Державна установа
Всеросійський науково-дослідний
інститут документознавства та архівної справи
Профспілкова вул. д. 82, Москва, 117393
ЗАТВЕРДЖУЮ
Генеральний директор
АТ "Електронні технології"
Особистий підпис Л.В. Кузнецов
Дата
При затвердженні документа кількома посадовими особами їх підписи розташовують на одному рівні.
При затвердженні документа постановою, рішенням, наказом, протоколом гриф затвердження складається з слова ЗАТВЕРДЖЕНО (ЗАТВЕРДЖЕНА, ЗАТВЕРДЖЕНО або ЗАТВЕРДЖЕНО), найменування стверджує документа в орудному відмінку, його дати, номера. наприклад:
Допускається оформлення резолюції на окремому аркуші.
Тема може відповідати на питання:
про що (про кого). наприклад:
Наказ про створення атестаційної комісії;
чого (кого). наприклад:
Посадова інструкція провідного експерта.
До тексту документів, оформлених на бланках формату А5, заголовок допускається не вказувати.
3.19 Відмітку про контроль за виконанням документа позначають літерою "К", словом або штампом "Контроль".
3.20 Текст документа складають державною мовою Російської Федерації або на державних мовах суб'єктів Російської Федерації відповідно до законодавства Російської Федерації і суб'єктів Російської Федерації.
Тексти документів оформляють у вигляді анкети, таблиці, зв'язкового тексту або у вигляді сполуки цих структур.
При складанні тексту у вигляді анкети найменування ознак що характеризується об'єкта повинні бути виражені ім'ям іменником в називному відмінку чи словосполученням з дієсловом другої особи множини теперішнього або минулого часу ( "маєте", "володієте" або "були", "перебували" і т.д .). Характеристики, виражені словесно, повинні бути узгоджені з найменуваннями ознак.
Графи і рядки таблиці повинні мати заголовки, виражені ім'ям іменником в називному відмінку. Підзаголовки граф і рядків повинні бути узгоджені з заголовками. Якщо таблицю друкують більш ніж на одній сторінці, графи таблиці повинні бути пронумеровані і на наступних сторінках повинні бути надруковані тільки номери цих граф.
Зв'язний текст, як правило, складається з двох частин. У першій частині вказують причини, підстави, цілі складання документа, у другій (заключній) - рішення, висновки, прохання, пропозиції, рекомендації. Текст може містити одну заключну частину (наприклад, накази - розпорядчу частину без констатуючої; листи, заяви - прохання без пояснення).
Якщо текст містить кілька рішень, висновків і т.д. то його можна розбивати на розділи, підрозділи, пункти, які нумерують арабськими цифрами.
У документах колегіальних органів текст викладають від третьої особи однини ( "постановляє", "вирішив").
У спільних документах текст викладають від першої особи множини ( "наказуємо", "вирішили").
Текст протоколу викладають від третьої особи множини ( "слухали", "виступили", "ухвалили", "вирішили").
У документах, що встановлюють права і обов'язки організацій, їх структурних підрозділів (положення, інструкція), а також містять опис, оцінку фактів або висновки (акт, довідка), використовують форму викладу тексту від третьої особи однини чи множини ( "відділ здійснює функції" , "до складу об'єднання входять", "комісія встановила").
У листах використовують такі форми викладу:
- від першої особи множини ( "просимо направити", "направляємо на розгляд");
- від першої особи однини ( "вважаю за необхідне", "прошу виділити");
- від третьої особи однини ( "міністерство не заперечує", "ВНИИДАД вважає можливим").
3.21 Відмітку про контроль, названого в тексті листа, оформлюють таким чином:
Додаток: на 5 л. в 2-х прим.
Якщо лист має програму без назване в тексті, то вказують його найменування, кількість аркушів і число примірників; при наявності декількох додатків їх нумерують, наприклад:
Зауваження викладають на окремому аркуші, підписують і докладають до документа.
Для документа, оригінал якого залишається в організації, візи проставляють в нижній частині зворотного боку останнього аркуша оригіналу документа.
Для документа, оригінал якого відправляють з організації, візи проставляють в нижній частині лицьового боку копії що відправляється документа.
Можливо оформлення віз документа на окремому аркуші погодження.
Допускається, за рішенням організації, полистного візування документа і його додатки.
3.25 Відбиток печатки засвідчує справжність підпису посадової особи на документах, що засвідчують права осіб, фіксують факти, пов'язані з фінансовими засобами, а також на інших документах, що передбачають засвідчення справжньої підписи.
Документи завіряються печаткою організації.
3.26 При засвідченні відповідності копії документа оригіналу нижче реквізиту "Підпис" проставляють заверительную напис: "Правильно"; посада особи, яка засвідчує копію; особистий підпис; розшифрування підпису (ініціали, прізвище); дату запевнення, наприклад:
Допускається копію документа завіряти печаткою, яка визначається за рішенням організації.
