Важливу роль в організації кадрового обліку та роботи з персоналом грає автоматизація праці працівників кадрової служби підприємства. В даний час існує цілий ряд програмних засобів, покликаних автоматизувати процеси кадрового обліку. Однією з найбільш популярних таких програм є 1С 8, яка детально розглядається в цій книзі.
Ця програма давно займає лідируючі позиції на ринку, вона вже отримала велику кількість шанувальників. До її характерних особливостей слід віднести підвищену гнучкість, налаштування, функціональну еластичність, і, як наслідок, - застосовність до особливостей практично будь-якого підприємства (торгового, бюджетного, фінансового, виробничого і т.д.).
Цей посібник розрахований на навчання широкого кола користувачів роботі з автоматизації кадрового обліку та нарахування заробітної плати за допомогою програми 1С 8. Початківці користувачі за допомогою цієї книги отримають можливість послідовного і комплексного вивчення даної конфігурації; більш досвідчені користувачі знайдуть в книзі відповіді на питання, що цікавлять і відкриють для себе нові можливості програми. Для керівних працівників вивчення даної книги також корисно - наприклад, для прийняття рішень про концептуальний напрямку побудови процесів кадрового обліку на підприємстві.
Не виключено, що в процесі вивчення програми читач знайде деяка невідповідність вмісту даної книги того, що він бачить на екрані комп'ютера - така ймовірність обумовлена тим, що програма 1С постійно вдосконалюється і допрацьовується. У будь-якому випадку, ці розбіжності не носитимуть принципового характеру.
Дана книга складається з двох частин. У першій частині розглядається конфігурація «1С Зарплата і управління персоналом 8», яка спеціально призначена для автоматизації кадрового обліку, а також розрахунку і нарахування зарплати. У другій частині ми дізнаємося, як ведеться облік заробітної плати в конфігурації «1С Бухгалтерія підприємства 8». Відзначимо, що перша частина буде набагато більше за обсягом, оскільки дана конфігурація є спеціалізованим продуктом, розробленим спеціально для кадрового обліку і розрахунку зарплати, в той час як «1С Бухгалтерія підприємства 8» - це комплексний продукт, в якому розрахунок і нарахування зарплати є лише частиною функціональності.
Глава 1.
Знайомство з програмою
У цьому розділі ми розглянемо, які ж основні завдання кадрового обліку можна вирішувати за допомогою програми «1С Зарплата і управління персоналом 8». Також коротко розглянемо структуру описуваної конфігурації.
можливості програми
Програма «1С Зарплата і управління персоналом 8» призначена для вирішення наступних завдань:
♦ Формування та редагування штатного розкладу організації та входять до її складу дочірніх підприємств;
♦ Ведення найрізноманітніших довідників: організацій, фізичних осіб, їх родичів, ступенів споріднення, військкоматів, військових звань, додаткових відпусток, навчальних закладів та ін .;
♦ Проведення анкетування співробітників;
♦ Підбір кадрів організації та їх облік з відображенням докладної інформації по кожному співробітнику (прийом на роботу, укладання трудового договору, звільнення, переведення на іншу роботу, відсутність на роботі і т.д.) відповідно до чинного законодавства;
♦ Формування та ведення графіка відпусток організації з автоматичною перевіркою несуперечності графіка;
♦ Планування зайнятості співробітників (участь в заходах, що плануються зустрічі і т.д.);
♦ Ведення персоніфікованого обліку відповідно до чинного законодавства;
♦ Роздільне ведення регламентованого та управлінського обліку;
♦ Робота з кандидатами: реєстрація резюме, оцінка кандидатів, проведення опитувань, оцінка випробувального терміну і ін .;
♦ Ведення військового обліку співробітників (призовників, військовозобов'язаних тощо), з формуванням відповідної звітності;
♦ Проведення різного роду заходів;
♦ Формування найрізноманітнішої звітності по кадровому обліку: відомості про вакансії, звіт про плинність кадрів, звіти про плановану зайнятості працівників і приміщень, звіт про стан штатного розкладу організації, звіт про фонд заробітної плати організації, а також цілий ряд довільних звітів, настройка яких виконується користувачем самостійно в залежності від своїх потреб;
♦ Рішення інших завдань кадрового обліку, наявність яких обумовлено специфікою конкретного підприємства.
У наступному розділі ми коротко ознайомимося зі структурою даної конфігурації і її основних інструментах.
Структура прикладного рішення
Розглядаючи структуру конфігурації «1С Зарплата і управління персоналом 8» слід в першу сказати про те, що можливості програми передбачають ведення кадрового обліку як в цілому по компанії, так і окремо по кожній входить до її складу організації.
Врахуйте, що вміст головного вікна програми, а також набір доступних для роботи команд, функцій, кнопок і інших інструментів залежить від того, який інтерфейс включений у вас в даний момент. Найповніший набір інструментів можна використовувати при включеному інтерфейсі «Повний». Вибір інтерфейсу здійснюється за допомогою відповідних команд підміню Сервіс▸Переключеніе інтерфейсу. Тут і далі мається на увазі, що в програмі включений Повний інтерфейс (рис. 1.1).
