Працездатний згуртований колектив виникає не відразу - цьому передує тривалий процес його становлення і розвитку, успіх якого визначається рядом обставин. Перш за все це мети майбутньої діяльності колективу, що відповідає внутрішнім прагненням людей, заради яких вони готові повністю або частково відмовитися від свободи рішень і вчинків і підкоритися груповий влади.
Іншою важливою умовою успішного формування колективу є наявність певних, нехай навіть незначних, успіхів в процесі спільної діяльності, які наочно демонструють її явні переваги перед індивідуальною.
Згуртований колектив не може існувати без належної сумісності утворюючих його людей: психологічної, професійної, інтелектуальної, а також правильного розподілу між ними обов'язків відповідно до здібностей і бажаннями кожного.
Для здобуття успіху офіційному колективу необхідний сильний керівник, а краще - керівник-лідер, а неофіційним - лідер, якому колектив готовий підкорятися і йти з ним до поставленої мети, незважаючи на всі труднощі.
Нарешті, кожен колектив повинен знайти свою нішу в структурі організації, де б він міг повністю реалізувати свої цілі і потенціал.
У традиційній схемі формування колективу спочатку створюється організаційна структура, потім вона «заповнюється» людьми, відносини між якими складаються стихійно, що є далеко не оптимальним. У західних фірмах часто практикується спосіб, в основу якого покладено добровільний вибір партнерів з запропонованої сукупності осіб. Сформовані симпатії і антипатії трансформуються в переваги, відбивають бажання і небажання оточуючих співпрацювати з цією особою. Виділення особистостей або груп, що бажають співпрацювати, розробляється на основі одного з варіантів соціо-графічного методу.
Відповідно до одного з варіантів кожному члену вихідного колективу, в якому все вже досить добре знають один одного, пропонується вибрати двох осіб, з якими він найбільшою мірою хотів би спільно працювати. Після чого будується соціограма переваг, по якій можна, по-перше, визначити осіб, в тій чи іншій мірі готових співпрацювати; по-друге, визначити особу керівника, якому віддано найбільшу кількість голосів; по-третє, осіб, з ким ніхто не хоче працювати і тому їх не слід включати в колектив. Можна оцінювати переваги, використовуючи бальну систему.
Різновидом соціограма є матриця взаємин. Для її складання кожному члену пропонується оцінити своє ставлення до решти за допомогою значків «0», Потім все це зводиться в шахову таблицю, з якої видно реальні взаємини людей в колективі.
Однак соціографічний метод таїть дві небезпеки: витік інформації і як наслідок конфлікт, а також те, що лідером найчастіше стає найпопулярніший, а не ділова людина.
Після виникнення колектив проходить тривалий процес організації і самоорганізації. На першому етапі в поведінці людей переважає індивідуалізм, що виражається в тому, що колеги знайомляться один з одним, демонструючи їм власні можливості. Потім відбувається зближення людей, і між ними встановлюються необхідні для роботи контакти і норми поведінки. І на останньому - третьому - етапі колектив стабілізується, формуються цілі, налагоджується співпраця, що дозволяє отримувати гарантовані результати.
Але і в подальшому колектив можуть підстерігати дві серйозні небезпеки - виникнення розкольницьких груп і бюрократизація.
Відносини в колективі породжують виникнення певних виробничих ролей, які отримали своєрідні назви: координатор, генератор, контролер, шліфувальник, ентузіаст, шукач вигод, виконавець і помічник.
Вважається, що колектив буде нормально функціонувати при повному розподілі і сумлінному виконанні всіх восьми перерахованих ролей. В іншому випадку хтось буде поєднувати окремі ролі, що неминуче призведе до виникнення внутрішньоособистісних, а потім і міжособистісних конфліктів.
Ця обставина є однією з причин недостатньої стійкості невеликих колективів. У первинних (до чотирьох осіб) воно компенсується близькістю поглядів та цілей, а ось групи від п'яти до восьми чоловік найбільш уразливі і найчастіше розколюються на дві ворогуючі частини. У цьому сенсі краще колективи, що налічують 10-12 осіб, в яких внутрішнє рівновагу досягається легше, але при подальшому зростанні вони стають менш керовані.
В рамках колективу між його членами можуть виникати такі типи відносин:
• дружня кооперація, взаємодопомога, засновані на довірі;
• дружнє змагання в рамках позитивних взаємин;
• невтручання і дистанціювання при відсутності як співробітництва, так і суперництва;
• суперництво, орієнтація на індивідуальні цілі, засновані на загальній недовірі;
• кооперація антагоністів і негативне ставлення один до одного.
Як правило, більшість людей одночасно є членами офіційного колективу і неформальних груп, тому добре ставлення з товаришами вони цінують вище подяки начальства. Якщо ці цілі збігаються або не суперечать, то офіційна лінія буде охоче підтримуватися, в іншому випадку лінія переваги буде віддаватися цілям неформального колективу.
Початок дослідження неформальних груп було покладено в 1924 р знаменитої серією експериментів, проведених Е. Мейо і групою дослідників в компанії «Вестерн Електрик» штату Іллінойс. Один з експериментів передбачав визначення впливу інтенсивності освітлення на продуктивність праці в експериментальній і контрольній групах. Несподівано було виявлено, що, збільшуючи освітленість в експериментальній групі, продуктивність зростала в обох групах. Те ж саме відбулося і тоді, коли освітлення було зменшено. Дослідники зрозуміли, що освітлення відіграє тут другорядну роль, а вирішальним значенням стало вплив неформальних контактів співробітників, що складають обидві підгрупи. Випадково вчені намацали те, що згодом призвело до виникнення найбільшого відкриття - теорії «людських відносин» в науці управління.
Дуже важливо, щоб керівники знайшли шляхи взаємодії з неформальними групами. Для цього необхідно визнати існування неформальних груп; вислуховувати думку її лідерів і членів; прораховувати при прийнятті рішень можливі негативні впливи на неформальні групи; залучати до вироблення рішень членів або лідерів неформальних груп і ін. В тих випадках, коли виникає реальна загроза руйнування організації від дій неформальної групи, необхідно вживати заходів щодо її нейтралізації.
Як в формальних, так і в неформальних об'єднаннях силу і впливовість колективу багато в чому надає конформізм групи і його членів, тобто беззастережне прийняття ними існуючого порядку речей, а отже, відмови від самостійних думок і дій. В основі конформізму лежить страх зіпсувати відносини з колективом, бути відірваним їм, піддатися остракізму (загибелі).
З точки зору інтересів колективу в цілому конформізм має чимало позитивних сторін: забезпечує виживання в критичні моменти, полегшує організацію спільної діяльності людей, позбавляє від роздумів, як себе вести, надаючи поведінки стандартність в звичайних умовах і передбачуваність в нестандартних. Конформізм як груповий тиск чи не найсильніший спосіб впливати на поведінку людини в рамках колективу, і, опинившись на самоті, він часто поступається останньому, навіть якщо він має рацію, оскільки в іншому випадку тиск може перерости у відкрите примус.