Довідник «Користувачі» призначений для зберігання списку користувачів, яким дозволена робота з системою 1С: Підприємство.
Основне призначення довідника - ідентифікація користувача при початку роботи з конфігурацією. Найчастіше вміст цього довідника повторює список користувачів, створюваний в Конфігураторі.
При запуску 1С: Підприємства від імені користувача, зафіксованого в Конфігураторі, але відсутнього в довіднику користувачів, він автоматично поміщається туди, і про це видається повідомлення.
Список користувачів можна об'єднувати в групи (підгрупи). Наприклад, можна створити такі групи користувачів: адміністратор, менеджери, бухгалтери.
Код елементів довідника «Користувачі» - текстовий. Як значення коду записується «Ім'я користувача», яке задано даному користувачеві в Конфігураторі в списку користувачів системи. При вході в систему конфігурація визначає користувача, який працює з системою, за випадковим збігом імені користувача в Конфігураторі і імені користувача в довіднику «Користувачі».
Інформація про всі дії користувача при роботі з інформаційною базою відображаються в журналі реєстрації. Журнал реєстрації викликається з пункту меню «Сервис» - «Журнал реєстрації». Детальний опис порядку роботи з журналом реєстрації наведено в книзі «Керівництво користувача».
На закладці «Налаштування» визначаються налаштування користувача. Налаштування користувача згруповані.
У групі «Менеджер контактів» визначаються порядок роботи користувача має поштовий клієнт і значення за замовчуванням, які заповнюються в календарі користувача, при введенні подій і нагадувань.
У групі «Набір персоналу» визначаються режим роботи однойменного робочого місця менеджера з персоналу.
Для кожного користувача можуть бути задані значення за замовчуванням ( «Основні значення для підстановки в документи і довідники»), які будуть заповнюватися при оформленні нових записів в довідниках і в документах. Одним із значень за замовчуванням є «Основний відповідальний».
Основний відповідальний - це той співробітник, який контролює дії користувача і відповідає за правильність оформлення документів. В якості відповідального співробітника може бути, наприклад, менеджер із закупівель, який відповідає за оформлення операції купівлі. У той же час конкретні документи можуть виписувати різні користувачі: документи надходження виписує комірник, а документи оплати реєструє касир або бухгалтер. Інформація про відповідальне співробітника, заданим за замовчуванням для користувача, в подальшому буде заповнюватися при оформленні нових документів. В якості відповідального співробітника може бути призначений і сам користувач.
Завдання прав користувачам
Для кожного користувача може бути заданий певний набір прав, який визначається тими ролями, які призначаються користувачеві. Одні і ті ж ролі можуть бути призначені декільком користувачам.
Наприклад, всім співробітникам відділу кадрів призначається роль «Кадровик регламентованих даних», менеджеру, який займається набором персоналу, призначається роль «Менеджер по набору персоналу», а всім розраховувачів - «Розраховувач регламентованої зарплати».
У той же час один і той же користувач може поєднувати кілька ролей. Наприклад, в невеликій компанії роботою з персоналом займається одна людина, тому йому призначено дві ролі «Кадровик регламентованих даних» і «Менеджер по набору персоналу». Для кожної ролі (адміністратор, кадровик, розраховувач, менеджер по персоналу) може бути призначений свій інтерфейс. При вході в програму для користувача буде завантажений інтерфейс, відповідно до встановлених для нього ролями.
Крім цього, безпосередньо в конфігурації можна задати ще й додаткові права для користувачів. Додаткові права задаються для ролей користувача.