Керівники часто не поділяють власний «кишеню» і гроші фірми. А просто оплачують власним коштом товар або послугу для компанії. Ще добре, якщо директор здогадався взяти всі необхідні документи і принести бухгалтеру. А якщо немає? У багатьох бухгалтерів виникали подібні ситуації. Давайте розберемося, що робити, якщо директор щось сплатив своїми грошима.
З цієї статті ви дізнаєтеся:
- Як відшкодувати працівникові витрати на покупку товарів для компанії
- Як у бухгалтерському обліку відобразити повернення грошей директору
- Як бути, якщо директор оформив документи на себе
Як відшкодувати витрати керівнику
Спосіб № 1. Директор - це теж працівник фірми. Тому надійти можна в такий спосіб. Нехай ваш керівник напише заяву в довільній формі на відшкодування йому витрат (зразок дивіться нижче). До такої заяви потрібно додати документи, що підтверджують оплату - касові чеки, товарні чеки, платіжки і т.д.
Директору «Лід»
А.В. Львову
від менеджера
А.С. Кондратьєва
Прошу відшкодувати витрати на покупку картриджа у постачальника ТОВ «Торгова фірма" Гермес "» вартістю 4550 руб. Картридж призначений для принтера в відділі збуту.
Після цього відійти з каси гроші керівнику (або перерахуйте на карту з розрахункового рахунку). При цьому краще, якщо первинні документи були оформлені на компанію. А чи не на директора особисто. Тоді ви можете не утримувати з суми відшкодування ПДФО.
Заяви та підтверджуючих документів в принципі достатньо. Але іноді податківці можуть вимагати спільний наказ по компанії про порядок компенсації витрат працівникам (в тому числі і директору). Тому краще його видати заднім числом. Наприклад, закріпіть наказом можливість будь-якого співробітника, в тому числі і директора (або тільки директора) купувати товари і послуги для компанії за свій рахунок. А так же обговоріть терміни повернення грошей, перелік покупок і т.д.
Приклад. Як оформити в бухгалтерському обліку відшкодування витрат працівникові
Директор ТОВ «Лід» купив матеріали на суму 2100 руб. з ПДВ. Гроші під звіт на таку покупку він в бухгалтерії не брав. А оплатив матеріали власними готівкою. Бухгалтер відшкодував йому ці гроші за заявою і зробив такі проводки:
ДЕБЕТ 10 КРЕДИТ 73
- 1780 руб. (2100 руб. - 320 руб.) - прийняті до обліку матеріали, оплачені директором;
ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 73
- 320 руб. - врахований ПДВ по придбаних матеріалів;
ДЕБЕТ 91 субрахунок «Інші витрати» КРЕДИТ 19
- 320 руб. - списано ПДВ за рахунок власних коштів фірми;
ДЕБЕТ 73 КРЕДИТ 50
- 2100 руб. - відшкодовано витрати на директору.
Спосіб № 2. Оформіть договір позики на суму оплати в письмовому вигляді (п. 1 ст. 808 і п. 1 ст. 807 ЦК України). Це потрібно зробити вже заднім числом, так як директор заздалегідь не брав гроші під звіт. Краще прописати, що позика безвідсотковий, якщо цієї умови не буде, позика буде вважатися з відсотками (ст. 808 і 809 ГК РФ). Крім того вкажіть термін позики і порядок повернення. Договір позики можна зробити висновок на тривалий термін. Законодавством цей термін не обмежений. Отриману суму в доходах з податку на прибуток враховувати не потрібно (подп. 10 п. 1 ст. 251 НК РФ). При поверненні боргу витрат теж не буде.
Фрагмент договору позики з засновником
1. ПРЕДМЕТ ДОГОВОРУ
1.1. Позикодавець передає у власність, а Позичальник приймає грошові кошти в розмірі 100 000 (Сто тисяч) руб. які зобов'язується повернути позикодавцеві в термін і на умовах, передбачених цим договором.
1.2. Вищевказаний позика є безвідсотковим.
2. Права та обов'язки сторін
2.2. Датою надання позики вважається дата списання грошових коштів з кореспондентського рахунку банку Позикодавця.
2.3. Позичальник зобов'язується не пізніше наступного дня після закінчення терміну позики, зазначеного в пункті 1.3 цього договору, повернути позикодавцеві суму позики. Датою виконання Позичальником свого зобов'язання по поверненню суми позики позикодавцем вважається дата передачі грошових коштів позикодавцем по витратно-касового ордеру.
2.4. Позичальник має право за згодою позикодавця повернути суму позики достроково.
Як бути, якщо документи оформлені на директора, а не на фірму
У тому випадку, якщо директор купував товари на своє ім'я, вам доведеться укласти з ним договір купівлі-продажу, а так само скласти закупівельний акт для підтвердження витрат фірми.
Після оплати товарів в бухгалтерському обліку зробіть такі проводки:
ДЕБЕТ 41 (10 ...) КРЕДИТ 76
- оприбутковано куплені у директора товари;
ДЕБЕТ 76 КРЕДИТ 50 (51)
- оплачені товари за договором купівлі-продажу.
Є питання? Наші експерти допоможуть за 24 години! Отримати відповідь Нове