Як набридло по кілька разів на день перераховувати касу, побоюючись перевищити ліміт! І щоденні поїздки в банк з валізою грошей теж порядком втомили. Чи можна уникнути цієї постійного головного болю про ліміт каси?
Бухгалтери всіх фірм, що працюють з «готівкою», знайомі з цими проблемами не з чуток. Адже готівкові гроші - справа непередбачувана. Як то кажуть, сьогодні порожньо, а завтра - густо. Особливо важко доводиться фірмам, зайнятим в торговому, ресторанному і туристичному бізнесі. У них приплив готівки особливо нестабільний. Обсяги продажів сильно коливаються, наприклад, в залежності від пори року або дня тижня.
Якщо вчасно не подумати про долю «зайвих» грошей, бухгалтерія легко може виявитися в ситуації, коли до кінця дня встановлений банком ліміт готівки безнадійно перевищено, а здати гроші в банк вже пізно.
Нагадувати про те, чим це вам загрожує, зайве. Все просто: штраф з фірми в сумі від 40 до 50 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян плюс штраф з керівника або головного бухгалтера в сумі від 4 до 5 тисяч рублів (ст. 15.1 КоАП).
Але доводити до цього зовсім не обов'язково. Є маса способів, які дозволяють уникнути порушення.
Дружите з банком
Далеко не факт, що отриманий результат вас влаштує. Однак погоджуватися з ним зовсім не обов'язково. Ви можете попросити банк встановити вам інший ліміт, на зручну для вас суму.
На практиці банки завжди враховують бажання своїх клієнтів. Для того щоб вам встановили завищений розмір ліміту, досить пояснити, навіщо вам це потрібно. Причини можуть бути різноманітними. Наприклад, плановане збільшення обсягу виручки або зміна графіка роботи каси.
Оформити обгрунтування банки зазвичай просять у вигляді листа. Написати його можна в довільній формі. Отримавши такий лист, банк йде на поступку і встановлює потрібний вам ліміт.
І ще одне. У бланку розрахунку, що надається в банк, написано: «на рік». Але це зовсім не означає, що, встановивши ліміт на початку року, ви вже не можете його поміняти. Можете. Більш того, стільки раз, скільки вам потрібно. Пункт 2.5 Положення № 14-П дозволяє банкам робити це «по обґрунтоване прохання підприємства».
Так що майте на увазі: якщо трапиться незапланований грошовий аврал, ніщо не заважає вам відразу ж переробити розрахунок і встановити новий ліміт. Така можливість особливо важлива, якщо виручка фірми поводиться досить непередбачувано (наприклад, скаче в залежності від сезону).
Відкладіть на завтра
Боїтеся не встигнути здати готівку до кінця дня? Це марно. Є простий спосіб звільнити себе від цієї нервотерпкі. Досить узгодити з банком спеціальний графік здачі грошей: «на наступний день». Це дозволено пунктом 2.4 Положення № 14-П.
Наприклад, каса фірми працює до 20.00, а банк закривається о 18.00. Це означає, що ви маєте повне право здавати гроші вранці наступного дня.
Для цього в бланку розрахунку в графі «Терміни здачі виручки» підкресліть потрібне формулювання ( «на наступний день»). А в наступній графі вкажіть години роботи підприємства.
У деяких місцевостях банків просто немає. Тому возити виручку доводиться до іншого населеного пункту. Працюючим в таких нелегких умовах і зовсім покладено пільговий режим. Такі фірми можуть здавати виручку один раз в декілька днів. У графі розрахунку «Терміни здачі виручки» такий варіант також передбачений.
А якщо фірма працює цілодобово і без вихідних (наприклад, продуктовий магазин)? Кращий вихід в цій ситуації - мати рахунок в крупному банку (наприклад, іноземному), який приймає і видає гроші більше 8 годин (аж до 24 годин на добу). Такі банки беруть гроші і у вихідні, і в святкові дні. Правда, їх не так багато, і зустрічаються вони тільки в великих містах, зазвичай у вигляді додаткових офісів.
Проблеми з доставкою грошей в банк теж можна вирішити. Позбутися від них допоможе інкасація. Розберемося, у чому плюси і мінуси такого способу транспортування грошей.
Перший плюс очевидний. Це безпека. Відпадає необхідність возити гроші в громадському транспорті або залежати від того, чи вільний службовий автомобіль.
Другий плюс - відповідальність. Після того як ви підпишіть
Договір інкасації зазвичай укладають одночасно з договором на відкриття рахунку.
