Електронний шаблон бланка - це бланк документа, представлений в електронному вигляді. Як правило, електронні шаблони бланків використовуються організаціями замість бланка на паперовому носії, виготовленому друкарським способом.
ФОРМАТ бланків і розміри полів
6.1 Для виготовлення бланків документів використовується папір форматів А4 (210 x 297 мм), А5 (148 x 210 мм); для виготовлення бланків вказівок по виконанню документів (резолюцій) використовується папір форматів А5 (148 x 210 мм), А6 (105 х 148 мм).
Кожен лист документа, оформлений як на бланку, так і без нього, повинен мати поля не менше:
Документи тривалих (понад 10 років) термінів зберігання повинні мати ліве поле не менше 30 мм.
Бланки формату А5 використовуються досить обмежено, головним чином, для оформлення довідок, довіреностей, службових записок. Для більшої частини організаційно-розпорядчої документації (накази, розпорядження, положення, інструкції, протоколи, ділові листи та ін.) Використовується папір формату А4.
Для бланків резолюцій стандартом встановлені бланки формату А5 і А6 (Приклад 1).
Положення про розміри службових полів документа доповнено вимогою, за яким в документах з терміном зберігання понад 10 років [2] (розпорядчі документи, локальні нормативні акти, по особовому складу та ін.) Ліве поле повинно бути не менше 30 мм. Це дозволить акуратно зшити документи в справи, не захоплюючи частину тексту.
БЛАНКИ в електронному вигляді та на паперовому носії
6.2 Організації використовують бланки документів, виготовлені на паперовому носії (бланки документів федеральних органів державної влади з відтворенням Державного герба Російської Федерації виготовляються поліграфічними підприємствами, що мають сертифікати про наявність технічних і технологічних можливостей для якісного виготовлення зазначеного виду продукції) і / або електронні шаблони бланків. Бланки на паперовому носії та електронні шаблони бланків повинні бути ідентичні за складом реквізитів, порядку їх розташування, гарнітурам шрифту.
Бланки документів на паперовому носії та електронні шаблони бланків виготовляються на підставі макетів бланків, що затверджуються керівником організації.
Бланки документів слід виготовляти на білому папері або папері світлих тонів.
Електронні шаблони бланків документів повинні бути захищені від несанкціонованих змін.
В контексті стандарту бланки документів, виготовлені на паперовому носії, і електронні шаблони бланків рівнозначні.
Організація, як правило, використовує як бланки на паперовому носії, так і електронні шаблони бланків (наприклад, для внутрішніх документів).
Бланки одного виду документа (наприклад, листи) в паперовому та електронному вигляді повинні бути ідентичні за складом реквізитів і оформлення. Інакше кажучи, бланк документа одного виду на паперовому носії та його електронний шаблон не повинні відрізнятися.
Ще одна важлива вимога - електронні шаблони бланків повинні бути незмінні, тобто захищені від несанкціонованих змін. [3]
БЛАНКИ КУТОВІ І ПОЗДОВЖНІ
6.3 Бланки документів оформляються відповідно до Додатку Б. Орієнтовні межі зон розташування реквізитів позначені пунктиром. Кожна зона визначається сукупністю входять до неї реквізитів.
6.4 Залежно від розташування реквізитів встановлюється два варіанти бланків - кутовий (рисунок Б.1) і поздовжній (рисунок Б.2).
Додаток Б стандарту - це схеми розташування реквізитів документа на бланках з кутовим розташуванням реквізитів (схема Б1) (Приклад 2) і на бланках з поздовжнім розташуванням реквізитів (схема Б2) (Приклад 3). При цьому зони розташування реквізитів, позначені пунктиром, є орієнтовними.
Центрованим І флаговая РОЗТАШУВАННЯ РЕКВІЗИТІВ
6.5 Реквізити 01, 02, 03 розташовуються на верхньому полі документа над реквізитом 05 по середині зони, зайнятої цим реквізитом.
Реквізит 03 може розташовуватися зліва на рівні реквізиту 05.
Реквізити 05, 06, 07, 08, 09, 13, обмежувальні позначки для реквізитів 10, 11, 12 в межах зон розташування реквізитів розміщуються одним із способів:
- сцентрованим (початок і кінець кожного рядка реквізитів однаково віддалені від меж зони розташування реквізитів);
- прапоровим (кожний рядок реквізитів починається від лівої межі зони розташування реквізитів).
• Центрованим (по центру зони розташування реквізитів);
• флагової (по лівій межі зони).
ВИДИ бланків
6.6 Встановлюються такі види бланків документів організації:
- бланк конкретного виду документа.
Нормативними правовими актами організації встановлюються види застосовуваних бланків та їх різновиди (бланк листа структурного підрозділи, бланк листа посадової особи, бланк наказу, бланк розпорядження, бланк протоколу і ін.).
Зразки бланків документів наведено в Додатку Б.
Склад видів бланків не змінився. Однак з'явилося положення про те, що перелік видів бланків, що застосовуються в організації, повинен бути закріплений в локальному нормативному акті (ЛНА) організації. Це може бути інструкція з діловодства організації або наказ керівника, яким одночасно затверджуються види застосовуваних бланків та їх зразки (макети).
СКЛАД І РОЗТАШУВАННЯ РЕКВІЗИТІВ бланків
6.7 Загальний бланк використовується для виготовлення будь-яких видів документів, крім ділового (службового) листи.
