Як ефективно організувати зберігання договорів в холдингу? Справа в тому, що у нас багато ТОВ. Чи можна діючі договори зберігати в бухгалтерії? Як краще організувати реєстрацію договорів: централізовано або секретар кожного ТОВ буде реєструвати їх у себе?
Як правило, коли створюються холдинги і групи компаній договором передбачається те, як саме розподіляються управлінські функції між організаціями, що входять до їх складу, в тому числі це стосується ведення бухгалтерського обліку, управління персоналом, ведення діловодства. Зрозуміло, що питання реєстрації договорів та організації їх поточного зберігання - це питання приватного характеру, тому ви повинні самі визначити, як у вашому випадку краще організувати роботу з договорами.
Ви маєте рацію, що зберігати договори розумніше в бухгалтерії, оскільки на підставі цих документів здійснюються взаєморозрахунки, а ось реєструватися вони можуть або централізовано (наприклад, в керуючої компанії, якщо у вашому холдингу одна з компанії наділена такими правами), або в кожній компанії. В останньому випадку необхідно продумати систему реєстраційних номерів.
Щоб за реєстраційним номером можна було визначити, в якій із ваших організацій зареєстрований договір, потрібно, щоб до складу реєстраційного номера входив код організації.
Природно, що для цього потрібен класифікатор ваших організацій з присвоєними їм кодами. Коди можуть бути як цифровими, так і літерними. Реєстраційний номер договору в цьому випадку буде складатися з наступних частин:
порядковий номер договору (в межах календарного року) / код організації / рік, в якому укладено договір (можна включати дві останні цифри року, щоб скоротити кількість знаків в реєстраційному номері).
В принципі, і в першому випадку при централізованій реєстрації можна використовувати цей же принцип побудови реєстраційного номера договору, але це не обов'язково, так як основним ідентифікатором договору буде порядковий номер. У другому випадку, при самостійній реєстрації договорів в кожній організації, порядкові номери договорів протягом року у різних організацій будуть збігатися, тому основним ідентифікатором буде код організації.
Щоб встановити певний порядок реєстрації та організації поточного зберігання договорів, керуючої компанії необхідно видати про це наказ або розробити локальний нормативний акт про роботу з договорами (веденні договірної роботи) і забезпечити його застосування всіма організаціями холдингу.
Анонси майбутніх номерів