Навіщо розширювати права бухгалтера до вашої «Датов схранкі»
Якщо бухгалтерію вашої компанії веде зовнішня бухгалтерська фірма то останні зміни в режимі подачі різної звітності вимагають щоб документи подавалися через «Датов схранкі». Це означає що найзручніше надати бухгалтеру доступ до вашої «Датов схранкі» щоб він міг самостійно подавати документи, а також знати про результат автоматичного прийому і обробки звіту відправленого через «Датов схранкі» вашої компанії.
Це робить роботу бухгалтерів зручніше і продуктивніше і не вимагає від вас будь-якого участі в цьому процесі.
Надання бухгалтеру особистої облікового запису (окремого входу) має безперечні плюси:
- Відповідно до розпорядження закону особа має право доступу до «Датов схранкі» зобов'язане зберігати ім'я і пароль (сертифікат якщо був виданий) таким чином щоб виключити можливість неправомірного їх використання. Іншими словами не можна відкривати пароль комусь ще.
- Ви не діліться паролем з бухгалтером, а він не ділиться своїм паролем з вами. Як наслідок ви і він маєте можливість змінювати паролі без повідомлення іншої сторони, в той час як для користування одним паролем прийдется повідомляти, інакше друга сторона втрачає доступ. Особливо неприємно бухгалтеру втратити доступ напередодні здачі звітів, що може вилитися в штрафи.
- Ви переносите на бухгалтера відповідальність відправки повідомлень через його обліковий запис.
- У будь-який момент ви можете обмежити йому доступ але не видаляти зі списку допущених осіб.
- Також легко ви можете виключити його зі списків допуску.
- При втраті пароля, бухгалтер зможе самостійно відновити доступ до «Датов схранкі», просто відвідавши CzechPOINT зі своїми документами без довіреності від власника «Датов схранкі». А це дуже актуально для тих власників «Датов схранок» хто рідко буває в Чехії.
У цій статті показано процес установки прав доступу для бухгалтера для того щоб він самостійно використовував «Датов схранкі» вашої компанії для комунікації з необхідними державними відомствами.
Ролі доступу до «Датов схранкі»
Для доступу до «Датов схранкі» в системі передбачені наступні ролі:
- повноважна особа
- Адміністратор
- Довірена особа
Повноважна особа є фізичною особою. А для «Датов схранкі» юридичної особи воно є ще й членом статутарную органу і має найвищі повноваження в ієрархії прав «Датов схранкі»
Роль адміністратора необхідна для великих організацій де є багато користувачів однієї «Датов схранкі». Вона дозволяє зосередити в одних руках функції управління правами і доступами всіх користувачів. Має проміжні повноваження між полномочтим і довіреною особою. Може додавати і видаляти користувачів, а також управляти їх правами.
Довірена особа має найнижчі повноваження. Не може додавати користувачів і змінювати права доступу.
Необхідно пам'ятати що коли довірена особа, яка має доступ до читання листів "особисто в руки". увійде в «Датов схранкі» то станеться доставка всіх непрочитані листів в тому числі зі позначкою "особисто в руки". Іншими словами лист набуде статусу "доставлено особисто в руки" з усіма витікаючими з цього наслідками. Тому не забувайте правильно налаштувати повідомлення від «Датов схранкі».
Вводимо ім'я пароль і код «захисту від роботів»
Після цього відображається вікно стану вхідного поштової скриньки, де повідомляється скільки в ньому знаходиться нових листів з моменту вашого попереднього входу в систему
Налаштування «Датов схранкі»
У верхньому меню «Датов схранок» є три пунтку.
В останньому пункті меню «Nastavení» знаходяться налаштування вашої «Датов схранкі». Переходимо в нього
Тут відобразиться бічне меню в якому є такі пункти:
- Informace o schránce
- Zabezpečení a změna hesla
- Upozornění na zprávy
- Přístup externích aplikací
- Seznam uživatelů
- Poštovní datová zpráva a komerční služby
У вікні, ви побачите список всіх прав які можна дати сторонньому користувачеві. Оскільки бухгалтерська фірма має свій окремий вхід і всі дії в системі будуть записані від її імені то можна без великих побоювань надавати всі права, як це показано на слайді нижче.
Для особливо обережних власників «Датов схранок»
Після установки потрібних прав доступу необхідно натиснути кнопку «Vykonat změnu»
Далі якщо все збережено успішно буде відображена форма на якій потрібно натиснути кнопку «Uzavří žádost»
На цьому настройка прав «довіреної особи» закінчена. Можна вийти з Датов схранкі.
Повноважна особа і адміністратор для доступу до "Датов схранкі" можуть додати інших осіб і визначити обсяг їх повноважень. Ці користувачі отримають статус або довіреної особи або адміністратора. На відміну від адміністраторів довірені особи не можуть змінювати налаштування "Датов схранкі" (не можуть, наприклад, додавати інші особи для доступу до Датов схранкі). Найпростіше довірена особа або адміністратора додати за допомогою інтернет порталу "Датов схранок" - необхідний формуляр знаходиться в секції "Налаштування" ( "Nastavení") за посиланням "Додати довірена особа" ( "Přidat pověřenou osobu"). Заповнених дані необхідно підтвердити кнопкою "Додати користувача" ( "Přidat uživatele"). Альтернативно заяву про додавання повіреного особи або адміністратора можна подати в будь-якій філії системи CzechPOINT. В обох випадках облікові дані для доступу до "Датов схранкі" будуть відправлені довіреній особі або адміністратору за контактним адрему введеному в формулярі заяви.