Інструкції для бухгалтера
Тести для бухгалтера
Роботодавці прагнуть контролювати кожну хвилину робочого часу підлеглих. І не знаходять способу оригінальніше регулярних звітів, в яких співробітники докладно розписують свої дії. Але скільки робочого часу працівник має право вбити на звіт? І на яких параметрах радять зосередитися експерти?
"Без звітів неможливо оцінювати ефективність, розробляти стратегію або прогнозувати подальший розвиток компанії", - впевнена Юлія Іванова, керівник московського офісу компанії з підбору персоналу THI Selection. Але час, який співробітники витрачають на підготовку і складання звітів, не повинно перевищувати 5-10% їх робочого часу, додає вона. "У тайм-менеджменті є правило: якщо ваше планування дня займає більше 5-10 хвилин, а тижні - більше 15-20 хвилин, значить, в ньому потрібно щось міняти, - заявляє Гліб Архангельський, генеральний директор компанії" Організація часу " . - Ці параметри застосовні і до звітності: якщо звіт про результати дня займає більше 5-10 хвилин, а про результати тижні - більше 15-20 хвилин, його потрібно спрощувати ".
Відповідно до практики західних компаній, в деяких московських маркетингових і PR-агентствах зобов'язали співробітників заповнювати так звані таймшиту, розповідає виконавчий директор Московської асоціації підприємців Віра Васильєва. Людина з точністю до хвилини розписував, яка робота і в який час їм виконувалася протягом тижня. Звіт передавався керівникові, і той, посилаючись на прийняті всередині компанії нормативи, нараховував працівникові зарплату. Для менеджерів, особливо проектних і креативних відділів, це було справжніми тортурами: як занести в звіт то, що неможливо записати як конкретний показник? "Наприклад, щоб" вмовити "потенційного клієнта і схилити його до угоді, може піти два, три, а в деяких випадках і більше годин і кінцевий результат при цьому не завжди відомий", - скаржиться Васильєва. В одному з PR-агентств дизайнер креативного відділу, ламаючи голову над тим, як описати в таймшиті роботу, придумав короткий слоган: "З 11.00 до 19.30 я думаю, з 19.30 до 23.00 - втілюю. 7 днів на тиждень. 365 днів на рік ".
В агентстві бізнес-комунікацій PR Inc / DDB, за словами його керівника партнера Ольги Дашевський, таймшиту використовуються і до цього дня, але в них, крім витраченого на той чи інший проект часу, детально розписується зайнятість на проекті кожного співробітника.
У деяких випадках популяризація стандартів західного консалтингу доходила до абсурду: коли агентства виставляли клієнту кошторис, де вартість менеджера на проекті розраховувалася по годинах, той починав підозрювати компанію в спробі "наварити" на його бюджеті, продовжує Васильєва. "Більшість російських замовників таку систему не люблять", - погоджується з нею Дашевская. З іншого боку, постачальники послуг і їх клієнти дивляться на одну і ту ж проблему з різних позицій і час, який витрачається на те, щоб підлаштуватися один під одного, ніяк не окупається, додає вона.
Експерти наполягають, що нормативи повинні бути прив'язані більшою мірою до продуктивності, а не до часу. "Наприклад, у менеджера з продажу клієнтська база повинна в місяць розширюватися на стільки-то компаній такого-то рівня", - ділиться власним досвідом Архангельський.
Подібною формою звітності користуються в московському офісі рекрутингової компанії THI Selection. За словами його керівника Юлії Іванової, працівники компанії представляють щотижневі звіти зі статистикою про кількість зустрічей, кандидатів і відсотку виконання плану. Такий підхід, уточнює вона, дозволяє усвідомити більше корисних нюансів, ніж погодинної контроль. "Якщо при 30 інтерв'ю клієнту відсилається один звіт, це означає, що співробітник запрошує невідповідних людей або погано проводить попередній відбір кандидатів", - пояснює Іванова.
Як показує практика, чим ближче до виробництва, тим більше сенсу в звітах. У групі компаній "Алмо" (виробництво та продаж алюмінієвих конструкцій) службовці департаменту продажів кожен день витрачають 15-20 хвилин на заповнення невеликого бліц-звіту, відповідаючи на чотири простих запитання: з ким спілкувався, який результат отримано, з яким постачальником клієнт працював раніше і якщо раптом відмовився працювати з заводом, то з яких причин. Крім фіксованої зарплати за кожен укладений договір співробітник отримує бонус, який обчислюється у відсотках від угоди. У цьому сенсі звітність навіть допомагає планувати роботу. Оцінюючи причини невдалої угоди, людина заздалегідь зможе розрахувати, як слід поводитися з черговим клієнтом, ділиться міркуваннями співвласник групи Володимир Шершнев.
"Для виконання завдань контролю над людьми звіти - не найефективніший спосіб, але з їх допомогою компанії можуть вирішувати певні економічні завдання", - міркує Тетяна Андрєєва, старший викладач Вищої школи менеджменту Санкт-Петербурзького держуніверситету. Свого часу таймшиту вводилися з метою підрахунку собівартості інтелектуальних послуг. Наприклад, щоб хоч приблизно зрозуміти, наскільки прибутковим є для компанії той чи інший клієнт, число витрачених на нього годин множилося на зарплату співробітників і складалося з певною часткою постійних витрат - орендою, оплатою електрики і т. Д.
За формою звіти повинні бути індивідуальні для кожної компанії - все залежить від того, які цілі переслідує роботодавець. У деяких холдингах останнім часом практикується принцип внутрішніх трансфертних цін, коли виробничі підрозділи оплачують послуги керуючої компанії, і для того, щоб розрахувати і обґрунтувати ці ціни, необхідно проаналізувати, скільки часу і сил витрачається на допомогу кожному з підрозділів, продовжує Андрєєва. Така практика, наприклад, використовується в концерні "Силові машини", підтверджує начальник управління зі зв'язків з громадськістю Марія Алеева.