3.28 Відмітка про виконання документа і направлення його до справи включає в себе наступні дані: посилання на дату і номер документа, що свідчить про його виконанні, або при відсутності такого документа короткі відомості про виконання; слова "До справи"; номер справи, в якій буде зберігатися документ.
Відмітка про виконання документа і направлення його до справи підписується і датується виконавцем документа або керівником структурного підрозділу, в якому виконаний документ.
3.29 Відмітка про надходження документа до організації містить черговий порядковий номер і дату надходження документа (при необхідності - години та хвилини).
Допускається відмітку про наявність документа в проставляти у вигляді штампа.
3.30 Ідентифікатором електронної копії документа є позначка (колонтитул), що проставляється в лівому нижньому кутку кожної сторінки документа і містить найменування файлу на машинному носії, дату та інші пошукові дані, що встановлюються в організації.
4 Вимоги до бланків документів
4.1 Документи виготовляють на бланках.
Встановлюють два стандартних формату бланків документів - А4 (210 297 мм) і А5 (148 210 мм).
Кожен лист документа, оформлений як на бланку, так і без нього, повинен мати поля не менше:
4.2 Бланки документів слід виготовляти на білому папері або папері світлих тонів.
4.3 Бланки документів оформляють відповідно до додатка А. Орієнтовні межі зон розташування реквізитів позначені пунктиром. Кожна зона визначається сукупністю входять до неї реквізитів.
4.4 Залежно від розташування реквізитів встановлюють два варіанти бланків - кутовий (рисунок А.1) і поздовжній (рисунок А.2).
4.5 Реквізит 01 (02 або 03) розташовують над серединою реквізиту 08. Реквізит 03 допускається розташовувати на рівні реквізиту 08.
Реквізити 08, 09, 10, 14, обмежувальні позначки для реквізитів 11, 12, 13 в межах зон розташування реквізитів треба розміщувати одним із способів:
- центровані (початок і кінець кожного рядка реквізитів однаково віддалені від меж зони розташування реквізитів);
- прапоровим (кожний рядок реквізитів починається від лівої межі зони розташування реквізитів).
4.6 Для організації, її структурного підрозділу, посадової особи встановлюють наступні види бланків документів:
- бланк конкретного виду документа.
4.7 Загальний бланк використовують для виготовлення будь-яких видів документів, крім листа.
Загальний бланк залежно від установчих документів організації містить в собі реквізити 01 (02 або 03), 08, 11, 14.
Бланк листа залежно від установчих документів організації містить в собі реквізити 01 (02 або 03), 04, 05, 06, 08, 09 і, при необхідності, обмежувальні позначки для верхніх меж зон розташування реквізитів 11, 12, 13, 14, 15 , 17, 18, 19, 20.
Бланк конкретного виду документа, крім листа, залежно від установчих документів організації містить в собі реквізити 01 (02 або 03), 08, 10, 14 і, при необхідності, обмежувальні позначки для кордонів зон розташування реквізитів 11, 12, 13, 18, 19.
4.8 Для організацій суб'єктів Російської Федерації, що мають поряд з державною мовою Російської Федерації державна мова суб'єкта Російської Федерації, доцільно використання поздовжнього бланка; при цьому реквізити 08, 09, 14 друкують на двох мовах: російській (ліворуч) і національному (праворуч) на одному рівні.
4.9 При виготовленні документів на двох і більше сторінках другу і наступні сторінки нумерують.
Номери сторінок проставляють посередині верхнього поля аркуша.
Додаток А (довідковий). СХЕМИ РОЗТАШУВАННЯ РЕКВІЗИТІВ ДОКУМЕНТІВ
Додаток А
(Довідковий)
Рисунок А.1 - Розташування реквізитів і кордони зон на форматі А4 кутового бланка
Рисунок А.1 - Розташування реквізитів і кордони зон на форматі А4 кутового бланка
Рисунок А.2 - Розташування реквізитів і кордони зон на форматі А4 поздовжнього бланка
Рисунок А.2 - Розташування реквізитів і кордони зон на форматі А4 поздовжнього бланка
Додаток Б (довідковий). ЗРАЗКИ бланків документів
Додаток Б
(Довідковий)
Рисунок Б.1 - Зразок загального бланка організації
Рисунок Б.1 - Зразок загального бланка організації
Рисунок Б.2 - Зразок кутового бланка листа організації
Рисунок Б.2 - Зразок кутового бланка листа організації
Малюнок Б.3 - Зразок поздовжнього бланка листа організації
Малюнок Б.3 - Зразок поздовжнього бланка листа організації
Малюнок Б.4 - Зразок поздовжнього бланка листа посадової особи
Малюнок Б.4 - Зразок поздовжнього бланка листа посадової особи
Малюнок Б.5 - Зразок бланка конкретного виду документа організації
Малюнок Б.5 - Зразок бланка конкретного виду документа організації