Довідка про підтверджуючі документи (СПД) - інструмент, застосовуваний державою для обліку валютних операцій в рамках валютного контролю. Основне призначення довідки - підтвердження обгрунтованості платежів в іноземних грошах, здійснюваних резидентами РФ. В якості агента валютного контролю банк зобов'язаний відстежувати операції своїх клієнтів на предмет відповідності законодавству, виявляти неправомірні угоди і передавати отриману інформацію вищим органам.
Хто і кому повинен надавати СПД?
- юросіб, що займаються імпортно-експортними операціями;
- юросіб та ВП, що надають послуги та виконують роботи за кордоном;
- некомерційних організацій, що здійснюють розрахунки з іноземними партнерами.
Оформивши паспорт угоди на договір із закордонним контрагентом в обраному підрозділі банку, резидент зобов'язаний обґрунтувати валютні транзакції довідкою про підтверджуючі документи, поданої разом з позначеними в ній паперами. СПД формується на документ, що засвідчує факт поставки товару або надання послуг за контрактом з нерезидентом (акт виконаних робіт, рахунок на оплату і т.д.). Прийнявши довідку, банк підшиває її в досьє з валютних операцій.
Де взяти бланк довідки?
Для оформлення СПД існує спеціальна форма 0406010, розроблена ЦБ РФ - органом, уповноваженим здійснювати валютний контроль. Але оскільки паспорт угоди відкривається в певному банківському відділенні, бланк довідки про підтверджуючі документи для валютного контролю логічно запитувати там же.
Документ, оформлений на «чужому» бланку, можуть і не прийняти: заздалегідь дізнайтеся, чи можна завантажити «правильний» шаблон на офіційному сайті фінансової установи або заповнити форму СПД в інтернет-банку для юросіб. Всі операції по одному валютному договору потрібно здійснювати тільки в тому відділенні, де було отримано дозвіл на угоду: саме там проводилася паспортизація, там же знаходиться досьє, і через це ж підрозділ оформляються валютні транзакції.
Як заповнити СПД?
Порядок складання довідки прописаний все в тій же 138-й Інструкції:
- Якщо ви взяли бланк безпосередньо в банку, швидше за все, «шапку» вам заповнювати не доведеться. У типовому шаблоні в поле «Найменування банку» потрібно вписати повну назву кредитної організації і номер відділення. Загальноприйняті скорочення допускаються.
- Дата складання довідки за замовчуванням вказується в міжнародному форматі «ГГГГ.ДД.ММ.», якщо банк не вимагає по-іншому.
- Найменування резидента - тут вноситься назва організації. Для НКО - тільки повне, для комерційних юросіб допустимо коротке позначення, для ІП - ПІБ без скорочень, паспортні дані та номер реєстраційного свідоцтва.
- В поле «Паспорт угоди» - номер ПС, якщо угода БЕЗПАСПОРТНА - не заповнюється.
- У графі «Підтверджує документ» - номер документа (акта, рахунки, декларації), на який оформляється довідка, і його дата в форматі «ДД.ММ.РРРР». Вказується дата, проставлена в документі останньої, - якщо їх декілька (наприклад, складання і підписання відбулося в різний час).
- У стовпці «Код документа» - позначення виду документа, що включає цифри та нижнє підкреслювання, взяте з довідника 138-й Інструкції.
- Сума угоди вказується двічі: у валюті підтверджуючого документа і в валюті договору. Код валюти - цифрове позначення відповідно до довідника валют.
- Поле «Ознака поставки» призначене для вказівки напряму оплати і способу виконання фінансових зобов'язань: за фактом або по передоплаті. Можливі варіанти: 1 - отримано аванс від нерезидента; 2 - нерезидент здійснив оплату за фактом; 3 - внесена передоплата від резидента; 4 - оплата нерезиденту за фактом.
