Найбільш оптимальними днями для переговорів є вівторок, середа, четвер. Найсприятливіший час дня - через півгодини-годину після обіду, коли думки про їжу не відволікають від рішення ділових питань. При організації переговорів необхідно правильно вибрати місце проведення переговорів. Це стосується як самого місця зустрічі, так і положення, яке ви займете щодо партнера. Що стосується території, то вважається, що приймаюча сторона має сильнішу позицію: раз людина приїхала сам, значить, йому це потрібно в більшій мірі. Однак, зустріч на нейтральній території, наприклад в ресторані, має свої переваги - там особистісний контакт встановлюється швидше, і спілкування стає неформальним.
Не варто сідати навпроти опонента, особливо якщо вас буде розділяти стіл. На думку психологів, така позиція провокує підсвідоме відчуття протистояння. Добре, коли під час переговорів ви з партнером перебуваєте з одного боку столу. Найкраще запропонувати співрозмовнику сісти збоку, але не поруч, а на відстані витягнутої руки. Чи не располагайтесь пліч-о-пліч зі співрозмовником - так вам буде практично неможливо контролювати його реакцію.
Не затягуйте переговори. Фахівці визначили, що увагу людини починає притуплятися приблизно через 45 хвилин. Якщо до цього часу результату все немає, краще перервати бесіду на якийсь час або домовитися про нову зустріч. Буває, що люди зібралися, а говорити по суті ніхто не наважується і цінний час йде. Пам'ятайте: хто перейде до справи першим, у того і буде сильніша позиція, тому що він може перехопити ініціативу і задати тон переговорів.
Дотримуйтеся плану. Сама узагальнена модель переговорів виглядає приблизно так: початок контакту, прояснення позицій, виклад своїх пропозицій, обговорення аргументів і контраргументів, формулювання рішення і, нарешті, домовленість про подальші дії. Цієї схеми і варто дотримуватися. Дуже часто ділові зустрічі починаються з маленької світської бесіди - "Як доїхали?" і т.д. Хороший тон переговорам задає комплімент, зроблений на початку. Після цього зазвичай переходять до регламенту, потім починається ділова частина. Рекомендується починати переговори з найбільш легких питань, вирішення яких робить позитивний психологічний вплив і демонструє можливість досягнення домовленостей.
Протокольні Заходи є невід'ємною складовою переговорів, несуть значне навантаження в рішенні поставлених на переговорах завдань і можуть або сприяти успіху, або, навпаки, створити передумову для їх невдачі.
Діловий протокол охоплює широке поле своєї діяльності: це організація зустрічей і обслуговування переговорів, ведення записи бесід, забезпечення сувенірами, форма одягу, культурна програма і т.п. Для вирішення цих питань зазвичай в організації створюється протокольна група (2-3 чол), яка займається протокольними формальностями.
Діловий протокол - це порядок проведення ділових зустрічей. Він особливо важливий при здійсненні переговорів.
Домовляються про зустріч під час переговорів прийнято не раніше ніж за 2-3 дня, при цьому заздалегідь слід уточнити питання, що виносяться для обговорення, а також тривалість зустрічі.
Час початку переговорів прийнято дотримуватися неухильно обома сторонами (у всіх західних країнах точність вважається ознакою хорошого тону). Запізнення понад 15 хв. вважається грубою неввічливість, тому необхідно знайти спосіб попередити. Небажано приходити на зустріч раніше наміченого, так як ранньою появою можна поставити в незручне становище запросили вас на переговори.
Ділові переговори проводяться в спеціально відведеному і пристосованому для цього приміщенні. Перед кожним учасником бажано поставити картку, на якій вказані ф. і. о. фірма, яку він представляє.
Не повинно бути нестачі місць (стільців). При необхідності переговори обслуговуються спеціально виділеними працівниками або запрошеними фахівцями.
На столах учасники повинні знайти папір і письмове приладдя, бажано мати прохолодні напої. Хорошим тоном буде подати чай, кава з печивом. Організацію ділових зустрічей цілком бере на себе сторона-ініціатор.
Найчастіше переговори проводяться у формі протокольних заходів, таких, як коктейлі, фуршет, вечеря та іншого роду прийоми, ланч, шведський стіл, келих шампанського.
Підготовка прийому включає вибір виду прийому, складання списку запрошених, розсилку запрошень, складання плану розподілу гостей за столом, складання меню, підготовку приміщень, сервіровку столу, обслуговування гостей, підготовку тостів, промов.
Володіння правилами ділового етикету в сучасному бізнес-співтоваристві не пережиток минулого, а обов'язкова вимога. Від того, наскільки ви вмієте бути своїм у будь-який, навіть самої нестандартної ситуації, залежить якість і кількість ваших ділових контактів, а значить і результат вашої бізнес-діяльності. При цьому бізнес-середовище постійно ускладнюється, обростаючи специфічними для кожного виду діяльності ритуалами і нормами, тому важливо вміти адекватно застосовувати власні знання. Успіх - це не тільки встигнути, але ще і бути прийнятим як свій.
Дотримання ділового етикету:
Є обов'язковим для будь-якої поважаючої себе компанії, особливо якщо вона має справу з солідними партнерами і клієнтами, які очікували відповідного ставлення.
Дає ресурс сприятливого іміджу при переговорах навіть для компанії, яка тільки виходить на стадію великих угод і серйозних переговорів.
Забезпечує лояльне ставлення впливових людей і компаній.
Етикет, якщо розуміти його як встановлений порядок поведінки, допомагає уникати промахів або згладити їх доступними, загальноприйнятими способами. Тому основну функцію або сенс етикету ділової людини, можна визначити як формування таких правил поведінки в суспільстві, які сприяють взаєморозумінню людей в процесі спілкування.
Другий за значенням функцією етикету є функція зручності, тобто доцільність і практичність. Починаючи з дрібниць і до самих загальних правил, етикет являє собою наближену до повсякденного життя систему.
Одне з найперших правил, що визначають сам етикет - чинити так варто не тому, що так прийнято, а тому, що або доцільно, або зручно, або просто шанобливо по відношенню до інших і самому собі.