Отже, уявімо, що є запит на проведення стратегічної сесії тривалістю від одного до трьох днів для 20-50 або навіть 100 учасників. Може бути також складний варіант, за участю менеджерів з материнської компанії або клієнтів, що додає більше підготовчої роботи.
Що треба зробити до сесії
1. Зустрітися з замовником і обговорити егоожіданія. Наступні питання вам будуть в допомогу:
- Що таке для вас стратегічна сесія. Які завдання ви хочете вирішити з її допомогою?
- Що важливого хочете обговорити на сесії?
- Що зараз не так в поточній ситуації? Що хотілося б змінити?
- Що ви хочете щоб ваша команда зробила на сесії?
- Який обов'язковий результат ви хочете? (Це може бути перелік ідей і ініціатив, або конкретний план змін для компанії)
- Чи знайомі беруть участь в сесії люди між собою?
У разі, якщо на сесії будуть присутні люди з інших компаній, варто прояснити ще кілька питань:
- Що ви хочете, щоб вони побачили, почули чи зробили на сесії, або відразу після неї?
- Чи є якісь теми / дані, обговорювати які на сесії ви точно не хочете?
Важливо також домовитися про те, що головний замовник відкриє сесію і своїми словами за лічені хвилини п'яти розповість про цілі і завдання, і чому так важливо її провести тут і зараз. Для учасників зустрічі - це підтвердження статусу і значимості даного заходу і часто додаткова мотивація внести свій вклад у вирішення важливих для компанії питань. А для ведучого це підтвердження мандата на проведення заходу.
2. Вивчити наявні матеріали про компанії. Якщо, наприклад, сесія присвячена побудові планів з розвитку на найближчі один-три роки, то будуть корисні дані про ті зміни, що вже реалізуються і ті проблеми, що виникають. Якщо є можливість провести одне-два інтерв'ю з декількома співробітниками компанії, дуже раджу вам це зробити, оскільки це максимально занурить в контекст майбутньої роботи.
3. Наступним кроком у підготовці сесії буде розробка і узгодження сценарію з замовником. Тут важливо пам'ятати правило про те, що максимальна тривалість будь-якого обговорення - не більше півтори години. Після чого варто змінити активність або перемішати команди для продовження дискусій.
Самі формулювання питань для опрацювання командами дуже корисно написати мовою, прийнятою в компанії, впізнаваними для них словами.
4. Прояснити організаційні питання.
- Як виглядає простір, в якому пройде сесія? В ідеалі важливо заздалегідь побачити його вживу або на фото.
- Чи є фліпчарти, чи можна вішати заповнені листи на стіни?
- Чи є комп'ютер, колонки, перехідники?
- Наскільки жорстко регламентований час обіду і кава-брейку?
- В якому вигляді замовник чекає ваш звіт?
Що треба зробити під час сесії
Перші півгодини сесії зазвичай йдуть на озвучування її цілей і завдань, основних етапів майбутньої роботи і правил роботи.
Ось кілька корисних загальних правил взаємодії:
У міру того, як буде розвиватися дискусія, вам, можливо, потрібно буде повертатися до цих правил і нагадувати про них.
Для початку потрібно розтопити лід і спонукати учасників сесії включати уяву. Цей інструмент дуже важливо задіяти, крім суворої логіки, якої дотримуються майже всі співробітники великих компаній. Можу порекомендувати роботу з фотографіями. Як би люди не були добре знайомі один з одним, їм потрібно почати спілкуватися і налаштуватися на опрацювання теми. Для цього найкраще працює тема вибору фотообрази.
На цьому етапі використовувати фото можна для незвичайного уявлення учасників і кращого знайомства один з одним. Наприклад, можна запропонувати учасникам вибрати з різних картинок мостів, будівель і механізмів то, що найбільше сподобається, і розповісти, що привернуло увагу і схоже воно в чомусь на саму людину.
Фотографії можна і потрібно використовувати самі різні, з різними емоціями і фарбами життя, оскільки люди, вибравши співзвучний собі образ, обов'язково розкажуть свої асоціації. Після цього можна переходити безпосередньо до опрацювання актуальних для компанії питань.
Що відбувається після сесії
Основна увага на цьому етапі потрібно зробити на тому, щоб не упустити нічого цінного із запропонованого командою і передати це замовнику в тому форматі, який максимально звичний і корисний йому.
На закінчення хочу ще раз зазначити, що підготовка і проведення стратегічної сесії - дуже живий і динамічний процес. Він дуже схожий на джазову імпровізацію: ви багато готуєтеся, розучуєте ноти і джазові композиції. А в момент початку виступу довіряєтеся музичний потік і прямуєте своєї інтуїції і відчуття моменту. Також і проведення стратегічної сесії: дуже важливо організаційно і змістовно підготуватися до неї, мати як мінімум два сценарії в запасі, а вже по ходу сесії, спостерігаючи за тим як команди справляються з завданнями, бути готовим слідувати за потоком командної роботи і оперативно вносити зміни.
Підбірка 3 продуктів для Вас:
- Створення журналу-дайджесту у внутрішніх комунікаціях 150 000 # 1088; # одна тисячі дев'яносто один; # +1073;
- Відбір і підготовка експертів по HR-бренду та внутрішніх комунікацій серед співробітників 500 000 # 1088; # одна тисячі дев'яносто один; # +1073;
- Спецпроекти для просування HR Бренда 400 000 # 1088; # одна тисячі дев'яносто один; # +1073; 250 000 # 1088; # одна тисячі дев'яносто один; # +1073;
