Компенсація відпустки в ЗУП
Розглянемо, кому належить компенсація відпустки, в чому відмінність компенсації за невикористану подовжений відпустку від компенсації відпустки при звільненні та як це розрахувати в програмі «1С: Зарплата і управління персоналом 8».
Світлана Яхина, бухгалтер-консультант Лінії консультації ГК «Гендальф»
Кому належить компенсація
Кожному працівнику, з яким укладено трудовий договір, надається щорічна оплачувана відпустка 28 календарних днів зі збереженням посади та заробітної плати (відповідно до ст. 114 ТК РФ). Основна відпустка надається за кожний відпрацьований робочий рік. Точкою відліку початку робочого року стає момент підписання трудового договору. Використовувати відпустку може працівник, який пропрацював у роботодавця не менше 6 місяців.
Згідно ТК РФ, відпустка компенсувати можна в наступних випадках:
1. При наявності додаткового або подовженого відпустки на кількість днів, що перевищують встановлені 28 календарних днів.
Також роботодавці можуть за своїми бажаннями і можливостями встановлювати додаткові відпустки працівникам, якщо інше не суперечить законодавству.
Дні основної відпустки підсумовуються з днями додаткового, так як відпустка надається сумарно.
Розрахунок середнього заробітку
Середній денний заробіток для оплати відпусток і виплати компенсації за невикористані відпустки (# 12310; СДЗ # 12311; _комп) обчислюється виходячи з ст. 139 ТК РФ. Він розраховується за останні 12 календарних місяців шляхом розподілу суми нарахованої заробітної плати на 12 і на 29,3 (середньомісячне число календарних днів).
# 12310; СДЗ # 12311; _комп = Виплати, що включаються до розрахунку СЗ / 12 / 29,3
А середній денний заробіток для оплати відпусток (# 12310; СДЗ # 12311; _ (отп)), що надаються в робочих днях, і для виплати компенсації за невикористані відпустки визначається шляхом ділення суми нарахованої заробітної плати (СНЗ) на кількість робочих днів за календарем шестиденного робочого тижня (РД).
(# 12310; СДЗ # 12311; _ (отп)) = СНЗ / РД.
Розрахунок середньої заробітної плати працівника провадиться виходячи з фактично нарахованої йому заробітної плати і фактично відпрацьованого ним часу за 12 календарних місяців, що передують періоду, протягом якого за працівником зберігається середня заробітна плата. При цьому календарним місяцем вважається період з 1 по 30 (31) число відповідного місяця включно.
Нарахування компенсації в «1С: Зарплата і управління персоналом 8»
У конфігурації «1С: Зарплата і управління персоналом 8», ред. 2.5, компенсацію за невикористану відпустку на ту частину відпустки, що перевищує 28 календарних днів, нараховуємо наступним чином.
У «Компенсації відпустки» ставимо галочку і проставляємо кількість компенсованих днів. Потім вибираємо, по якому способу буде розрахований середній заробіток: за календарними днями або по шестиденці.
В поле «Дата виплати доходу» вказуємо дату, коли співробітник отримає грошові кошти за компенсацію відпустки. При натисканні кнопки «Розрахувати» програма автоматично розраховує суму по документу. Середній заробіток за попередні роки програма бере з бази, якщо ті раніше були занесені. Якщо немає даних для розрахунку середнього заробітку, їх можна проставити вручну на вкладці «Розрахунок середнього заробітку». Або заповнити документ «Довідка про заробіток для розрахунку допомоги». Він знаходиться в «Розрахунок зарплати по організаціям» - «Податки та внески». Для розрахунку середньої заробітку враховуються всі види виплат, які є в організації, незалежно від джерел цих виплат.
Розрахунок суми компенсації можна подивитися на вкладці «Оплата», в «Нарахування» буде стояти такий вид, як «Компенсація відпустки за календарними днями» або «Компенсація відпустки по шестиденці» в залежності від обраного способу розрахунку середнього заробітку. У ній можемо подивитися і суму ПДФО з нарахованої компенсації, і надані відрахування співробітнику. Сума ПДФО обчислюється автоматично за ставкою 13% від суми розрахованої компенсації.
