«Електронний документ - інформація, зафіксована на матеріальному носії у вигляді набору символів, звукозапису або зображення і призначена для передачі в часі і просторі з використанням засобів обчислювальної техніки та електрозв'язку з метою зберігання та громадського використання. Електронні документи мають технологічну специфіку. Інформація, що міститься в них інформація не може сприйматися людиною в тій фізичній формі, в якій вона зафіксована на матеріальному носії »]. Лише після декодування ця інформація набуває зрозумілий для користувача вигляд (зображення на екрані монітора, принтерна роздруківка і т.п.)
Основна перевага електронного документообігу - підвищення оперативності роботи з документами і прийняття рішень. Важливий і економічний фактор - впровадження системи електронного документообігу дозволяє скоротити загальні витрати на документообіг і значно спростити роботу з документами.
Використання електронних документів дає масу переваг для користувачів:
1. Прискорення процесів документообігу;
2. Здатність передавати документ по цифрових каналах зв'язку;
4. Теоретична можливість вічного зберігання;
5. Необмеженість примірників, що мають юридичну силу і ін.
Відповідно до закону, до електронного документа ставляться такі вимоги: він повинен
# 63; створюватися, оброблятися, передаватися і зберігатися за допомогою програмних і технічних засобів;
# 63; мати структуру, встановлену законом, і містити реквізити, що дозволяють її ідентифікувати;
# 63; бути представленим у формі, зрозумілій для сприйняття людиною.
текст набирається шрифтом Times New Roman кеглем не менше 12, рядковим, без виділення, з вирівнюванням по ширині;
абзацний відступ повинен бути однаковим і дорівнює по всьому тексту 1,27 см;
рядки поділяються полуторним інтервалом;
поля сторінки: верхнє і нижнє не менше 20 мм, ліве не менше 30 мм, праве не менше 10 мм;
напівжирний шрифт не застосовується;
дозволяється використовувати комп'ютерні можливості акцентування уваги на певних термінах, формулах, теоремах, застосовуючи шрифти різної гарнітури;
введення і висновок не нумеруються.
2 Основну частину роботи слід ділити на розділи та підрозділи:
1. розділи та підрозділи повинні мати порядкову нумерацію в межах всього тексту, за винятком додатків;
2. нумерувати їх слід арабськими цифрами;
3. номер підрозділу включає номер розділу і порядковий номер підрозділу, розділені крапкою;
4. після номера розділу і підрозділу в тексті крапку не ставлять;
5. розділи та підрозділи повинні мати заголовки;
6. заголовки розділів і підрозділів слід друкувати з абзацного відступу з великої літери без крапки в кінці, не підкреслюючи;
7. якщо заголовок складається з двох речень, їх розділяють крапкою;
8. переноси слів в заголовках не допускаються;
3 Нумерація сторінок текстових документів:
1. сторінки робіт слід нумерувати арабськими цифрами, додержуючись наскрізної нумерації впродовж усього тексту робіт;
2. титульний лист включають до загальної нумерації сторінок робіт;
3. номер сторінки на титульному листі не проставляють;
4. номер сторінки проставляють у центрі нижньої частини листа без точки.
Електронний цифровий підпис - реквізит електронного документа, призначений для захисту даного електронного документа від підробки, отриманий в результаті криптографічного перетворення інформації з використанням закритого ключа електронного цифрового підпису та дозволяє ідентифікувати власника сертифіката ключа підпису, а також встановити відсутність спотворень інформації в електронному документі. Електронний цифровий підпис в електронному документі рівнозначна власноручного підпису в документі на паперовому носії при одночасному дотриманні наступних умов:
сертифікат ключа підпису, що відноситься до цієї електронного цифрового підпису, не втратив силу (діє) на момент перевірки або на момент підписання електронного документа при наявності доказів, що визначають момент підписання; -подтверждена справжністю електронного цифрового підпису в електронному документі; електронний цифровий підпис використовується відповідно з відомостями, зазначеними в сертифікаті ключа підпису.
При цьому електронної документ з електронним цифровим підписом має юридичне значення при здійсненні відносин, зазначених в сертифікаті ключа підпису.
Хеш-функція захищається електронного документа є унікальне число, що отримується з вихідного документа шляхом його перетворення за допомогою складного, але відомого алгоритму (хеш-функції).
Хеш-функція чутлива до всіляких перекручень вихідного електронного документа, тобто зміна (спотворення) хоча б одного знака в вихідному документі призводить в середньому до спотворення половини знаків хеш-значення. Крім того, вона влаштована таким чином, що, по-перше, по хеш-значенням документа не можна відновити вихідний електронний документ, а по-друге, практично неможливо відшукати два різних електронних документа, які володіли б одним і тим же хеш-значенням.
Схема формування електронного цифрового підпису під електронним документом його творцем (відправником) передбачає обчислення хеш-функції цього документа і шифрування цього значення за допомогою секретного ключа відправника.
Результатом шифрування і є значення ЕЦП як реквізит електронного документа, яке пересилається одержувачу разом з цим документом.
Оскільки електронний цифровий підпис - засіб захисту інформації, що надає можливість контролю цілісності і підтвердження дійсності електронного документа, то ЕЦП повинна забезпечувати виконання таких основних функцій:
підтверджувати, що підписує особа свідомо підписало електронний документ;
підтверджувати, що документ підписало саме підписувача і тільки воно;
ЕЦП повинна істотно залежати від підписується документа, в тому числі від наявних в ньому відміток часу;
підписувача не повинно мати можливості відмовитися згодом від факту підпису електронного документа.
підпис автентичний, тобто з її допомогою одержувачу документа можна довести, що вона належить підписує;
підпис неподделиваема, тобто є доказом, що тільки та людина, чий автограф стоїть на документі, міг підписати цей документ;
підпис нестерпна, тобто є частиною документа і тому перенести її на інший документ неможливо;
документ з підписом є незмінним;
будь-яка особа, що володіє зразком підпису, може упевниться, що документ підписаний власником підпису.
Розвиток сучасних засобів безпаперового документообігу, засобів електронних платежів немислимо без розвитку засобів докази автентичності та цілісності документа. Таким засобом є електронно-цифровий підпис (ЕЦП), яка зберегла основні властивості звичайного підпису.