Робота з базовими і проміжними планами
Після складання плану проекту починається виконання запланованих робіт. Керівник проекту повинен уважно стежити за ходом робіт, щоб вчасно помітити невідповідності між планом і фактичним виконанням робіт. Відхилення від плану небезпечні тим, що вони можуть призвести до затримки термінів закінчення проекту, перевищення бюджету або неповної реалізації запланованих завдань.
У цьому уроці ви дізнаєтеся, як зберігати базові та проміжні плани проекту, яким чином вводити в проект фактичну інформацію про хід виконання робіт. Ви навчитеся використовувати різні по точності і швидкості застосування методи відстеження проекту і освоїте настройки, що впливають на поведінку програми при введенні фактичних даних. Нарешті, ви дізнаєтеся про те, як підготувати проект до відстеження та які інструменти можна використовувати для швидкого введення фактичної інформації.
Головна мета відстеження проекту - вчасно виявити відхилення фактичних робіт від запланованих. Для цього потрібно збирати дані про хід виконання робіт і порівнювати їх з базовим планом проекту. Щоб таке порівняння було можливо, перед початком виконання робіт потрібно зафіксувати базовий план, з яким в подальшому будуть порівнюватися його актуальні стану.
В MS Project це можливо завдяки команді збереження базового плану проекту. Ця команда зберігає дані поточного плану проекту в особливі внутрішні поля, які не можна редагувати. А всі наступні зміни впливають лише на поточний план. Таким чином, усередині проектного файлу зберігається і залишається незмінною базова версія плану, з якою можна порівнювати план, що піддається змінам.
Зазвичай базовий план є затвердженою версією плану, а поточний план, заснований на фактичних даних, повинен по ряду критеріїв збігатися з затвердженим. Наприклад, тривалість або бюджет проекту в поточному плані не повинні перевищувати базових величин. Але часто при виконанні проекту замовник або керівництво організації усвідомлює, що досягнення цілей проекту неможливо при збереженні вихідної версії базового плану. В такому випадку затверджується нова версія базового плану, і в подальшому хід робіт порівнюється з нею. MS Project дозволяє зберегти до 11 базових планів, перший з яких називається Baseline (Базовий план), а наступні нумеруються з 1 по 10.
Крім базового плану MS Project дозволяє зберігати проміжні плани. Проміжний план відрізняється від базового обсягом інформації, що зберігається. Якщо в базовому плані зберігається близько 20 типів даних, у тому числі про завдання, ресурсах і незначних, і погодинна інформація, то в проміжному плані зберігаються лише дати початку і закінчення завдань.
Погодинна інформація - це дані, які вводяться щодо завдань і призначень за певний проміжок часу. Вводити такі дані можна на діаграмах використання завдань (Task Usage) і ресурсів (Resource Usage).
Проміжний план можна зіставляти як з базовим, так і з поточним планом проекту або іншим проміжним планом. Проміжний план використовується при відстеженні як доповнення до базового плану для вирішення локальних завдань, і його не обов'язково зберігати до початку проектних робіт.
збереження планів
Для збереження базових планів проекту призначено діалогове вікно, що відкривається командою меню Tools › Tracking › Save Baseline (Сервіс › відстеження › Зберегти базовий план). Хоча це діалогове вікно (рис. 19.1) і називається Save Baseline (Збереження базового плану), його можливості не обмежуються тільки збереженням базового плану.
Мал. 19.1. Діалогове вікно збереження базового плану проекту
За допомогою цього діалогового вікна можна зберегти базовий план проекту, вибравши перемикач Save baseline (Збереження базового плану), або його проміжний план, вибравши перемикач Save interim plan (Збереження проміжного плану). Під перемикачем для збереження базового плану знаходиться список, що розкривається, в якому можна вибрати назву плану для збереження даних.