Наші рекомендації підкажуть, як контролювати розрахунки в рублях і іноземній валюті. З їх допомогою ви зможете створити правила оперативного і ретроспективного контролю казначейських операцій.
Використовуйте покрокові керівництва:
Оперативний контроль платежів допомагає проводити казначейські операції відповідно до вимог законодавства, умов договорів, правилами компанії. Ретроспективний контроль призначений для того, щоб за підсумками періоду переконатися в тому, що помилок і порушень не було.
Щоб забезпечити фінансову дисципліну на підприємстві, розробіть правила як:
- ініціювати і погоджувати платіж;
- визначати пріоритети платежів;
- контролювати своєчасне погашення кредиторської заборгованості;
- проводити операції по рахунках компанії, які банк може вважати підозрілими з позиції Закону № 115-ФЗ;
- працювати з готівкою.
Скачайте 3 популярних регламенту, які стануть в нагоді в роботі
Як організувати оперативний контроль готівкових та безготівкових платежів
Оперативний контроль платежів дозволяє:
- уникнути несанкціонованого витрачання коштів, в тому числі зловживань з боку співробітників;
- упевнитися, що операції відповідають умовам договорів з кредиторами, постачальниками, підрядниками;
- переконатися, що платежі проводяться в рамках бюджету.
Щоб оперативно контролювати безготівкові і готівкові платежі в рублях і іноземній валюті, використовуйте:
- реєстр платежів - інструмент планування, видаткова частина платіжного календаря. Як правило, реєстр платежів складають на місяць в деталізації по днях;
- заявки на витрачання грошових коштів, на основі яких формують реєстр платежів. Заявки - це інструмент, що дозволяє контролювати виконання бюджету;
- щоденні звіти про залишки коштів.
Процес руху заявки на витрачання коштів на підприємстві може бути, наприклад, таким. Заявку створює ініціатор платежу, потім її погоджує керівник центру фінансової відповідальності (ЦФО), до якого належить ініціатор, потім приймає фінансові або генеральний директор. Тільки після цього заявка надходить в оплату в казначейство або бухгалтерію. Можна додатково передбачити етап казначейського контролю перед затвердженням заявки.
Вивчіть, які види операцій обов'язково контролюють за Законом № 115-ФЗ. Якщо компанія в своїй діяльності не може обійтися без них, то варто розділити суму - так, щоб частини були менше 600 000 руб. Якщо це неможливо, то перед тим, як проводити операцію, потрібно підготувати пакет документів, що обгрунтовує необхідність і підтверджує законність угоди. Варто заздалегідь повідомити про операції відповідального співробітника банку (клієнтського менеджера), пояснити суть та уточнити деталі операції. Розробіть інструкцію, як діяти, для виконавця - співробітника казначейства або бухгалтерії, відповідального за проведення платежів. Ознайомте його з документом під підпис.
Для оперативного контролю в формі заявки на витрачання коштів і в реєстрі платежів передбачте поле для позначки про те, що операція підлягає перевірці згідно із законом № 115-ФЗ. Цю позначку проставляйте при затвердженні заявки. В результаті операції, які вимагають контролю, виділяються в платіжному календарі кольором або шрифтом. Такий же підхід можна застосовувати і для дохідної частини платіжного календаря, якщо очікуєте надходження від взаємопов'язаних з компанією фізичних і юридичних осіб. Врахуйте, що банк контролює і надходження на рахунки.
Пропонований спосіб дозволить акцентувати увагу виконавця, який повинен зібрати документи по угоді і повідомити банк. Крім того, простіше буде відслідковувати ситуацію по операціях, які банк може визнати сумнівними.
Щоб щодня контролювати, чи правильно співробітники відбили операції по руху грошових коштів в обліковій програмі, спростити пошук помилки в разі технічного збою, введіть щоденну фіксацію залишків коштів. Суть заходи: щодня на певну годину казначейство (бухгалтерія) являє фінансовому директору або іншій відповідальній співробітнику звіт про залишки коштів на кінець попереднього дня. Співробітник, який контролює залишки грошових коштів, звіряє дані зі звіту до банківських виписок та касовою книгою. Якщо розбіжностей немає, він підписує звіт. З моменту візування забороняється проводити фінансові документи, редагувати в обліковій програмі дані за попередній день. Якщо необхідно внести або скорегувати інформацію, це роблять тільки з дозволу відповідальної особи (фінансового директора, керівника казначейства, головного бухгалтера і т. Д.) На підставі службової записки.
Формула. Розрахунок незнижуваного залишку грошових коштів
Як забезпечити ретроспективний контроль готівкових та безготівкових платежів
Ретроспективний контроль платежів включає:
- аналіз виконання бюджетів;
- оцінку стану кредиторської заборгованості на кінець звітного періоду;
- ревізію залишків готівки в касі.
Аналіз виконання бюджетів дозволяє контролювати фінансову дисципліну в тривалому часовому відрізку - місяць, квартал, рік. Для наочності дані про виконання бюджету можна представити у вигляді світлофора. Контролюйте виконання бюджету не рідше ніж раз на місяць.
Щоб переконатися, що компанія своєчасно розплачується з контрагентами і не нарощує борги, щомісяця перевіряйте розмір і структуру кредиторської заборгованості. Використовуйте для цього спеціальний управлінський звіт. Важливо, щоб в складі кредиторки не було прострочених боргів.
Забезпечити збереження готівки допоможуть регулярні ревізії каси - перерахунок коштів. Проводьте перевірки не рідше ніж раз на місяць. Щоб ревізія каси була ефективним інструментом фінансового контролю, повідомляйте про перевірку всім її учасникам безпосередньо перед початком цього заходу.
Методичні рекомендації з управління фінансами компанії
Читайте у другому півріччі