До властивостей документа як знакової системи віднесені:
1) особливості форми знаків, в яких втілюється інформація; 2) способи нанесення (фіксування) знаків; 3) способи сприйняття знаків.
Знакова система має певні властивості:
1) знаки пов'язані в ній між собою певними правилами граматики; 2) нові знаки вводяться в систему не довільно, а на основі правил; 3) значення знака в системі залежить не тільки від нього самого, а від його місця в системі; 4) система складається з кінцевого (хоча і не завжди постійного) числа елементів (знаків), з яких може бути складений словник; 5) здійснимо переклад (заміна) однієї знакової системи на іншу; 6) знаки фіксуються одним або декількома способами.
Зокрема, нотний запис (яка не тотожна музиці) має свої особливості. У кожній системі нотного запису (в скрипковому, басовому ключі, ключах «до», цифровий системі, Крюково листі) існують свої правила. Нотні знаки можуть вводитися тільки на основі існуючих правил (як в нотного запису - ноти на додаткових місцях). Значення ноти визначається в залежності від місця в системі (в скрипковому ключі на першій лінійці означає «ми» першої октави, в басовому - «сіль» великої октави). Число нотних знаків обмежена, можливо складання «словника» (цим займається нотна грамота). Можна перевести знімання (крюк) лист в нотний запис, а нотний запис - в цифрову; написане в басовому ключі позначити в скрипковому та навпаки. Нотний запис може бути здійснена від руки, машинописним, поліграфічним або іншим способом.
Загальний стиль видання, його дизайн: формат, папір, композиція елементів, виразні засоби набору, вміло підібрана шрифтовая гарнітура - прямо або побічно розширюють його інформативність, діючи на підсвідомість, формують певний образ часу, в який вписується текст твору, в певному ключі режисирують його сприйняття. Інформаційна роль всіх цих нібито зовнішніх елементів, що формують видання, особливо збільшується, коли доводиться мати справу з виданнями минулих століть і навіть десятиліть.
Головною семіотичної знаковою підсистемою документа є текст. Саме від форми і способу запису тексту залежить рівень інформативності документа, віднесення до того чи іншого виду, типу, різновиди. Його розташування, шрифтове оформлення, зв'язок з додатковими текстами, науково-довідковим апаратом - також формують образ документа.
Інформативність певного примірника документа багато в чому залежить від історії його побутування і формується «слідами», які залишили на ньому час і власники. Власницькі халепи, екслібриси, ярлики книгарень і аукціонів, штампи бібліотек, в яких зберігався екземпляр; дарчі і власницькі написи, автографи, маргінальні записи, замітки на зовнішніх аркушах і в колофоне іноді створюють унікальну ауру не тільки примірника, а й власника, епохи, культури, що володіє величезною інформаційною цінністю.
Інформаційна цінність примірника може значно зростати і набувати іншого забарвлення в спеціально підібраною колекції, бібліотечному або довідково-інформаційному фонді, у фонді рідкісних книг, перекладів і т. П.