Вказувати повне найменування організації в найменуванні посади необхідно лише в тих випадках, коли документ надруковано не на бланку. Така ситуація виникає, наприклад, при підготовці спільних документів (спільний лист, спільний наказ, договір, угода і т.д.).
У розшифровці підпису спочатку завжди вказуються ініціали, а потім - прізвище. При цьому між ініціалами і прізвищем пробіл не робиться.
Найменування посади в реквізиті «підпис» має друкуватися від нульового положення табулятора, тобто від кордону лівого поля. Розшифровка підпису оформляється від 6-го положення табулятора, що відповідає 48 друкованих знаків (при оформленні документа на друкарській машинці), або 120 мм (при оформленні документа на комп'ютері). Помилкою є вирівнювання розшифрування підпису по межі правого поля.
При підписанні вихідних документів підписується, як правило, перший примірник документа, а копія, залишається в організації (так званий відпустку), засвідчується службою документаційного забезпечення управління.
При підписанні розпорядчих документів (наказ, розпорядження тощо.) Підписується тільки перший примірник, а наступні тиражуються і завіряються. При оформленні спільних документів, актів, протоколів, договорів підписи проставляються на всіх примірниках документів, які таким чином набувають статусу помножених оригіналів (кожен екземпляр є оригіналом).
Проект документа подається на підпис відповідної посадової особи (виходячи з його компетенції) повністю оформленим, перевіреним, узгодженим, разом з додатками і (при необхідності) матеріалами, на підставі яких він складений.
У діяльності організацій нерідко виникає ситуація, коли в проекті підготовленого і вже узгодженого документа передбачено підпис посадової особи (наприклад, директора), яке з якихось причин відсутній (хвороба, відпустка, відрядження тощо.) І не може його підписати. В цьому випадку підписання документа здійснюється заступником керівника або особою, яка тимчасово його заміщує, а підпис оформляється за зразком:
І.О. директора заводу
Зам. директора заводу
Нормативні правові акти не допускають заміну абревіатури «В.о.», «Зам.» Знаком «/» або приводом «За». Розшифровка підпису також повинна відповідати прізвищу посадової особи, яка підписала документ.
З метою прискорення підготовки документів, вдосконалення документообігу, економії часу керівника в організаціях рекомендується делегувати право підпису тих чи інших документів посадовим особам відповідно до їх компетенції та посадовими обов'язками. Делегування права підпису має бути закріплено нормативно; воно здійснюється, як правило, за допомогою видання відповідного наказу керівником організації або відбивається в інших правових актах організації (статуті або положенні про організацію, наказі про розподіл обов'язків між керівництвом, інструкції з діловодства в організації та ін.).
В підписані документи не допускається вносити будь-які виправлення та доповнення без дозволу особи, яка підписала документ.
Андрій Рибаков, директор
Белоукраінского науково-дослідного інституту
документознавства та архівної справи,
кандидат історичних наук