Загальний бланк залежно від установчих документів організації та локальних нормативних актів включає реквізити 01 (02 або 03), 05, 06, 07, 13 і обмежувальні позначки для реквізитів 10, 11, 16, 17.
Бланк листа залежно від установчих документів організації та локальних нормативних актів включає реквізити 01 (02 або 03), 05, 08, обмежувальні позначки для реквізитів 10, 11, 12, 15, 17. Бланк листа структурного підрозділу додатково включає реквізит 06, бланк листа посадової особи - реквізит 07.
Бланк конкретного виду документа, крім листа, залежно від установчих документів організації та локальних нормативних правових актів включає реквізити 01 (02 або 03), 05, 09, 13 і, при необхідності, обмежувальні позначки для кордонів зон розташування реквізитів 10, 11, 16 , 17. бланк конкретного виду документа структурного підрозділу додатково включає реквізит 06, бланк посадової особи - реквізит 07.
Загальний бланк може містити (Приклад 6):
01 - «Герб (Державний герб Російської Федерації, герб суб'єкта Російської Федерації, герб (геральдичний знак) муніципального освіти)»;
02 - «Емблема»;
03 - «Товарний знак (знак обслуговування)»;
13 - «Місце складання (видання) документа»;
• реквізити, для яких на бланках проставляються обмежувальні позначки для кордонів зон:
10 - «Дата документа»;
11 - «Реєстраційний номер документа»;
16 - «Гриф обмеження доступу до документа»;
17 - «Заголовок до тексту».
Бланк листа може включати (Приклад 7):
01 - «Герб (Державний герб Російської Федерації, герб суб'єкта Російської Федерації, герб (геральдичний знак) муніципального освіти)»;
02 - «Емблема»;
03 - «Товарний знак (знак обслуговування)»;
08 - «Довідкові дані про організацію»;
• реквізити, для яких на бланках проставляються обмежувальні позначки для кордонів зон:
10 - «Дата документа»;
11 - «Реєстраційний номер документа»;
17 - «Заголовок до тексту».
Бланк конкретного виду документа включає (Приклад 8):
01 - «Герб (Державний герб Російської Федерації, герб суб'єкта Російської Федерації, герб (геральдичний знак) муніципального освіти)»;
02 - «Емблема»;
03 - «Товарний знак (знак обслуговування)»;
09 - «Найменування виду документа»;
13 - «Місце складання (видання) документа»;
• реквізити, для яких на бланках проставляються обмежувальні позначки для кордонів зон:
10 - «Дата документа»;
11 - «Реєстраційний номер документа»;
16 - «Гриф обмеження доступу до документа»;
17 - «Заголовок до тексту».
У стандарті наведено максимально можливий перелік реквізитів для кожного виду бланків документів. Щоб визначити склад реквізитів при розробці бланків документів, на практиці слід, керуватися установчими документами і ЛНА.
БЛАНКИ НА РІЗНИХ МОВИ
6.8. В органах влади і організаціях суб'єктів Російської Федерації, що використовують поряд з російською мовою як державною мовою Російської Федерації державна мова (державні мови) республік у складі Російської Федерації, використовуються бланки документів російською мовою і державною мовою (мовами) республік у складі Російської Федерації: кутові (реквізити бланка розташовуються на одному рівні: російською мовою - зліва, на державну мову (мови) республік у складі Російської Федерації - праворуч) або поздовж Перші (всі реквізити бланка російською мовою - зверху, нижче - все реквізити бланка державною мовою (мовами) республік у складі Російської Федерації).
Для листування з іноземними кореспондентами, використовують бланки на двох мовах - російською та англійською (додаток В.8) чи іншому іноземною мовою.
Для листування з іноземними організаціями стандарт рекомендує оформляти бланк на двох мовах: російській і одному з іноземних мов (найчастіше англійською) (Приклад 11).
РОЗРОБЛЯТИ НОВІ БЛАНКИ ЧИ НІ?
У зв'язку з вступом в силу нового ГОСТ організації не зобов'язані вносити зміни в бланки документів, якщо в цьому немає необхідності.
Якщо організація все ж таки ухвалить рішення про розробку нових бланків, то алгоритм дій може бути таким:
1. Керівник організації доручає службі діловодства розробити нові зразки (макети) бланків.
2. Служба діловодства організовує розробку макетів (зразків) бланків документів (розробляє самостійно або вдається до послуг спеціалізованої організації).
3. Керівник організації затверджує наказом нові зразки бланків з наступним формулюванням:
Якщо в цей же час розробляється інструкція з діловодства, нові зразки бланків можна включити в інструкцію.
4. Адміністративно-господарська служба замовляє друк бланків у друкарні, або фахівці з інформаційних технологій організації готують на підставі затверджених макетів електронні шаблони бланків.
ЯКІ ДОКУМЕНТИ СЛІД оформляти ПО НОВОМУ ГОСТ?
Співробітник направив заяву про відхід інтернет-повідомленням. Роботодавець видав наказ про розірвання трудового договору, не вказавши причину звільнення. Ростовський обласний суд зазначив, що звільнення можливе лише на підставі письмової заяви. Оскільки ця вимога не була дотримана, організації не вдалося уникнути штрафу в розмірі 40 тис. Руб.