Електронний документ визнається рівнозначним документом на паперовому носії, коли:
<или> документи складаються в рамках угоди між учасниками електронної взаємодії, при цьому застосовується посилена електронний підпис (кваліфікована або некваліфікована), встановлена угодою <1> ;
Тобто наявність електронного підпису - обов'язкова вимога для електронного документа. Якщо ви обмінюєтеся з контрагентом документами, наприклад, по електронній пошті, або складаєте первинні документи за допомогою призначених для користувача програм (Word, Excel і т. П.), Тобто без використання електронного підпису, то такі документи потрібно обов'язково роздруковувати та підписувати. Без живої підписи на папері вони не можуть бути прийняті до обліку.
Коли електронні документи потрібно роздруковувати
Первинні облікові документи, складені у вигляді електронного документа, підписаного електронним підписом, потрібно роздруковувати <4> :
<или> якщо в силу договору організація повинна представити контрагенту документ на папері;
<или> на вимогу держорганів і інших осіб, яким в силу законодавства організація зобов'язана представити паперовий первинний обліковий документ;
<или> коли застосовуються формати не дозволяють передати документ електронним способом. Наприклад, накладні (форма N ТОРГ-12) і акти приймання-здачі робіт (послуг), складені за затвердженими форматам <5>. в інспекцію можуть бути представлені в електронному вигляді по телекомунікаційних каналах зв'язку. Але якщо документи складаються за своїми форматами, то передати їх електронно до інспекції по ТКC неможливо <6> .
Податкові декларації (розрахунки), що подаються в електронному форматі через телекомунікаційні канали зв'язку, так і зберігаються віртуально.
Податковий кодекс не містить вимог про виготовлення паперових копій електронної звітності.
ПДВ-документи, складені в електронному вигляді, роздруковувати після закінчення кварталу або року не потрібно. До податкової інспекції вони можуть бути представлені в електронному вигляді по телекомунікаційних каналах зв'язку <7> .
- про рахунках-фактурах, виставлених або отриманих в електронному вигляді за затвердженими форматам <8> ;
- про журналах обліку рахунків-фактур, книгах покупок і продажів, а також про додаткові листах до них, складених в електронному вигляді за затвердженими форматам <9> .
Таким чином, саме по собі закінчення звітного (податкового) періоду не є підставою для роздрукування електронних документів, підписаних ЕЦП, зокрема податкових декларацій (розрахунків), рахунків-фактур, первинних документів, а також інших паперів, складених у вигляді електронного документа, підписаного електронним друком. Такі документи можна продовжувати зберігати в електронному вигляді і роздруковувати тільки на вимогу і при необхідності.
<7> П. 2 ст. 93, п. 5 ст. 93.1 НК РФ
Ми підготували для вас добірку з системи Консультант Плюс, яку Ви можете отримати безкоштовно.