Як навчитися рівномірно розподіляти витрати на виплату відпускних грошей працівникам протягом року, як сформувати резерв на оплату відпусток, як його витратити і яким чином поступити з резервом в кінці року.
Розповідає Тамара Сударева. старший фінансовий консультант юридичної компанії «Податківець».
Крок 1. Формування резерву
Щомісячне резервування сум відображається за кредитом рахунка 96 «Резерви майбутніх витрат» в кореспонденції з рахунками обліку витрат на виробництво і витрати на продаж.
Для цілей бухгалтерського обліку резерви на оплату відпусток формуються зручним для підприємства способом, оскільки нормативно це ніяк не визначено. Єдине, що слід пам'ятати, - обраний спосіб формування резерву повинен бути закріплений в обліковій політиці.
Якщо ви хочете уникнути відмінностей в даних бухгалтерського та податкового обліку, порядок формування і використання резерву в бухгалтерському обліку повинен бути ідентичний податкового порядку.
Ці показники є основою для визначення щомісячного відсотка відрахувань до резерв. Ставлення передбачуваної суми витрат на виплату відпускних до імовірної суми всіх виплат по заробітній платі покаже, яку суму ви врахуєте щомісяця в складі витрат для цілей оподаткування прибутку.
У деяких компаніях бувають ситуації, коли складно або неможливо створити резерв на оплату відпусток. До них відносять:
1. Організації на загальній системі оподаткування, але які застосовують касовий метод визначення доходів і витрат, оскільки в цьому випадку у витратах враховуються тільки суми фактично виплачених коштів (п. 3 ст. 273 НК РФ).
2. Організації, які застосовують спрощену систему оподаткування.
3. Організації, які сплачують ЕНВД, оскільки розмір податку при цьому податковому режимі не залежить від суми отриманих доходів (ст. 346.29 НК РФ).
Крок 2. Використання резерву
У бухгалтерському обліку витрати на оплату відпусток списуються за рахунок створеного резерву. У момент нарахування відпускних, а також при розрахунку сум внесків на обов'язкове страхування бухгалтер зробить запис по Дебету рахунку 96 і Кредиту рахунків 70, 69. Якщо до моменту нарахування відпускних раптом виявиться, що суми раніше нарахованого резерву не вистачає, тоді сума різниці відображаються за дебетом рахунки 97 «Витрати майбутніх періодів».
Крок 3. Інвентаризація резерву
В ході інвентаризації порівнюють фактичну суму зроблених в поточному році видатків на оплату відпусток з фактичною сумою відрахувань у резерв. Подальші дії залежать від отриманих результатів.
Якщо сума нарахованого резерву менше суми витрат на оплату відпусток (інакше кажучи, якщо є дефіцит резерву), різниця відноситься до складу поточних витрат на оплату відпусток (п. 3 ст. 324.1 НК РФ). У бухгалтерському обліку це оформляється записом по Дебету рахунку 20 (23,25,26,29,44) і Кредиту рахунку 96.
У разі коли сума резерву більше суми фактичних витрат на оплату відпусток, подальші дії бухгалтера залежать від бажання організації створювати резерв на оплату відпусток в наступному році.
Організація збирається створювати резерв в наступному році, не змінюючи методику формування резерву. У цьому випадку частина невикористаного в поточному році резерву можна перенести на наступний рік.
Алгоритм дій для цього випадку закріплений в пункті 4 статті 324.1 НК РФ. Наводимо його:
- визначаємо, які співробітники не використали відпустку або його частину за поточний рік;
- визначаємо точну кількість днів відпусток, не використаних такими працівниками за поточний рік;
- розраховуємо середній денний заробіток цих співробітників;
- розраховуємо, яку частину резерву можна перенести на наступний рік, або яку суму відпускних ми могли б виплатити працівникові в поточному році. Ця сума визначається множенням фактичної кількості днів не використаної співробітником відпустки на середній денний заробіток працівника з урахуванням суми страхових внесків, що відноситься до розрахованим відпускними.
Для цілей бухгалтерського обліку резерви на оплату відпусток формуються зручним для підприємства способом, оскільки нормативно це ніяк не визначено. Єдине, що слід пам'ятати, - обраний спосіб формування резерву повинен бути закріплений в обліковій політиці.
Загальна сума резерву, яку можна перенести на наступний рік, складеться з не отриманих в поточному році відпускних всіх співробітників. Ця сума приєднується до резерву на оплату відпусток майбутнього року.
Коли передбачувана сума відпускних за не використаний співробітниками в поточному році відпустка більше фактичного залишку резерву на кінець року, тоді сума перевищення включається до складу витрат на оплату праці.
Якщо передбачувана сума відпускних за не використаний працівниками в поточному році відпустка менше фактичного залишку резерву на кінець року, тоді від'ємна різниця включається до складу позареалізаційних доходів.
У бухгалтерському обліку сторнировочная запис витрат виробництва та обігу на суму невикористаного резерву на оплату відпусток провадиться в двох випадках:
1. Коли організація переносить залишок резерву на наступний рік:
Дебет 20 (23,25,26,29,44) Кредит 96 - (червоне сторно
- сума перевищення залишку резерву над сумою резерву в частині невикористаного в поточному році відпустки.
2. Коли резерв в наступному році не створюється.
Дебет 20 (23,25,26,29,44) Кредит 96 - (червоне сторно
- сторнирована зайво нарахована сума резерву на оплату відпусток.