Мал. 1.1. Головне вікно програми
Список «гарячих клавіш»
У програмі можна використовувати так звані «гарячі клавіші». Наприклад, перехід в режим редагування документа здійснюється натисканням клавіші F2, позначка позиції на видалення (а також зняття такої позначки) - натисканням клавіші Delete, видалення позиції зі списку - за допомогою комбінації клавіш Shift + Delete (правда, для даної операції необхідна наявність відповідних прав доступу), і т.д. В даному розділі ми наводимо перелік «гарячих клавіш», які найбільш затребувані у користувачів.
Таблиця 1.1.
«Гарячі клавіші» загального призначення
Таблиця 1.2.
«Гарячі клавіші» для управління вікнами програми
Глава 2.
Підготовка до роботи
Установка пароля доступу
Щоб захистити свої дані від несанкціонованого доступу, рекомендується захистити їх паролем. Для переходу в режим введення і редагування пароля слід виконати команду головного меню програми Сервіс▸Параметри користувача - при цьому на екрані відкриється вікно, зображене на рис. 2.1.
Мал. 2.1. введення пароля
В даному вікні в полях Ім'я та Повне ім'я відображається скорочений і повний варіант імені поточного користувача. Пароль вводиться з клавіатури в полях Пароль і Підтвердження. Подвійний введення пароля необхідний для того, щоб виключити можливість появи помилки.
При необхідності введений пароль можна згодом змінити. Якщо програма захищена паролем. то при активізації команди Сервіс▸Параметри користувача на екрані відкриється вікно, в якому потрібно буде ввести наявний пароль. Тільки після введення наявного пароля відкриється вікно, зображене на рис. 2.1, в якому цей пароль можна змінити.
Якщо програма захищена паролем, то необхідно зберегти його в надійному місці - при втраті пароля доступ до даних буде неможливий.
Налаштування інтерфейсу
Для переходу в режим настройки призначеного для користувача інтерфейсу програми слід виконати команду головного меню Сервіс▸Настройка. В результаті на екрані відкриється вікно Налаштування, в якому виконуються необхідні дії. Дане вікно показано на рис. 2.2.
Мал. 2.2. Налаштування призначеного для користувача інтерфейсу
Вікно настройки призначеного для користувача інтерфейсу складається з двох вкладок: Панелі інструментів і Команди. Розглянемо порядок роботи на кожній з них.
Вкладка Панелі інструментів (вміст даної вкладки показано на рис. 2.2) призначена для управління відображенням інструментальних панелей. Щоб включити відображення необхідної панелі, необхідно встановити відповідний прапорець.
Зверніть увагу, що на рис. 2.2 деякі прапорці показані чорним кольором, а деякі - сірим. Чорними прапорцями позначаються інструментальні панелі, використання яких можливе в поточному режимі роботи, а сірими - ті панелі, які стануть доступними при переході до відповідних режими роботи. Наприклад, ми бачимо, що на рис. 2.2 панель Головне меню позначена чорним прапорцем, а панель Текст - сірим. Це означає, що головне меню буде відображатися в складі призначеного для користувача інтерфейсу постійно, а панель Текст - тільки в режимі роботи з текстовими документами (причому - в нижній частині інтерфейсу).
Спочатку на вкладці Панелі інструментів представлений перелік системних інструментальних панелей, закладених в конфігурації. Ці панелі не можна перейменовувати або видаляти. Однак користувач може самостійно створити будь-яку необхідну кількість призначених для користувача інструментальних панелей.
Для створення користувальницької панелі інструментів слід натиснути кнопку Створити - в результаті на екрані відкриється вікно, зображене на рис. 2.3.
Мал. 2.3. Створення користувальницької панелі інструментів
В даному вікні в полі Ім'я командній панелі слід з клавіатури ввести довільне ім'я створюваної панелі інструментів і натиснути кнопку ОК - в результаті нова панель буде додана в список панелей на вкладці Панелі інструментів. При необхідності для користувача інструментальну панель можна перейменувати - для переходу у відповідний режим слід виділити її в списку курсором і натиснути кнопку Перейменувати. Щоб видалити зі списку призначену для користувача панель інструментів, потрібно встановити на неї курсор і натиснути кнопку Видалити. При видаленні користувальницької інструментальної панелі слід враховувати, що система не видає додатковий запит на підтвердження операції видалення, а відразу видаляє панель інструментів зі списку.
За допомогою кнопки Скидання здійснюється відновлення параметрів системної панелі інструментів, виділеної в списку курсором, які були встановлені для неї за умовчанням. Це буває доцільно, наприклад, після редагування системної панелі для повернення до її первісного стану.
Вкладка Команди призначена для додавання до складу тієї чи іншої інструментальної панелі нових команд. Вміст вкладки показано на рис. 2.4.
