В сучасних умовах електронний документообіг стає необхідний не тільки для великих організацій, індивідуальних підприємців, але навіть часто і для фізичних осіб.
Тому не дивно, що все частіше проявляється інтерес різного роду підприємців до інформації про ЕП. правилами її отримання, можливості застосування, ступеня захисту, терміни використання та інше.
П'ять простих дій
Процес отримання ЕП нескладний, але має свої особливості і послідовність.
Рішення про вид ЕП
У свою чергу посилена підрозділяється на некваліфіковану і кваліфіковану.
Кожен вид ЕП має свій набір функцій:
- Проста ЕП. використовуючи логіни, паролі, коди та інші технічні засоби, стверджує створення електронного документа певною особою.
- Захищена криптографічним перетворенням некваліфікована ЕП дає можливість не тільки встановити факт підпису встановленою особою електронного документа, але і в разі його зміни після затвердження - виявити цей факт.
- Кваліфікована ЕП на додаток вищевказаних функцій посилена перевірочним ключем. Для його створення використовуються способи криптозахисту, сертифіковані ФСБ РФ, тому державні контролюючі організації вимагають підтвердження електронних документів саме таким видом підпису (ПФР, ФСС, ФНС і ін.).
Визначення Засвідчуючого центру (УЦ)
Слід звернути увагу на наявність у УЦ ліцензії ФСБ. дає право проводити шифрування інформації. Важливо також дізнатися, чи робить УЦ послуги по встановленню та супроводженню або тільки переслідує комерційну мету продажу ЕП.
І, звичайно, територіальна близькість УЦ зробить процедуру отримання і подальшого продовження терміну використання ЕП більш комфортною.
Подача заяви
В обраний УЦ необхідно направити заяву і передбачені законодавством документи. Вимоги за переліком необхідних документів для юридичних осіб (на відміну від іншого роду заявників) припускають подання до УЦ найбільшого пакету документів.
Самий мінімальний базовий перелік документів при подачі заявки на отримання ЕП потрібно для фізичних осіб. Для таких замовників, як юридичні особи та індивідуальні підприємці, базовий список доповнений певними законодавством вимог.
У разі, якщо юридична особа, яка подала заявку на отримання сертифіката ключа ЕП, працює в структурі керуючої компанії, то додатково потрібно буде подати документи, що підтверджують передачу повноважень керуючою компанією даному юридичній особі, а також пакет документів керуючої компанії як юридичної особи.
Всі підготовлені документи можна подати особисто в офіс УЦ або віддалено у вигляді сканів через сайт цього центру.
Документи для скачування (безкоштовно)
У разі подання документів через довірену особу додатково буде потрібно нотаріально завірена довіреність і паспорт особи, яка уповноважена здати пакет документів і (або) отримати сертифікат ключів ЕП.
Оплата за сертифікат ключа
Оплата проводиться будь-яким зручним способом на розрахунковий рахунок УЦ, про що його повідомляють підтверджуючим документом.
Замовник отримує спеціальний сертифікат. ліцензійне програмне забезпечення для використання ЕП і електронний ключ.
Багато Засвідчувальні центри додатково надають послуги з установки і подальшого технічного обслуговування програмного забезпечення. що дозволяє замовнику бути впевненим користувачем ЕП і не хвилюватися, що у відповідальний момент електронних торгів або іншій ситуації можуть виникнути нерозв'язні проблеми.
Якщо говорити про вартість сертифіката ключів ЕП, то абсолютно очевидно, що вона є сумарним результатами замовлених послуг та залежить від виду ЕП. Однак, на ціну впливає не тільки вид ЕП, можливий спектр її застосування, а й цінова політика Засвідчуючого центру.
Отже, вичерпну відповідь з точними цифрами вартості сертифіката ключа ЕП замовник може отримати в найближчому Затверджуючому центрі або на його сайті.
отримання документа
- Файл на носії з сертифікатом ключа перевірки ЕП з паперовою копією. Сертифікат підтверджує дійсність ключа власника ЕП, в якому знаходиться інформація про особу, яка підписала документ.
- Файли і супровідна документація.
- Флешка (eToken, Рутокен) з файлами ключа ЕП.
- Засіб електронного підпису, тобто ліцензія на право використання програмного продукту.
виготовлення
Дані тимчасові рамки в основному обумовлені тим, наскільки готовий і правильно оформлений необхідний пакет документів заявника. В ідеальному варіанті процедура може зайняти всього лише одну годину, але якщо документи підготовлені невірно або не в повному обсязі, то швидкість отримання буде залежати від швидкості дій заявника щодо усунення причин затримки. На практиці зазвичай цей процес займає 2-3 дні.
Терміни дії сертифіката ключів
Тривалість використання ЕП визначається одним роком. Далі сертифікат можна продовжити, процедура Затверджуючому центрі проходить за схемою реєстраційної заявки.