Приклад компенсації за невикористану відпустку
Компенсація відпустки при звільненні
При звільненні працівника організація зобов'язана компенсувати йому невикористану відпустку, якщо він працював за трудовим договором і не менше половини місяця. Відповідно до ст. 140 ТК РФ розраховують співробітника в день його звільнення, який є останнім його робочому днем. Компенсацію призначають на ту кількість днів, яке не було використано за робочі роки в організації, тривалість роботи при цьому не грає ролі. Кількість днів підсумовується не тільки з залишком щорічної оплачуваної відпустки, але ще і з залишками подовженого і додаткової відпусток, якщо такі були покладені співробітнику.
ВРЕЗ: Норми розрахунку кількості компенсованих днів вказані в ст. 114, 115, 121 ТК РФ і в п. 28, 35 Правил про чергові й додаткові відпустки.
Якщо співробітник працював ще як сумісник, то він повинен отримати компенсацію за всі невикористані відпустки. При розрахунку компенсації необхідно керуватися наказами, підписаним керівником. Однак не варто забувати, що відповідно до ст. 137 ТК РФ при звільненні працівника ми можемо утримати за раніше оплачений і використаний відпустку.
Компенсація при звільненні у програмі
У конфігурації «1С: Зарплата і управління персоналом 8», ред. 2.5 компенсацію за невикористану відпустку при звільненні можна нараховувати наступним чином.
Спочатку оформляємо документ «Звільнення з організації», в якому не розраховується сума компенсації, але проставляється кількість днів, за які потрібно виплатити компенсацію співробітнику. У розділі «Кадровий облік» переходимо на «Кадровий облік» і створюємо документ.
Після приступаємо до заповнення документа «Розрахунок при звільненні працівника організацій», саме цей документ нараховує і розраховує суму компенсації і списує дні відпустки. У розділі «Розрахунок зарплати по організаціям» - «Первинні документи» створюємо новий розрахунок при звільненні.
Поля «Організація», «Місяць нарахування», «Співробітник», «Від», «Відповідальний» заповнюється за тим же принципом, що і в документі «Нарахування відпустки співробітникам організації».
На вкладці «Умови» у поле «Наказ» вибираємо раніше створений документ «Звільнення з організації», поле «Дата», «За період роботи з ... по", "Днів», прапор в поле «Компенсувати за невикористану відпустку» підставить автоматично з Основних напрямів. В поле «Порядок розрахунку» вибираємо вручну, по якому способу буде розрахований середній заробіток: за календарними днями або по шестиденці (спочатку проставляється за календарними днями). Якщо ми будемо виплачувати компенсації при звільненні: вихідна допомога або заробіток на час працевлаштування у відповідних полях поставляємо кількість днів. При натисканні кнопки «Розрахувати» програма автоматично розраховує суму по документу. Середній заробіток за попередні роки програма бере з бази, якщо ті раніше були занесені. Якщо немає даних для розрахунку середнього заробітку, їх можна проставити вручну на вкладці «Розрахунок середнього заробітку». Або заповнити документ «Довідка про заробіток для розрахунку допомоги». Він знаходиться в «Розрахунок зарплати по організаціям» - «Податки та внески». Для розрахунку середньої заробітної плати враховуються всі види виплат, які є в організації, незалежно від джерел цих виплат.
Розрахунок суми компенсації можна подивитися на вкладці «Оплата», в «Нарахування» буде стояти такий вид, як «Компенсація відпустки за календарними днями» або «Компенсація відпустки по шестиденці», в залежності від обраного способу розрахунку середнього заробітку. І «Вихідна допомога при звільненні» і «Зберігається заробіток на час працевлаштування» в залежності від заповнення даних по вихідній допомозі або заробітку на час працевлаштування.
Так як в самому документі розрахунку ПДФО немає, то нам необхідно зайти в документ «Нарахування зарплати» і зробити перерахунок співробітнику, виділивши співробітника і натиснувши кнопку «Розрахувати» - «Розрахувати ПІБ співробітника». На вкладці ПДФО буде врахована сума з компенсації відпустки. Проводимо документ.
Приклад нарахування компенсації при звільненні
У прикладі на рис. 2. зазначено, як виглядає документ «Розрахунок при звільненні працівника організації», створений для нарахування компенсації при звільненні.