У податковому обліку. на відміну від бухгалтерського, створення резерву під майбутні витрати на оплату відпусток є правом організації, а не обов'язком. Це пояснюється перш за все тим, що цілі створення "відпускного" резерву в бухгалтерському та податковому обліку різняться. У бухобліку відображати оцінне зобов'язання по оплаті відпусток необхідно для того, щоб перед користувачами бухгалтерської звітності постала реальна картина фінансового стану компанії. У свою чергу, в податковому обліку відпускні "резервуються" з тим, щоб рівномірно враховувати витрати на відпустки протягом року. При цьому на кінець року необхідно провести інвентаризацію цього резерву. А порядок обліку результатів даного заходу залежить від того, чи продовжить компанія "резервувати" відпускні або ж відмовиться від створення даного резерву.
Положеннями гл. 25 Податкового кодексу (далі - Кодекс) передбачено два варіанти обліку для цілей оподаткування прибутку відпускних виплат.
У той же час на практиці нерідко компанії стикаються з проблемою, коли основна частина співробітників "замовляє" собі відпустку на літні місяці. У цьому випадку витрати на оплату відпусток випадають на певні періоди, причому в істотному розмірі. З тією метою, щоб враховувати відпускні рівномірно протягом податкового періоду, компанія може прийняти рішення про створення резерву на майбутні витрати на оплату відпусток.
Порядок "роботи" з даними резервом описаний в ст. 324.1 Кодексу. Так, прийнявши рішення формувати "відпускної" резерв, компанія повинна відобразити його в обліковій політиці, прописавши також в ній:
- прийнятий спосіб резервування;
- граничну суму відрахувань;
- щомісячний відсоток відрахувань в резерв.
З цією метою складається спеціальний розрахунок (кошторис).
Відсоток відрахувань до "відпускної" резерв визначається як відношення передбачуваної річної суми витрат на оплату відпусток до передбачуваного річному розміру витрат на оплату праці. При цьому обидва названих показника беруться з урахуванням відповідних сум страхових внесків.
Ну і, нарешті, розмір щомісячних відрахувань розраховується як добуток суми фактичних витрат на оплату праці за місяць з урахуванням внесків на розрахований раніше відсоток відрахувань.
Зверніть увагу! При визначенні передбачуваного розміру витрат на оплату відпусток необхідно враховувати в тому числі не використані співробітниками дні відпустки за минулі періоди, а також додаткові відпустки.
При формуванні "відпускного" резерву фактично виплачені відпускні та відповідні суми страхових внесків списуються за рахунок цього резерву. Списання проводиться до тих пір, поки сума нарахованого з початку року резерву не досягне граничної величини відрахувань в резерв - з цього моменту відрахування в резерв не виробляються.
Отже, протягом року організація рівномірно списує витрати на оплату відпусток. При цьому жодних коригувань у "резервних" розрахунках не проводиться ні в зв'язку зі звільненням персоналу, ні в зв'язку з прийомом на роботу нових співробітників. У той же час сума щомісячних відрахувань у резерв залежить від розміру фактичних витрат на оплату праці. Крім того, за рахунок резерву списуються і відпускні нових співробітників, які в розрахунок не були закладені.
Таким чином, на кінець року "відпускного" резерву, з одного боку, може не вистачити на виплату всіх відпускних, оскільки граничну суму резерву перевищувати не можна (!), А з іншого - може залишитися його "надлишок".
У зв'язку з цим ст. 324.1 Кодексу закріплено обов'язок організації провести інвентаризацію зазначеного резерву. Для цього перш за все потрібно суму нарахованого резерву за рік порівняти з сумою фактичних витрат на оплату відпусток за цей же рік.
Дещо складніше ситуація, коли "відпускної" резерв повністю недовикористаний, тобто сума фактично виплачених відпускних менше нарахованого резерву. Порядок обліку "залишку" залежить від того, чи буде компанія і в наступному році формувати резерв на оплату відпусток чи ні.
Сума "відпускного" резерву, нарахованого за рік - сума фактичних витрат на оплату праці з урахуванням страхових внесків за рік - Залишок резерву, стерпний на наступний рік.