Однак, бувають ситуації, коли необхідно достроково припинити дію сертифіката:
- організація змінила реквізити;
- відбулася зміна керівництва або довіреної особи в організації;
- сталося пошкодження носія, що зберігає ЕП;
- виникла підозра або трапився факт допуску сторонніх осіб до ключів доступу.
У таких випадках для ануляції ЕП потрібно звернутися в Засвідчувальний центр, що видав сертифікат на використання, і потім оформити ЕП заново.
Перевірка справжності і пін-код
На сайті «держпослуги» можна дуже швидко і просто перевірити ЕП на справжність. Пін-код, передбачений для носія інформації (Рутокен, eToken), необхідний для установки драйверів на комп'ютер замовника.
Після установки програмного забезпечення пін-код на наявному носії інформації можна поміняти.
Як користуватися ЕЦП
Власнику ЕП видається два ключа. Закритий ключ застосовується для створення ЕП та шифрування документів в електронному вигляді. Відкритий ключ необхідний при проведенні перевірки ЕП на справжність. У разі виникнення спору з питання достовірності ЕП можна звернутися в Засвідчувальний центр, де зберігається дублікат відкритого ключа.
створення документообігу
ЕП дозволяє створити електронних документообіг всередині однієї організації з можливістю швидкої роботи з її філіями або ж для взаємодії із зовнішніми агентами.
У документообігу окремо взятої організації ЕП може бути використана на всіх документах внутрішнього обміну: організаційно-розпорядчих, звітних, кадрових та ін.
Використання ЕП в міжкорпоративному документообіг сприяє швидкому і чіткій взаємодії, вибудовування довірчого партнерства, тому що юридична сила таких документів буде прийнята навіть судом. Документи, підписані ЕП можуть зберігатися в електронному вигляді в архіві, не втрачаючи при цьому своєї юридичної сили.
Також використання ЕП дозволяє істотно знизити витрати. пов'язані з підготовкою, рухом і зберіганням документів, а також забезпеченням захисту їх конфіденційності.
Участь в електронних торгах
В цьому випадку замовники і постачальники переконані, що вступають у відносини з реальними особами і можуть розглядати їх комерційні пропозиції. Так як застосування №44-ФЗ і №223-ФЗ вимагає створення спеціалізованих майданчиків, відмінних від тих, де проходять закупівлі не для державних потреб, то рівень вимог до характеристик ЕП на цих майданчиках різний.
При плануванні участі у всіх видах торгів (держзакупівлі і в звичайних) доцільно зробити ЕП універсальної, що задовольняє всі можливі вимоги. Однак, така ЕП буде коштувати значно дорожче на відміну від ЕП, створеної для участі в якомусь одному виді закупівель.
Електронна звітність
Арбітражний суд
ЕП згідно з Арбітражним процесуальним кодексом РФ може розглядатися разом з письмовою власноручним підписом як письмовий доказ у разі виникнення розбіжностей і розгляду справи. Отже, всі електронні документи, підписані ЕП, будуть доказом при розгляді розбіжностей в Арбітражному суді.
Використання фізичними особами
Не можна не відзначити, що останнім часом все більшого значення ЕП знаходить і для фізичних осіб. Електронний підпис фізичні особи можуть придбати для отримання державних послуг: зміна паспорта громадянина РФ і отримання закордонного паспорта, отримання ІПН, постановка на кадастровий облік нерухомості, реєстрація в якості індивідуального підприємця та інше.
Використовуючи ЕП, громадяни можуть завіряти електронні листи і звернення, які вони направляють в різні державні установи.
Наявність ЕП у фізичних осіб уможливлює юридичним особам вчиняти з ними електронний документообіг. Таким чином, з віддаленими працівниками можна в електронному вигляді виробляти підписання трудових та інших договорів, актів виконаних робіт, знайомити працівників з наказами під розпис та ін. Цей напрямок використання ЕП тільки отримує свій розвиток, але у нього велике майбутнє.
З розвитком телекомунікаційних мереж багато видів бізнесу стали здійснюватися віддалено, і така робота стає звичним явищем. Для того щоб відносини між роботодавцем і працівником були оформлені відповідно до вимог трудового законодавства, необхідно двостороннє підписання трудового договору або цивільно-правового акту. Наявність у працівника ЕП робить можливість віддалених відносин між працівником і роботодавцем реальними в рамках чинного правового поля.
Підводячи підсумки вищесказаного, можна зробити короткий висновок: отримати ЕП, а разом з нею безліч переваг і вигод просто. Звернувшись в найближчий Засвідчувальний центр, в цьому можна переконатися на практиці.
Для чого потрібна ЕЦП? Подробиці обговорили в даній конференції.
Рекомендуємо інші статті по темі