або моє? Що ти зробив для того, щоб вирішити це питання самостійно? »
2. Видаєте і розтлумачувати (один раз, але до розуміння) співробітникам алгоритм звернення до керівника (тобто до вас).
• Чітко визначити мету звернення: проблему, пропозиція і т.п.
• Уявити мінімум 2 варіанти вирішення питання з обґрунтуванням кожного (в деяких компаніях навіть вимагають перед заходом до керівника підготувати коротку презентацію в PowerPoint з викладом суті питання)
• Аргументувати свою пропозицію одного з варіантів
• Попросити у керівника його схвалення / коригування запропонованого рішення
• При необхідності обговорити та обов'язково зафіксувати план дій, що включає мету, заходи, відповідальних і контрольні терміни. Краще, якщо після розмови співробітник вишле це вам по мейлу як резюме бесіди. Заодно зможете легко створити завдання «проконтролювати виконання рішення» в Outlook, включивши в примітку вищеописаний текст.
• За підсумками виконання відзвітувати про виконання. Здається складно, в реальності ж вимагає декількох хвилин вашої уваги і подальшого контролю. Заодно привчає співробітників структурно мислити і брати на себе відповідальність.
3. Структуруйте підлеглих - це частина вашої роботи. Якщо співробітник звалює на вас свої проблеми «в купу», складіть разом з ним перелік проблем. Потім пройдіть по кожному пункту зі словами: «І як ти збираєшся вирішувати це питання?»
Розберіть його варіанти вирішення завдання, дайте поради. Це треба зробити спільно з співробітником 1-2 рази детально, щоб зрозумів принцип (по суті - провести коучинг). Далі він повинен робити все сам.
4. Зв'яжіть їх мотивацію з результатами праці. Я не втомлююся повторювати: оклад не мотивує людину добре / багато працювати! Інша справа - різні відсотки, бонуси і премії, реально зав'язані на результати. Мислення Окладников - мислення «пенсіонера», для якого «день пройшов - все до смерті (зарплати) ближче». Звичайно, ця рада треба застосовувати розумно, в залежності від посади того чи іншого працівника; але навіть для секретаря можна знайти реальні показники ефективності його роботи, а вже продавці на окладі - взагалі нонсенс (проте так нерідко буває).
5. Визначте «прийомні години», тобто привчайте співробітників заходити / дзвонити вам тільки в певний час. Спочатку 2-3 рази в день, потім можна обійтися і одним разом. Іноді допомагає введення правила: заходити в ваш кабінет тільки після дзвінка або мейла. У підсумку ви повинні отримати підрозділ, здатний хоча б тиждень успішно пропрацювати без вашої безпосередньої участі.
6. І найголовніше - вирішите, навіщо ви ходите на роботу: вирішувати завдання компанії і досягати її та свої цілі, або вирішувати проблеми ваших співробітників. Розставте свої пріоритети. Це додасть вам рішучості приступити до дій.
Природно, що крім застосування вищеописаних прийомів бажано також: чітко прописати бізнес-процеси і функціонал кожної посади, підібрати адекватних людей і т.п.
Даючи такі поради, я чітко усвідомлюю, що вони суперечать деяким гуманістичним теоріям, проте їх дієвість підтверджена життям. Успіхів!
Михайло Рибаков, бізнес-консультант