У ньому прописують дні і конкретний час заїзду інкасаторів (з точністю до хвилин).
Перелік послуг, які банк надає за договором інкасації, зазвичай виглядає так:- інкасація із залученням співробітників групи супроводу;
- інкасація по конкретно узгодженим підприємством і банком графіком;
- додаткові послуги (наприклад супровід касира до банку при передачі грошей);
- повний полістний (помонетний) перерахунок, а також упаковка грошей;
- зарахування грошей на рахунок (як правило, протягом одного банківського дня).
При інкасації грошей касир заповнює два примірники супровідної відомості (накладної до сумки з грошима).
Після здачі грошей бухгалтеру залишається лише перевірити, чи правильно їх зарахували на рахунок. В якості підтверджуючих документів банк видає:- меморіальний ордер;
- додаток до другого примірника супровідної відомості;
- акт про розтин інкасаторської сумки (з нього ви можете дізнатися про те, що в ній виявилися надлишки чи недостачі, а також неплатоспроможні і підроблені купюри).
Мінус інкасації - це додаткові витрати. Сума, яку ви заплатите за цю послугу, залежить від обсягів і термінів здачі готівки. Природно, в кожному банку тарифи свої.
Як правило, вони бувають трьох видів:- Погодинна оплата групи супроводу.
- Відсоток від суми, інкасованого за місяць.
- Разова оплата за кожен виклик бригади.
Інкасація дуже зручна фірмам, які постійно працюють з готівкою (магазинах, ресторанах і т. П.).
Від надзвичайних випадків не застрахований ніхто. Знайома ситуація: в кінці дня принесли велику суму готівки. Ліміт безнадійно перевищено, а здати гроші в банк вже пізно.
У таких випадках виручає відомий метод «подотчетнік». Він гранично простий. Зайву суму «видають» під звіт працівникові фірми. Тобто виписують на нього відповідний видатковий ордер. Наприклад, з формулюванням «під звіт на господарські потреби». А вранці наступного дня касир «приймає» гроші назад по пріходніку. Реального руху грошей при цьому, природно, не відбувається. Вони як лежали, так і лежать в касі. А пояснити ситуацію просто: запланована покупка відмінилася. Ось і все, причепитися ні до чого. Цим способом фірми користуються досить широко. Він без зайвих проблем дозволяє отримати відстрочку здачі готівки в банк.
Іноді порушення все-таки проскакує. Наприклад, касир вчасно не помітив, що сума зашкалила. Схаменувся тільки через кілька днів. Якщо операцій по касі мало, можна провести видачу під звіт заднім числом. Природно, при цьому доведеться переробляти всю касову книгу за наступні дні.
А якщо перевищення ліміту залишилося непоміченим і спливло тільки при перевірці? Навіть в цьому випадку не факт, що вас покарають. Адже штрафувати за це порушення контролери можуть тільки протягом двох місяців «з дня вчинення порушення». Про це чітко сказано в пункті 1 статті 4.5 КоАП.
А тепер подивимося, як переліміт виявляють на практиці.
Під час перевірки податкові інспектори просять бухгалтера показати довідку за формою № 0408026 (додаток 8 до Положення № 14-П). Таку довідку фірма отримує від банку після планової перевірки дотримання касової дисципліни. Якщо такої довідки за останні місяці немає, інспектори можуть перерахувати залишки каси самостійно. Припустимо, при цьому вони виявлять порушення. Але цього ще мало. Щоб вас оштрафувати, ревізори спочатку повинні звернутися за допомогою в банк. Справа в тому, що тільки банк може офіційно встановити: перевищено ліміт чи ні.
Банк в свою чергу проведе позапланову перевірку підприємства. Якщо порушення підтвердиться, його зафіксують в довідці за формою № 0408026. Цю довідку банк відправить до податкової інспекції (п. 2.14 Положення № 14-П). І тільки після цього інспектори нарешті зможуть виписати протокол про адміністративне порушення. Швидше за все на той час два місяці «з дня вчинення» вже закінчаться. Так що ніякого штрафу платити не доведеться.
Банк може і сам знайти порушення - в ході планової перевірки (банки зобов'язані проводити їх не рідше одного разу на рік). В цьому випадку контролери самостійно відправлять до податкової інспекції довідку за формою № 0408026. Але і в цьому випадку шанс, що інспектори встигнуть виписати штраф за два місяці після «здійснення», мінімальний.
Дмитро САТІН Джерело матеріалу -