Як роботодавець зобов'язаний зберігати трудові документи, вкладиші до них
На будь-якому підприємстві повинні бути нові трудові книжки (робочі паспорта), вкладиші до них. Спеціаліст прийшов влаштовуватися на роботу в перший раз, не зобов'язаний приносити з собою, адміністративні листи або книжку. Кадровик повинен мати трудові книжки в наявності і надати знову прибув на роботу фахівця обов'язковий документ, заповнити його за всіма вимогами. Керівник компанії купує трудові книжки у розповсюджувача й, або у юридичної особи. Виготовляє трудові книжки ГОЗЗНАК.
В яких випадках роботодавець повинен надати співробітникові трудові книжки:
Спеціаліст прийшов вперше;
Співробітник втратив документ;
Якщо трудову втратив роботодавець, або зіпсував сам фахівець;
Якщо бланк був заповнений неправильно.
Навіщо потрібні вкладиші
Робочий паспорт не підлягає заміні в тому випадку, якщо в ньому більше немає листів для заповнення, щоб продовжувати ведення, треба вклеювати додаткові аркуші, які повинні зберігатися на підприємстві, як і самі трудові книжки.
Якщо роботодавець надає працівникові трудову книжку, або бланк, він повинен бути оплачений з боку співробітника. Якщо був зіпсований кадровим працівником при заповненні, надається безкоштовно.
Співробітник втратив документ, він повинен написати заяву на ім'я керівника, описати причини відсутності робочого паспорта ст. 65 ТК РФ.
Де зберігають вкладиші і документи
Кожна адміністративна папір знаходиться в бухгалтерії, розташована в неспаленому сейфі, в тому числі, трудові книжки. Видає головний бухгалтер кадровому працівникові на першу вимогу. Коли береться новий документ, лист, необхідно в спеціальну книгу обліку занести дані про взятий бланку, книжці, вказати порядковий номер, серію п. 41 Правил.
В кінці місяця кадровий працівник повинен принести звіт в бухгалтерію, в ньому вказані суми, отримані за оформлення бланків, нові трудові книжки. До звіту прикладають касовий ордер п. 41 Правил.
Як вести книгу обліку: книжок, бланків
Це звичайний обліковий журнал в ньому всі сторінки нумеруються, книга прошнуровується. скріплюється печаткою. Обкладинка журналу обліку твердий НЕ буде розтріпується. Книгу ведуть кілька років, поки всі сторінки не будуть заповнені, після скріплюють печаткою, зберігають 5 років в організації, потім передають до архіву. Ведення книги довіряється відповідального фахівця.
Титульний лист - назва організації без скорочень. Далі, другий лист заповнює фахівець, який буде вести книгу. Хто призначив працівника відповідальною особою, номер наказу вказати. Заповнити графи таблиці:
1. 1. Реєстраційний номер;
2. 2; 3; 4 Отримання і видача паперів. Заповнювати арабськими цифрами;
3. 5. Назва компанії постачальника робочих паспортів, бланків;
4. 6. Номер, дата документа, який надавався для отримання;
5. 7. Всі порядкові числа майбутніх робочих паспортів;
6. 8. Числа вкладишів;
7. 9. Сума в рублях;
8. 10. Скільки видано трудових: серія, номер документів;
9. 11. Серія номера вкладишів, кількість видач;
10. 12. На яку суму вдалося реалізувати ділових паперів.
Якщо трудові книжки, адміністративні листи зберігаються неправильно, керівник компанії може бути покараний за ст. 5.27 КоАП РФ. Виробництво буде зупинено на три місяці. Відповідальна особа буде оштрафовано на передбачену законом суму.