Облік договорів в компаніях, як правило, побудований однотипно: всі оригінали та додатки збирають в одному канцелярському файлі, а потім підшивають до іншими договорами в папку. В Excel ведеться реєстр. Але, коли кількість договорів помітно зростає, Excel стає незручним. Дмитро Привалов, начальник фінансово-економічного відділу ТОВ «Іркутскенергосвязь», поділився своїм досвідом і розповів, яка програма допомогла їм налагодити в компанії ідеальний облік договорів. Вона досить гнучка, тому її можна використовувати на будь-якому підприємстві.
Недоліки обліку договорів в Excel
По-перше, він хороший для побудови електронних таблиць і обчислень. Але не підходить для ведення громіздких списків. У ньому неможливо створити окремі довідники контрагентів, відділів, співробітників та ін. Необхідні для ведення реєстру договорів.
По-друге, для пошуку відомостей за заданими критеріями в Excel кожен раз доводиться налаштовувати спеціальний фільтр. Іноді при вибірці необхідно застосовувати по 5-6 умов, і на це йде дуже багато часу.
По-третє, висока ймовірність помилок, що допускаються на етапі введення даних. З досвіду роботи видно, що найчастіше помиляються при введенні найменування компанії, з якою укладено договір. А неправильно введена один раз інформація може тиражуватися далі.
Саме ці причини спонукали ТОВ «Іркутскенергосвязь» відмовитися від обліку договорів з використанням Excel і перейти на систему, яка будувалася б на основі бази даних.
Нову базу даних створили на основі MS Access
В якості майбутньої платформи для бази даних була обрана MS Access. Ця система дуже поширена, тому що входить в пакет MS Office. В результаті програма включила в себе найнеобхідніші функціональні блоки.
«Пошук по базі». Функціонал зрозумілий з назви. Пошук можна вести по будь-якому поєднанню реквізитів, навіть за фрагментом (див. Рис. 1).
«Новий договір». За допомогою цього розділу можна додати новий документ в базу даних і прикріплювати файли зі сканованими копіями договорів (див. Рис. 2).
«Довідники». Тут можна вводити нові дані - контрагенти, статус договору, відділи, статті бюджету і редагувати вже існуючі.
«Звітність». Блок дозволяє формувати реєстри укладених контрактів. Передбачено два типи звітів: експрес-звіт (виводить список договорів за певний період часу) і конструктор звітів (формує список за заданими критеріями).
«Налаштування». Тут можна налаштувати параметри бази даних - назва компанії, яка відображається в заголовку, а також ключові поля. Також, наприклад, можна вказати поля, обов'язкові для заповнення при додаванні нового договору.
Більш докладний опис функцій кожного розділу і наочні приклади наведені в інструкції з користування програмою.
Рекомендації для застосування в роботі
Якщо компанія вирішить впровадити у себе цю програму, то, виходячи зі свого досвіду, Дмитро Привалов рекомендує дотримуватися наступних правил.
1. Доручити внесення даних в програму одному співробітнику і закріпити внутрішнім розпорядженням частоту, з якою буде поповнюватися база. Є два варіанти: або календарна періодичність (наприклад, раз на тиждень), або за кількістю накопичених нових договорів (наприклад, кожні десять документів).
2. Відразу визначитися з набором можливих статусів договорів. Наприклад, в «Іркутскенергосвязі» використовуються статуси «Чинний» (за договором здійснюються регулярні платежі), «Закритий» (припинив свою дію), іноді застосовується «Разова угода».
3. Не змішувати в одній базі клієнтські договори і контракти з постачальниками. Зручніше, якщо у комерційної служби база буде окремою.
5. Не заводити в базу окремі записи на додаткові угоди. Досить примітки у файлі, що у договору є додатки. Додаткова угода треба додати в кінець вже існуючого pdf-файлу.
6. Ставити штамп з внутрішнім номером договору і датою його реєстрації.
1. Зрозумілий інтерфейс дозволяє кожному користуватися програмою незалежно від рівня комп'ютерної грамотності.
2. Наскрізна індексування всіх договорів. Документ потрапляє в систему в режимі реального часу, його можна відразу знайти без додаткового оновлення бази.
3. Зручний настроюється пошук потрібної інформації.
4. Формування реєстрів договорів.
5. Прив'язка до сканованою копії договору.
Підготовлено у співпраці з редакцією журналу «Фінансовий директор»
