Грошовий розмір добових визначається компанією самостійно на підставі укладеного колективного договору і може фіксуватися в обліковій політиці фірми, трудових договорах. Для цілей бухгалтерського обліку не існує граничних розмірів даних компенсацій.
Для податкового обліку визначені норми добових в наступному розмірі:
- При відрядженнях по Росії - не більше 700 рублів в день на одну людину;
- При відрядженнях на територію іноземної держави - не більше 2500 рублів на одну людину.
Організація має право встановлювати добові в розмірах більших даних нормативів. Тоді вона на ці суми перевищення не зможе знижувати оподатковувану базу з податку на прибуток. Також ці кошти повинні бути включені до доходу працівника, і з них потрібно утримати ПДФО.
Початком відрядження вважається дата вибуття працівника з роботи до місця призначення. При цьому, якщо в підтверджуючих документах проставляється час, то термін службової поїздки починає обчислюватися в цей день до 0-00 годин.
В іншому випадку - днем початку відрядження вважаються наступну добу. При визначенні періоду відрядження необхідно пам'ятати, що він включає не тільки робочі дні, але святкові та вихідні, дні перебування в дорозі, вимушені зупинки, періоди тимчасової непрацездатності, яка настала під час відрядження.
Приклад: Співробітник попрямував на літаку у відрядження в понеділок о 10.00 з м.Москва в м.Санкт-Петербург, повернувся в вівторок у 0.10, виходить, що це вже наступної доби і добові необхідно заплатити за 2-е суток - за понеділок і вівторок .
Відрядження може бути перервана на підставі наказу про відкликання працівника з відрядження, який складається в довільній формі, і повинен обов'язково містити інформацію про його причини.
В цьому випадку добові повинні бути нараховані тільки за час фактичного знаходження в службовій поїздці. Залишок коштів працівник повинен повернути підприємству. Якщо виникне необхідність направити його знову у відрядження, то всі документи потрібно оформляти заново.
Законопроект пропонував розширити перелік витрат, пов'язаних з виконанням трудових обов'язків у відрядженні, які підприємство мало право відповідно до ТК РФ компенсувати. Здавалося б, це просто зміна формулювань. Так все не так просто.
Згідно з податковими нормами РФ документального підтвердження не вимагають тільки добові витрати, які визначені в фіксованому розмірі. Збільшення списку витрат, вироблених під час відрядження і компенсуються підприємством, все одно не дозволить фірмі враховувати непідтверджені документами витрати при розрахунку податку на прибуток. У деяких організаціях їх частка значна.
Основною метою даного нововведення Міністерства фінансів є скорочення витрат підприємства для цілей оподаткування та збільшення надходження до бюджету.
Добові при відрядженнях за кордон
Інші фірми також можуть ними користуватися. Розмір добових по закордонних відрядженнях для інших юридичних осіб встановлюється підприємством самостійно для кожної держави окремо з урахуванням нормативу.
Норму 2500 рублів (треба перерахувати іноземну валюту в рублях) потрібно застосовувати тільки для податкового обліку. Її перевищення тягне збільшення ПДФО для працівника, і неможливість зменшити базу по податку на прибуток для організації.
При обчисленні добових необхідно розділити період перебування працівника на території Росії і за кордоном. Так як обчислювати дані компенсаційні виплати треба для кожного терміну окремо. Тим більше виплати на території нашої країни виробляються в рублях, а за кордоном - у валюті держави, куди попрямував співробітник у відрядження.
Щоб точно розділити ці періоди використовуються позначки в закордонному паспорті працівника. При цьому день виїзду за кордон відноситься до терміну дії норм добових для закордонних відряджень, в день повернення в країну - діють добові по Росії.
Якщо при перетині кордони не проставляються дані в закордонному паспорті (країни СНД і т.п.), то використовуються відомості проїзних квитків.
При відвідуванні в один день працівником кількох держав, застосовується норма добових для відрядження в країну призначення. Окремо потрібно враховувати закордонні поїздки, які тривають одну добу. Тут день виїзду і в'їзду збігаються. У таких випадках слід застосовувати 50% норми добових для закордонних держав.
Бухгалтеру також не можна забувати про курсові різниці при обчисленні добових з метою дотримання нормативу. Адже ЦБ РФ при обліку операцій в іноземній валюті регламентує визначати її рублевий еквівалент на дату видачі грошових коштів і дату подання авансового звіту.
У момент видачі добових в іноземній валюті, перерахована їх сума в рублях може бути менше 2500 рублів, а при поверненні і поданні відповідних документів - її перевищувати. І навпаки.
Добові при одноденних відрядженнях
Роботодавець виходячи з доцільності може прийняти рішення про щоденне повернення працівника з службової поїздки до місця проживання. При цьому він повинен враховувати характер завдання, відстань, транспортну складову, наявність у працівника часу відпочинку. Це відрядження на один день. Добові працівникові за таких поїздок не нараховуються.
На всі витрати працівника по виконанню ним своїх трудових функцій під час такої службової поїздки, які компенсуються роботодавцем, необхідна наявність підтверджуючих документів. Вони в повному обсязі, без обмеження (за умови, що вони економічно обгрунтовані), включаються до витрат, зменшувані оподатковувану базу з податку на прибуток.
Якщо документи відсутні, і компанія компенсувала ці витрати на підставі ст. 217 НК РФ, вони, як і, добові в певних межах (700 рублів за Росії і 2500 рублів за кордоном) не утворюють дохід у співробітника організації. В іншому випадку необхідно утримати ПДФО з сум перевищення встановленого розміру.
Чи не є відрядженнями робота співробітників з роз'їзним графіком або в дорозі.
Документи для підтвердження добових
В цьому році почало діяти положення щодо працівників, які використовують свій транспорт (власний або в оренді) для пересування до місця службового поїздки і назад. Для них підтвердженням терміну перебування у відрядженні є службова записка цього співробітника із зазначенням в ній термінів відрядження, а також додатком до неї подорожніх листів, касових чеків і т. Д. Вона складається працівником у довільній формі і здається разом з іншими документами в бухгалтерію.