Числові дані, що містяться в осередках або є результатом розрахунку за формулами, можуть по-різному зображуватися в робочому полі таблиці. Так, може виводитися різна кількість знаків числа після коми (або десяткового дробу), змінюватися колір фону комірки, символьні рядки можуть зрушуватися в осередку в крайні положення і т.п. Для управління таким зображенням служать формати осередків. Осередок з заданим для неї форматом вважається відформатованої.
Щоб задати або змінити формат комірки або блоку потрібно виконати команду Формат, Осередки, закладка Число. У вікні форматування наведені назви використовуваних в Excel числових форматів.
Загальний. При виборі загального формату Excel сам підбирає відповідний формат відображення числа: з фіксованою комою або в експоненційної формі.
1,23Е + 09 -123Е-05 12,45677
Числовий. Число відображається із заданою кількістю десяткових знаків після коми. Додатково можна відокремити тисячі прогалиною і виділити негативні числа червоним кольором.
Число 123,567 може відображатися у вигляді 123,56 123 123,5670 залежно від кількості заданих десяткових знаків.
Грошовий. Відрізняється від числового тільки тим, що після зображення числа поміщається знак валюти і групи розрядів завжди відокремлюються пропуском.
Число 12345,67 відображається у вигляді 12 345,67р.
Фінансовий. Відрізняється від грошового винесенням знака «-» для негативних чисел в крайню ліву позицію осередку.
Час. Формат часу. Час 19 годин 25 хвилин 5 секунд так само може відображатися по-різному: 19:25 7:25 19:25:05 і т.д.
Процентний .Отображает число в осередках в процентах. Введене число 1,23 відображається у вигляді 123%.
Дробний. Використовується для подання значення у вигляді змішаного числа
ціла частина <правильная дробь>. Можливо подання до вигляді простого дробу, дробом до двох і трьох цифр, а так само частками дробів.
Число 1234,567 відображається у вигляді:
Тисячу двісті тридцять чотири 4/7 - простий дріб
Тисячу двісті тридцять чотири 55/97 - дріб до двох цифр
Тисячу двісті тридцять чотири 1/2 - половинна частка
Тисячу двісті тридцять чотири 5/8 - восьма частка
Експонентний .Чісло представляється у вигляді <мантисса>* 10 **<порядок>, де мантиса приймає значення не менше 0 і менше 10, а порядок більше -308 і менш 308. Введене число 12345 відображається на екрані як 1,23Е + 4
Текстовий. Показує число так само, як і загальний, але притискає вліво.
Всі формати. При виборі даного формату відкривається вікно, в якому перераховані шаблони всіх наведені вище форматів, а також форматів, доданих користувачем.
Формати дозволяють виводити число в потрібному вигляді і використовують такі основні символи шаблонів:
· # І 0 - цифрові шаблони. Якщо в цілій частині числа більше цифр, ніж символів в шаблоні, то вони все одно відображаються повністю. Дрібна частина числа округляється відповідно до кількості знаків 0 або # праворуч від коми в шаблоні, але якщо це знаки 0, то в числі додаються відсутні нулі;
·, - місце десяткової коми. Якщо в форматі перед десяткової коми стоїть тільки #. то в числах, менших одиниці, в цілій частині нуль не відображається;
· \ - зворотний слеш, відображається будь-який наступний за ним символ;
·% - відсотки. Число множиться на 100 і додається знак%;
· Пробіл - вставляється пробіл між цифрами в цілій частині числа.
Незначущі нулі виводяться
Для форматування чисел на панелі інструментів Форматування присутні п'ять кнопок: грошовий формат, процентний, поділ тисяч, додавання одного десяткового знака до формату числа і видалення одного десяткового знака з формату числа.
Для форматування числових даних активізуйте комірку або виділіть діапазон комірок і натисніть на одну з кнопок форматування на панелі інструментів Форматування.
При натисканні на кнопку Грошовий формат число представляється в грошовому стилі, наприклад, 1,2 представляється у вигляді 1,20 р.
При натисканні на кнопкуПроцентний формат числа перетворюються в відсотки, так 1,2 буде представлено у вигляді 120%.
При натисканні на кнопку Формат з роздільниками в цілій частині числа вставляються прогалини між тріадами цифр, наприклад, число 1240000 представляється у вигляді 1 240 000.
При натисканні на кнопку Збільшити Розрядність додається один розряд в дробової частини числа: число 1,2 представляється у вигляді 1,20.
При натисканні на кнопку Зменшити Розрядність видаляється один розряд в дробової частини числа.
При форматуванні осередків потрібно враховувати наступні зауваження:
1. При створенні будь-якої таблиці, яка містить нетекстові дані, перш ніж записувати дані в таблицю, потрібно задати формат осередків, в які ці дані будуть заноситися.
2. Формат комірки впливає тільки на відображення вмісту комірки, і ніяк не впливає на саме вміст комірки.
3. Формат комірки запам'ятовується Excel незалежно від самого значення, Формат не змінюється при зміні вмісту комірки або навіть її типу.
4. Для осередків типу «формула» форматується результат обчислення за формулою.
5. Якщо для комірки заданий некоректний формат (наприклад, формат Дата для комірки, що містить текст), то Excel його запам'ятає, але не буде використовувати для відображення осередки.