Процедура інвентаризації основних засобів (далі - ОЗ) має певні особливості. На відміну від інвентаризації іншого майна, щодо якого інвентаризація проводиться щорічно, інвентаризацію ОС можна робити раз на три роки. Для оформлення інвентаризації ОС використовуються спеціальні форми інв-1 і інв-18. Зразок заповнення та бланк останньої ми наведемо нижче.
Уніфікована форма інв-18
Уніфікована форма затверджена Держкомстатом під назвою порівняльна відомість результатів інвентаризації основних засобів. Компанії часто використовують цю форму в своїй практиці. Однак, вона не є обов'язковою і при бажанні можна розробити і використовувати свою форму.
Разом з тим, офіційна форма інв-18 цілком практична і може бути благополучно використана.
Коли при процедурах інвентаризації виникає необхідність в її оформленні? Нагадаємо, коротко, основні стадії оформлення інвентаризації стосовно ОС:
прийняття рішення про інвентаризацію і призначення комісії (видається наказ по організації про інвентаризацію);
підготовча частина (отримання розписок від відповідальних за ОС осіб, що все ОС, які за ними закріплені, оприбутковані або списані);
безпосередньо процедура інвентаризації з оформленням описів;
оформлення порівнювальної відомості, якщо виявляються розбіжності з бухгалтерськими даними;
відображення результатів інвентаризації в підсумковій відомості інв-26.
Спочатку стан ОС комісія з інвентаризації відображає в опису. Для цього застосовується уніфікована форма інв-1. яка втім також не є обов'язковою.
Якщо в ході інвентаризації виявляються невідповідності в складі інвентаризуються ОС, як в більшу (надлишки), так і в меншу сторону (недостачі), за правилами інвентаризації повинні складатися порівняльні відомості. Для ОС - за формою інв-18. Складають їх працівники бухгалтерії.
Причому слід пам'ятати, що якщо невідповідності виявляються в частині ОС, отриманих компанією в оренду, інв-18 оформляються окремо для такого майна.
Ці документи повинні бути правильно оформлені, так як в подальшому на їх підставі до винних осіб можуть пред'являтися претензії про відшкодування збитків у розмірі виявлених нестач.
Нижче ви можете завантажити бланк інв-18 і ознайомитися зі зразком заповнення цієї форми.