Електронні таблиці - це спеціальні інтерактивні форми для виконання математичних розрахунків. Основні типи даних, якими в них використовують: числа, дати, формули і символьні рядки. Програми для обслуговування електронних таблиць називають табличними процесорами. Найбільш популярний табличний процесор Microsoft Excel. як і текстовий процесор Microsoft Word. входить в пакет офісних додатків Mictosoft Office.
Характерна особливість електронних таблиць, що відрізняє їх, наприклад, від текстових таблиць Microsoft Word, полягає в тому, що між осередками можуть діяти внутрішні інформаційні зв'язки, засновані на формулах. Тобто при зміні значення в одній комірці можуть автоматично змінюватися значення в інших осередках, пов'язаних з вихідної через формули.
1. Основні поняття Excel
Основний об'єкт Excel називається робочою книгою - він зберігається в файлі з розширенням імені .XLS. Робоча книга складається з робочих аркушів. У момент створення нової робочої книги в ній створюються три робочих листа. Перемикаються між ними за допомогою ярликів. За замовчуванням ярлички називаються: Лист 1, Лист 2, Лист 3. Змінити назви робочих аркушів і додати додаткові аркуші можна за допомогою контекстного меню ярлика.
Робочий лист має разграфку: стовпці і рядки, - але це ще не таблиця, а тільки її заготовка. Реальною таблицею Excel вважається прямокутна область, що має заповнені осередки. Тобто робоча таблиця займає лише частину робочого листа. Більш того, на одному аркуші може бути створено безліч робочих таблиць (рис. 1).
Всі операції на робочому листі виконуються з активною коміркою. Одна осередок робочого аркуша активна завжди. Вона виділяється темною рамкою, що грає роль курсору введення. Рамку активного осередку переміщують за допомогою клавіш управління курсором або покажчиком миші.
Рис.1. Один робочий лист Excel може містити кілька електронних таблиць
Робочий лист має до 256 стовпців і до 65536 рядків. Стовпці позначають великими латинськими літерами від А до Z і далі дволітерні комбінаціями: АА, АВ. IU, IV. Рядки нумерують від 1 до 65536.
У групових операціях групу осередків розглядають як одне ціле. Ця група називається діапазоном. Якщо в діапазон входять осередки одного рядка, він записується зазначенням через двокрапку початковій і кінцевій осередки, наприклад B15: F15. Якщо в діапазон входять осередки одного стовпця, він записується зазначенням верхньою і ніжніше осередків, наприклад С1: С9. Такі діапазони є одновимірними.
2. Введення і редагування вмісту комірок
Окрема осередок таблиці може містити текст. число або формулу. а також залишатися порожньою (календарні дати сприймаються програмою як кількість мілісекунд, що минув після певної дати, взятої в якості точки відліку).
Тип даних осередку визначається автоматично при їх введенні. Якщо ці дані можна інтерпретувати як число, табличний процесор так і надходить. В іншому випадку дані розглядаються як текст. Формули (і тільки формули) починаються з символу = (знака рівності).
За замовчуванням текст в осередках вирівнюється по лівому краю, числа - по правому. Замість формули в осередку відображається результат обчислення виразу, що міститься в правій частині формули. Якщо це число, то воно також вирівнюється по правому краю.
Вводити дані можна безпосередньо в поточну комірку або в рядок формул. Рядок формул - це спеціально виділене поле у вікні програми. Поточний текст комірки відображається і в ній, і в рядку формул. Місце введення відзначається текстовим курсором.
Почати введення можна просто натисканням алфавітно-цифрових клавіш. У цьому випадку дані, які розташовувалися в поточному осередку, заміщуються текстом, що вводиться. Якщо клацнути на рядку формул або двічі на поточному осередку, старе вміст комірки не видаляється - з'являється можливість його редагування.
Щоб завершити введення, досить натиснути клавішу ENTER. Якщо дані вводилися в поточну комірку, то поточної стане осередок, розташована під тією, в яку вводилися дані. Завершити введення можна і за допомогою курсорних клавіш - вони дозволяють самостійно вибрати наступну поточну комірку. Ці прийоми зручні, коли проводиться масове введення даних в таблицю.