- Графа «Очікуваний термін» заповнюється за умови ознаки поставки «2» і наступних видів підтверджуючих документів: від 01_3 до 04_3, 15_3. Дата встановлюється в стандартному форматі і розраховується на основі умов контракту: вона повинна бути не раніше дати платежу за договором, інакше буде розцінюватися як прострочення.
- При вказівці очікуваного терміну в графі «Примітки» необхідно пояснити, яким чином цей термін визначений, з посиланням на документ-підставу.
- В поле «Код країни» вноситься цифровий код держави - вантажовідправника або одержувача, необхідні коди беруться з довідника.
- Достовірність інформації скріплюється підписами керівника фірми-резидента і її головбуха.
В які терміни надається довідка?
Довідка про підтверджуючі документи має чіткі терміни надання, зафіксовані Інструкцією 138-І:
- Якщо на вантаж є митна декларація, СПД подається не пізніше 15 робочих днів від дати, зазначеної в ній. Буває, що документ «проштампований» кілька разів, тобто товар не відразу пройшов через митницю, тоді за точку відліку береться остання дата. Фактичний час надходження товару до вантажоодержувача в даному випадку значення не має.
- При відсутності митної декларації термін в 15 днів рахується від 1 числа місяця, наступного за місяцем митного оформлення.
Недотримання зазначених термінів загрожує резиденту штрафними санкціями. Основна помилка, якої припускаються організації - новачки в валютних контрактах, - нерозуміння різниці між митною та комерційної датою доставки вантажу, в результаті чого відбувається прострочення з подачею форми 0406010.
Що буде за затримку СПД?
Чи не надана або затримана довідка про підтверджуючі документи є порушенням валютного законодавства. Для резидентів, запізнілих з подачею СПД і додатків до неї, передбачена адміністративна відповідальність у вигляді штрафів, диференційованих за часом прострочення (ст.15.25 КоАП):
- до 10 днів - для юрособи штраф 5 - 15 тис. руб. для ІП і посадових осіб - 0,5 - 1 тис. руб .;
- 10 - 30 днів - штрафи 20 - 30 тис. Руб. і 2 - 3 тис. руб. відповідно;
- понад 30 днів - 40 - 50 тис. руб. організаціям і 4-5 тис. крб.- ВП.
Некоректне оформлення довідки або порушення терміну її зберігання загрожує такими ж штрафами, як при затримці з документами на місяць і більше. Папери, які стосуються валютних операціях, зберігати потрібно не менше 3-х років.
Як виправити довідку 0406010?
СПД може бути відхилена банком з таких підстав:
- інформація, зазначена в довідці, не відповідає даним підтверджуючих документів;
- необхідні додатки до довідки не були надані або їх пакет не повний.
У разі, якщо документи не прийняті, організація зобов'язана виправити всі зауваження і подати весь комплект заново. Повідомити резидента про те, що СПД доведеться переробити, кредитна організація повинна протягом 3-х днів з моменту подачі.
Можлива ситуація, коли в уже вміщену в валютне досьє довідку необхідно внести коректування. Наприклад, закордонний контрагент затримується з оплатою, не підписує акт виконаних робіт, а отже, якщо очікуваний строк не пересунути, то станеться порушення правил валютного контролю. Коригування робиться в термін 15 днів з моменту вступу в силу документів, що підтверджують зміни в зроблену угоду, шляхом подачі нової форми 0406010 з позначкою в полі «ознака коригування».
Чи завжди потрібно подавати СПД?
Існують умови, що звільняють резидента від подачі довідки по валютній угоді:
- пунктами контракту передбачено регулярне внесення фіксованих платежів (як приклад - плата за оренду, лізинг);
- паспорт угоди ліквідується в зв'язку з переуступкою боргу третій особі;
- резидент уповноважив обслуговуючий банк самостійно формувати довідку на підставі наданих організацією підтверджуючих документів.
Доручити фінансовій установі турботу про підготовку довідки для валютного контролю можна при укладенні договору на розрахунково-касове обслуговування або пізніше, подавши відповідну заяву.