Документи, що підлягають зберіганню в ТОВ.
Так, ТОВ зобов'язане постійно зберігати такі документи.
Терміни зберігання документів, встановлені Переліком, обов'язкові для всіх організацій, незалежно від того, є вони джерелами комплектування архівних установ чи ні.
Документи, що утворюються в діяльності організації, за термінами зберігання поділяються на документи тимчасового терміну зберігання (до 10 років включно), документи довготривалого терміну зберігання (понад 10 років) і документи постійного зберігання. Тимчасові терміни зберігання застосовуються всіма організаціями. Постійний термін зберігання документів обов'язково застосовується тими організаціями, документи яких надходять на зберігання до відповідних архіви.
Щорічно працівниками організацій під методичним керівництвом повинна проводитися експертиза документів, в процесі якої виділяють документи постійного, тимчасового зберігання та документи, які не підлягають зберіганню, тобто ті, які повинні бути знищені.
В принципі організація може і самостійно знищити документи за допомогою того, що знищує паперів, спалити і т. П. Для цього необхідно скласти відповідний акт про знищення документів. Однак даний спосіб знищення не передбачений вищевказаними нормативними актами.
Комерційні організації, які не є джерелами комплектування, не проводять експертизи цінності архівних документів і після закінчення тимчасових термінів зберігання, зазначених у переліках та інших нормативних актах, мають право знищити ці документи. Однак на них в обов'язковому порядку поширюються постійні терміни зберігання, встановлені в корпоративному законодавстві.
Всі документи надаються з реєстраційної справи у вигляді оригінальної копії, завіреної гербовою печаткою і підписом посадової особи реєструючого органу. За юридичною силою дублікат прирівнюється до оригіналу, і зовні нічим від нього не відрізняється. Термін отримання документів залежить від ИФНС, де перебуває на обліку організація.
Для замовлення дублікатів установчих документів вимагається надання виписки з ЕГРЮЛ. термін давності якої становить не більше 10 днів. Виписка необхідна для ідентифікації організації, на яку виходять дублікати документів.
Підводячи підсумок, хотілося б звернути увагу виконавчих органів Товариств з обмеженою відповідальністю на необхідність приведення у належний порядок всієї документації Товариства, і звернутися при необхідності за консультаціями до юристів. Вся створювана в процесі діяльності ТОВ документація повинна зберігатися у керівника, і саме керівник повинен містити її в належному стані, дотримуючись терміни і комплектацію документів. Легковажне ставлення до даному питанню може привести до вельми істотним грошові втрат, що вельми і вельми неприємно.
Петрова Світлана Володимирівна,
фахівець з реєстрації фірм