Щоб скасувати внесені зміни і відновити старе вміст комірки, треба натиснути клавішу ESC. Для очищення поточного осередку або виділеного діапазону найпростіше використовувати клавішу DELETE.
Копіювати і переміщати значення осередків в електронній таблиці можна двома способами. Для окремих осередків і невеликих діапазонів можна застосовувати перетягування. Для великих діапазонів зручніше працювати через буфер обміну.
Щоб скопіювати або перемістити поточну комірку (діапазон) методом перетягування, в програмі Excel треба навести курсор миші на рамку поточної комірки. Він набуде вигляду стрілки. Тепер осередок можна перетягнути в будь-яке місце робочого листа. При перетягуванні можна використовувати і праву (додаткову) кнопку миші. При відпуску кнопки з'явиться меню, в якому можна вибрати характер виконуваної операції.
Передача даних через буфер обміну в програмі Excel має деякі особливості, пов'язані з труднощами контролю. Помістити фрагмент таблиці (виділений діапазон) в буфер обміну можна за допомогою стандартних команд. При цьому дані на робочому аркуші виділяються, але (при вирізанні) будуть збережені.
Вставка даних можлива тільки відразу після їхнього надходження до буфер обміну. Спроба зробити щось інше скасовує операцію копіювання (переміщення). Це міра безпеки від випадкового знищення даних. Місце вставки визначається шляхом вказівки осередку в верхньому лівому кутку області вставки. Можна також виділити діапазон, в точності відповідний Копійований.
4. Автоматизація введення даних
Для спрощення введення текстових даних, що повторюються в осередках одного стовпця, служить метод автозавершення.
В ході введення символів програма перевіряє збіг введених даних з вмістом попередніх осередків даного стовпця. Якщо виявлено однозначне відповідність, текст автоматично доповнюється. Натискання клавіші ENTER зберігає запропонований варіант. Якщо потрібно ввести інше значення, введення можна продовжувати, не звертаючи уваги на виявлене збіг.
Засіб автозавершения працює тільки на ділянці таблиці, що не містить порожніх клітинок. Залишивши в стовпці вільну позицію, можна обмежити пропоновані варіанти автозаповнення тільки тими даними, які розташовані нижче неї.
Рис.2. механізм автозаповнення
При роботі з числовими даними використовується метод автозаповнення. Маркер заповнення розташовується в правому нижньому кутку рамки поточної комірки. Перетягуючи цей маркер, можна "розмножити" вміст поточної комірки в вертикальному або горизонтальному напрямку.
При автозаповнення можна ефективно використовувати спеціальну кнопку миші. В цьому випадку при відпуску кнопки відкриється меню вибору операції. Найбільшу свободу вибору надає пункт, який в програмі Excel називається П р о г р е з с і я. Можна вибрати тип прогресії, величину кроку і граничне значення. Заповнення осередків даними відповідно до заданих параметрів програма виконує автоматично.
5. Обчислення в електронних таблицях
Обчислення в електронних таблиця: виробляються за допомогою формул. Запис формули завжди починається з символу =. Формула може містити константи, посилання на комірки і функції, з'єднані знаками математичних операцій. Порядок виконання дій, відмінний від прийнятого в математиці, задається за допомогою дужок.
Якщо комірка містить формулу, то ній відображається тільки результат обчислення цієї формули. Для поточної осередки сама формула відображається в рядку формул.
Працюючи з електронними таблицями, не слід виконувати обчислення "в умі", навіть якщо вони дуже прості. Наприклад, якщо комірка D2 повинна містити подвоєне значення сусідньої комірки С2, слід вписати в осередок D2 формулу = С2 * 2. Порушення цього простого принципу призводить до виникнення: яких важко помилок.
При редагуванні формули комірки і діапазони, від яких залежить значення результату, зазвичай маркуються кольором. Це полегшує редагування і перевірку правильності формул.
Цей принцип служить для того, щоб можна було вільно копіювати і переміщати таблиці цілком (або їх блоки) з одного місця робочого листа в інше місце, і взагалі на інший робочий лист або в іншу робочу книгу.
