Контролювати зобов'язання компанії за договорами з постачальниками та підрядниками набагато простіше, якщо звести їх умови в єдиний реєстр. За шаблон можна взяти спеціальну модель в Excel.
У моделі три листа:
- реєстр договорів;
- реєстр платежів за договорами;
- перевірка відповідності сум у реєстрах договорів і платежів.
Увага! Пропонований шаблон містить макроси. Щоб він працював коректно, потрібно дозволити їм доступ до програми. Після відкриття файлу клікнути на кнопку «Параметри» в який з'явився над рядком формул попередженні системи безпеки (див. Малюнок 1). У діалоговому вікні поставити галочку поруч з фразою «Включити це вміст».
Як вести реєстр договорів за допомогою Excel
Малюнок 1. Реєстр договорів
Дані до реєстру потрібно вносити вручну відразу після підписання нового контракту. У таблиці кожен рядок відповідає одному договору, все її поля (реквізити документа) обов'язкові для заповнення:
- номер договору;
- найменування контрагента;
- Найменування робіт;
- сума оплати за цим договором (руб. з ПДВ).
Набір полів в шаблоні - мінімальний. При необхідності його можна доповнити важливими для компанії даними: контактами контрагента, датою укладення договору, відповідальною особою і т. Д.
Щоб виключити появу договорів-дублів, в шаблоні передбачена перевірка на введення повторюваного номера договору. Якщо користувач введе номер, який вже існує в реєстрі, програма автоматично виділить однакові осередки червоним кольором.
Як вести реєстр платежів за допомогою Excel
Малюнок 2. Реєстр платежів
Дані про платежі слід внести відразу після реєстрації нового контракту в реєстрі договорів однією сумою або частинами в залежності від домовленостей.
У перший стовпець вносимо номер договору і натискаємо Enter. Після цього з листа «Реєстр договорів» автоматично підтягуються відповідні дані для стовпців «Контрагент», «Найменування робіт», «Сума загальна» і «Сума оплати». А сума в осередку «Сума оплати» дорівнює загальній сумі договору.
Після автоматичного заповнення інформації про контрагента, найменуванні робіт та внесення загальної суми за договором залишається вказати дату планованого платежу.
Якщо за умовою договору передбачена часткова оплата контрагенту, то слід внести до реєстру платежів кожен з етапів. Для цього вибираємо наступну вільну осередок шпальти «Номер договору» і дублюємо номер договору, за яким передбачається поетапна оплата. Вручну вносимо суму і дату платежу. В результаті сума часткових оплат повинна дорівнювати загальній сумі договору.
Для завершення реєстрації платежу в реєстрі потрібно вручну внести в стовпець «Примітки» важливі відомості за договором і контрагенту, наприклад, розмір пені, необхідність надсилання копії платіжного доручення контрагенту і т. Д. Ця інформація допоможе врахувати договірні зобов'язання при здійсненні оплати або перенесення платежу на пізнішу дату.
Для швидкого пошуку певного номера договору, контрагента та інших реквізитів в реєстрі платежів можна використовувати список, що випадає в заголовку кожного стовпця таблиці.
Після внесення даних можна формувати реєстр оплат на поточний день. Для цього досить встановити фільтр з сьогоднішньої датою в стовпці «Максимальна дата оплати». Якщо є рішення про перенесення платежу на більш пізній період, то нову дату потрібно вказати вручну.
Так, при своєчасній реєстрації нових договорів і щоденному контролі оплати платежів реєстр платежів завжди буде містити актуальну інформацію.
Для швидкого сортування платежів залежно від планованої дати оплати і більш зручної роботи з таблицею передбачені чотири фільтра: оплата протягом 7, 12, 21 і 28 днів. Наприклад, якщо клікнути на кнопку «Оплата протягом 7 днів», в реєстрі залишаться рахунки, які підлягають сплаті протягом семи днів від поточної дати.
За допомогою кнопки «Обнулити» можна зняти всі параметри фільтрації (див. Рисунок 2). Такий функціонал допоможе точніше планувати платежі на майбутній період і оперативно управляти ними з урахуванням договірних зобов'язань.
Як контролювати рівність сум у реєстрах договорів і платежів за допомогою Еxcel
У шаблоні реєстру договорів і платежів передбачена перевірка відповідності сум з договорів і заявок на оплату. Для цього необхідно перейти на окремий лист «Перевірка» (див. Малюнок 3).
Малюнок 3. Перевірка рівності сум у реєстрах договорів і платежів