Мал. 2.4. вкладка Команди
Налаштування параметрів програми
Для переходу в режим налаштування параметрів роботи програми призначена команда головного меню Сервіс▸Параметри. При активізації даної команди на екрані відкривається вікно, зображене на рис. 2.5.
Мал. 2.5. Налаштування параметрів
На малюнку видно, що дане вікно складається з трьох вкладок: Загальні, Тексти і Довідка. Зупинимося докладніше на кожній з них.
На вкладці Загальні визначається значення робочої дати, використовуваної в конфігурації. Робоча дата - це дата, яка буде за замовчуванням підставлятися під новостворювані документи і форми, використовуватися при розрахунку курсів валют, а також в інших випадках, коли конкретна дата не вказана. Якщо на даній вкладці встановити прапорець Використовувати поточну дату комп'ютера, то в якості робочої дати буде використовуватися поточна дата комп'ютера. Якщо ж даний прапорець скинутий, то робочу дату потрібно буде ввести в розташованому нижче полі Використовувати значення (за замовчуванням тут відображається поточна дата комп'ютера).
На вкладці Тексти (вміст даної вкладки показано на рис. 2.5) виконується настройка параметрів роботи з текстовими даними. Якщо встановлений прапорець Перетягування тексту, то при роботі з блоками (виділеними фрагментами) тексту можна буде виконувати його перетягування мишею за допомогою методу drag drop. При встановленому прапорці Дозволяти поміщати курсор після решт рядків курсор в тексті можна буде поміщати в кінці рядків; в іншому випадку - тільки перед символом «новий рядок», який встановлюється натисканням клавіші Enter.
Якщо встановлено прапорець Відображати прогалини і табуляції, то в текстовому документі будуть відображатися символи пробілу і табуляції. Даний режим зручно використовувати для форматування текстових документів. При встановленому даному прапорці стають доступними поля Пропуск і Табуляция; в даних полях з клавіатури вводяться символи відповідно пробілу і табуляції.
При необхідності можна включити режим, при якому символ табуляції буде автоматично замінюватися певною кількістю прогалин. Для цього потрібно встановити прапорець Замінювати табуляцію при введенні, і в розташованому нижче полі Ширина табуляції з клавіатури або за допомогою кнопок лічильника ввести необхідне число прогалин.
В поле автовідступ можна встановити або відключити режим автоматичного відступу при натисканні клавіші Enter. Необхідне значення вибирається із списку, можливі варіанти - Включити або Припинити.
В поле Шрифт здійснюється вибір шрифту, який буде використовуватися при наборі тексту. При натисканні на кнопку вибору на екрані відкривається вікно налаштування параметрів шрифту, зображене на рис. 2.6.
Мал. 2.6. Налаштування параметрів шрифту
Якщо встановлений прапорець Шрифт стилю, то необхідний шрифт вибирається зі списку, який розташований нижче даного прапорця. Праворуч розташовані два прапорці з однаковою назвою - З стилю; такий же прапорець знаходиться в виділеної області Начертание. Якщо зазначені прапорці встановлені, то параметри шрифту будуть відповідати обраному стилю. Якщо ж потрібно відредагувати параметри обраного стилю шрифту (наприклад, змінити його розмір), то потрібно скинути відповідний прапорець і вручну встановити необхідні значення.
При встановленому прапорці Системний шрифт вибір стилю шрифту здійснюється зі списку, який розташований під цим прапорцем. Прапорці З стилю використовуються таким же чином, як і при встановленому прапорці Шрифт стилю.
ПРИМІТКА
Одночасна установка прапорців Шрифт стилю і Системний шрифт неможлива.
Якщо встановлений прапорець Системний шрифт, то справа внизу вікна стає доступним поле Набір символів. В даному полі із списку вибирається необхідний набір символів.
У лівому нижньому кутку вікна настройки параметрів шрифту демонструється зразок того, як буде виглядати текст при встановлених в даний момент налаштуваннях.
Після того, як встановлені необхідні параметри шрифту, слід в даному вікні натиснути кнопку ОК - в результаті у вікні Параметри на вкладці Тексти відповідним чином буде заповнено поле Шрифт. За допомогою кнопки Скасування здійснюється закриття вікна Вибір шрифту без збереження виконаних змін.
На вкладці Довідка за допомогою перемикача Довідкова інформація вибирається спосіб представлення довідкової інформації. Якщо даний перемикач встановлений в положення Виводити в одному вікні, то всі елементи довідки будуть показуватися в одному вікні. Якщо ж вибрано значення Виводити в різних вікнах (це стандартне значення), то різні елементи довідкової інформації будуть виводитися окремо - кожен елемент в своєму вікні. Перший варіант дозволяє уникнути накопичення вікон при частому виклику різних елементів і розділів довідкової інформації; за допомогою другого варіанта можна одночасно переглядати кілька різних елементів (розділів) довідки.
Всі зміни, виконані на вкладках вікна настройки параметрів, вступають в силу тільки після натискання кнопок ОК або Застосувати. За допомогою кнопки Скасування здійснюється вихід з даного режиму без збереження виконаних змін.