Нехай, наприклад, робочий аркуш містить таблицю цілочисельних значень для функції у = ах 2. В осередку А1 зберігається значення коефіцієнта а. В комірках стовпчика В (від В1 вниз) містяться цілочисельні значення аргументу х. Припустимо, що нам потрібно розрахувати в стовпці С значення функції у. Для цього введемо в осередок С1 наступну формулу:
Тепер можна поширити методом автозаповнення цю формулу на всі інші комірки стовпчика С. В кожному осередку вийде вірна формула. Наприклад, комірка С5 буде містити наступну формулу:
Коректні значення змінної у будуть автоматично зробити перерахунок як при зміні коефіцієнта а. так і при зміні аргументу х.
7. Використання стандартних функцій
Після того як функція обрана, вона автоматично заноситься в формулу. На екрані з'являється спеціальна палітра для завдання параметрів функції. Якщо курсор встановлений в поле введення параметра, в нижній частині палітри з'являється текст, що описує призначення даного параметра.
Якщо ім'я параметра відображається напівжирним шрифтом, цей параметр є обов'язковим. Білі використаний звичайний шрифт, то даний параметр можна опустити. У деяких функціях опущений параметр ігнорується, в інших для нього вибирається стандартне значення, прийняте за умовчанням.
8. Помилки в формулах
Рис.5. При виявленні помилки, поряд з осередком з'являється елемент управління,
розкриває меню для вибір дій
9. Друк документів Excel
Згадаймо, що текстовий процесор Microsoft Word призначений в першу чергу для розробки друкованих документів. Тому в ньому робота починається з налаштування параметрів друкованої сторінки або (що те ж саме) з вибору налаштованого шаблону. На відміну від текстового процесора табличний процесор призначений, в першу чергу, для роботи з робочою книгою в електронному вигляді, і параметри друкованої сторінки не налаштовують, поки не виникне необхідність надрукувати якийсь фрагмент даних (зазвичай підсумкових). Діалогове вікно настройки параметрів друкованої сторінки відкривають командою Файл> Параметри сторінки.
Що робити, якщо таблиця не розміщується на одному друкованому аркуші? Якщо таблиця не вміщується на робочому аркуші по вертикалі, це не страшно - її просто друкують на кількох аркушах. Гірше, коли таблиця не вміщується на робочому аркуші по горизонталі. Існує безліч способів вирішити цю проблему.
1. Увімкніть горизонтальне располо ються друкованого аркуша: Файл> Параметри сторінки> Сторінка> Орієнтація альбом-па.
2. Зменшіть до мінімального горизонтальні розміри стовпців таблиці методом автопідбору. (В рядку заголовків стовпців навести курсор миші на межу між стовпцями і, дочекавшись, коли покажчик миші змінить форму, виконати подвійне клацання).
3. Тимчасово сховайте неінформативні стовпці, що не містять даних, не обхідних в друкованому документі. (Клацнути спеціальною кнопкою миші на заголовку стовпця і вибрати в контекстному меню пункт Приховати.)
Щоб знову відкрити прихований стовпець, наведіть курсор миші в рядку заголовків стовпців на область розташування прихованого стовпця (трохи правіше правої межі) і уловите момент, коли курсор миші змінює форму. коли покажчик миші змінює форму. Відкрийте контекстне меню і виберіть у ньому пункт Перевернути.
4. Роздрукуйте не всю таблицю, а тільки виділений фрагмент. Протягуванням миші виділіть прямокутний діапазон і в діалоговому вікні Друк (Файл> Друк) включите перемикач Виділений діапазон.
5. Зменшіть розмір шрифту, використаного для представлення даних в осередках таблиці. (Виділити таблицю цілком клацанням на кнопці в лівому верхньому кутку, утвореної перетинанням рядка заголовків стовпців і стовпцем заголовків рядків. Далі дати команду Формат> Осередки> Шрифт і вибрати зменшений розмір шрифту. Після зменшення розмірів символів повторити операцію автопідбору ширини стовпців).
6. Якщо ніякі інші засоби не дають бажаного результату, включіть режим друку з одночасним масштабуванням таблиці: Файл> Параметри сторінки> Сторінка> Масштаб>
Встановити NN% від натуральної величини.
Якщо немає можливості роздрукувати таблицю на одному аркуші, налаштовують режим друку на декількох аркушах, після чого паперові листи склеюють вручну.