Відрядження в багатьох фірмах є невід'ємною частиною діяльності, яка вимагає спеціального документального підтвердження і оформлення. Співробітникові, який був у відрядженні, необхідно відзвітувати не тільки про проживання в готелі, а й про проведені під час перебування в іншому місті витратах. Він повинен надати офіційні документи від готелю за проживання, бланки 3г є одними з них, однак зараз вони вже не є обов'язковими для пред'явлення.
Що являє собою 3г?
Рахунок готелю за формою 3г є квитанцією готелю за проживання, бланк цей необхідний для бухгалтерської звітності. Заповнюється цей документ при оформленні оплати за заброньований номер і за проживання в ньому. Крім цього, бланки готельних чеків заповнюються за надані інші платні послуги готелю. На даний момент ця форма скасована, однак, на деяких підприємствах для звітності необхідно надати саме цей бланк.
Звітна форма n 3г, зразок заповнення якої представлений в будь-якому готелі, повинна містити певні реквізити, в тому числі:
Рахунок форми 3г, скачати бланк якого є можливість на сайті готелю, заповнюється зазвичай в трьох примірниках. Один залишається на руках у клієнта, другий готельний рахунок за проживання форми 3г здається для звітності в бухгалтерії, а третій до виїзду клієнта зберігається в картотеці готелю.
Рахунок на оплату за проживання в готелі та бланк, який підтверджує це, використовувалися в обов'язковому порядку до того часу, поки не з'явилася система взаєморозрахунків за допомогою каси.
Оплата раніше проводилася тільки готівкою, при цьому документ форми 3г і готельний бланк з печатками і підписами керівництва готелю були єдиними підтверджують витрати документами.
Сьогодні будь-яке підприємство, яке надає платні послуги, використовує в обов'язковому порядку касові апарати. Кожна ККМ зареєстрована в податковому органі, тому перевірити чек не складе труднощів. Такий касовий чек містить всю інформацію бланка або квитанції про оплату за проживання в готелі, скачати його є можливість безкоштовно. Тому додаткового підтвердження всіх витрат в формі 3г, яка є бланком суворої звітності, не потрібно.
Чим можна замінити форму 3г?
Затвердження документообігу в кожній організації регламентується керівником і керуючим органом. Керівництво має право вирішити, що касового чека з готелю буде недостатньо для звіту за відрядження. Зараз незрозуміло, форма 3г діє чи ні. Що робити в такому випадку?
Відповідальні особи готелю можуть бланк готельного чека завантажити і підписати типовий договір на надання тієї чи іншої послуги з відрядження співробітником.
Підписаний офіційний договір і наявний чек ККМ можуть стати підтвердженням оплати послуг готелю. Вони будуть підтвердженням того, що співробітник компанії в конкретний період часу проживав в даному готелі і користувався його послугами.
Якщо немає можливості зразок рахунку готелю за формою 3г скачати і скласти договір, можна попросити оформити співробітників готельного комплексу документ у вільній формі, що підтверджує все вироблені витрати.
У більшості російських готелів сьогодні вибувають людям видається офіційний рахунок і касовий чек. Ці документи, що підтверджують витрати на відрядження, відповідають бланку готельного рахунку за формою 3г, скачати його можна безкоштовно. У подібні документи можна включити не тільки вартість проживання, а й оплату додаткових послуг готелю за даний період.
Крім цього, при необхідності керівництво готелю готове запропонувати проживають в готелі співробітникам компаній на додаток до касового чеку та рахунку за послуги рахунок-фактуру для суворої бухгалтерської звітності.