Система документообігу ESCOM.BPM дозволяє організувати електронний документообіг (обмін документами в електронному вигляді) не тільки всередині вашої організації, але і забезпечити обмін електронними документами з вашими контрагентами.
Автоматизуються функції контролю
Оскільки ми збираємося автоматизувати контроль, то нам спочатку необхідно визначитися з функціями контролю, підлягає автоматизації. При роботі з паперовими документами в ролі контролера виступає людина, якому ставиться в обов'язки здійснення функцій контролю. Слід зазначити, що контролер, в більшості випадків, працює тільки з документами, що мають гриф «На контроль», або як ще кажуть «поставленими на контроль». Що відбувається з іншими виконуваними документами в паперовому вигляді - відомо тільки самому виконавцю. Якщо за таким неконтрольованого документу виникає проблема, то залишається тільки її виправляти, немає ніяких способів заздалегідь діагностувати проблему, так само як і знайти причини її виникнення.
В ідеалі, щоб підвищити виконавську дисципліну в цілому, потрібно всі документи ставити на контроль. Але це, звичайно, дуже трудомістким - здійснювати контроль всіх документів. Тому ми і говоримо про автоматизацію контролю виконання документів, так як бачимо вирішення проблеми в перекладі трудомістких процедур контролю на плечі автоматизованої системи.
Так які ж функції контролю виконання документів ми хочемо автоматизувати?
Формування контрольної картки
Контроль виконання документа починається зі створення для нього контрольної картки. У неї заноситися інформація про документ, дорученнях, терміни виконання, виконавців. В ході контролю в неї вносяться різні позначки про хід виконання. Робота це дуже трудомістка. Але використання системи електронного документообігу може її полегшити. Якщо в систему вже є електронна реєстраційна картка документа, то для здійснення контролю в неї додаються сторінки «Контроль» і «Хід виконання». Значить, вводити дані про самому документі вже не потрібно, а достатньо вказати терміни і виконавців.
Облік термінів виконання документів
У чому полягає контроль терміну виконання документа. По-перше, в тому щоб заздалегідь сигналізувати і нагадувати виконавцям і контролеру про його наближення. Можливо, що це дозволить їм своєчасно докласти зусиль і виконати документ в термін. Якщо термін вказаний в паперовій картці, то щоб оповістити про його наближення виконавця потрібно йому зателефонувати. Доцільно функції повідомлення і нагадувань покласти на автоматизовану систему. Це зніме великий обсяг роботи з контролера. Крім того автоматична фіксація факту прочитання співробітником повідомлення дозволяє не сумніватися що він тепер в курсі того, що відбувається. По-друге, термін використовується для контролю простроченості документа.
Формування журналу «прострочені документи»
Якщо термін виконання документа закінчився, а по документу так і не був виконаний, наприклад не підготовлений відповідь, то документом потрібно присвоїти статус «Простроч». Зробити це вручну за контрольними картками документів дуже трудомістка операція. Система контролю виконання документів дозволяє автоматично привласнити невиконаним документам статус «Простроч» і сформувати журнал з карток прострочених документів. Наявність такого журналу дозволяє керівникам приймати оперативні заходи щодо виправлення ситуації.
Постановка документа на контроль
Контроль виконання документів включає в себе важливу процедуру постановки документа на контроль. Процедура полягає в занесенні в контрольну картку дати постановки на контроль, дати контролю і внесення запису про контрольований документі в журнал контролю. При великій кількості контрольованих документів це досить трудомістке заняття. Система документообігу дозволяє автоматизувати постановку документа на контроль. Якщо на етапі розгляду документа в картці був включений ознака «На контроль», то після відправлення документа на виконання він буде поміщений в журнал контролю, а в картку буде занесена позначка про постановку на контроль.
Формування журналу «на контролі»
Як вже було сказано Вище, для особливо важливих документів встановлюється спеціальний ознака «На контроль». Інформація про таких документах вноситися в журнал вручну контролером. Цю роботу необхідно перекласти на автоматизовану систему контролю виконання. Вона повинна документи з ознакою «На контроль» автоматично відображати в журналі контролю. Ведення журналу в електронному вигляді дуже зручно і значно полегшує роботу контролера. У картці кожного контрольованого документа повинна бути встановлена дата контролю. Як правило, це кілька днів до терміну виконання документа. Електронний журнал контролю повинен бути згрупований по датах контролю. Це дозволить всім учасникам процесу виконання бачити документи, термін контролю яких настає сьогодні, завтра, наступного тижня, в наступному місяці і т.д. і вживати заходів до їх своєчасного виконання.
Внесення в документ контрольних відміток
В ході виконання документа Контролер може запитувати у виконавців інформацію про хід виконання і вносити її в контрольні картки документів. В автоматизованій системі це зробити прощё. Не треба дзвонити, розшукувати співробітників і «катувати» їх. Досить відправити прямо з електронної картки контрольованого документа повідомлення співробітнику і той зможе на нього відповісти. Текст відповіді з картки повідомлення можна перенести в спеціальний розділ «Контрольні відмітки» в електронній картці документа. Усі зацікавлені особи можуть переглядати картку документа і бачити хід виконання. Це дозволяє проводити оперативний моніторинг виконання документів без необхідності збирати всіх учасників процесу в одному кабінеті.
Перевірка звітів виконавців
Кожен з виконавців документа може підготувати звіт і прийти з ним на прийом до керівника в кабінет. Іноді це потрібно і без цього не обійтися. Але з багатьох питань перевірку звітів можна організувати в системі контролю виконання документів. Звіт можна підготувати в електронному вигляді, відсканувати, прикріпити файли до картки доручення і відправити звіт на перевірку. В автоматизованій системі звіт спочатку надходить на попередню перевірку контролерові і після його схвалення відправляється Керівнику, який видав резолюцію.
Важливим є те, що в системі документообігу автоматично фіксуються всі події. Так і подія відправки звіту містить запис дати і часу. Якщо звіт буде відхилений і відправлений на доопрацювання, то теж буде записана дата цієї події. Це важливо для всіх учасників процесу.
Зручною функцією системи контролю виконання є формування версій документів. В даному випадку, якщо виконавець підготував звіт, а його повернули йому на доопрацювання, то він може створити нову версію звіту і в ній виділити свої доробки, виправлення.
Всі перераховані можливості дозволяють істотно знизити витрати на збір і перевірку звітів виконавців, а так само зробити цей етап прозорим для всіх учасників процесу.
Облік переносів терміну виконання
Важливою процедурою контролю є облік переносів терміну виконання документа. Такі факти вносяться в контрольну картку документа і дозволяють бачити, скільки разів уже термін переносився, як довго виповнюється документ, наскільки він був прострочений. Якщо внести відмітку про перенесення термінів в паперову контрольну картку ще можливо, то враховувати вручну тимчасові рамки роботи з документом - практично не реально. Автоматизована система дозволяє вирішити ці проблеми, і в результаті підвищити ефективність контролю. При перевірці звіту і відправлення його на доопрацювання система контролює термін виконання документа і якщо він закінчився, то пропонує перевіряючому особі виконати перенесення терміну. Автоматично в картку документа в спеціальний розділ «Облік перенесення терміну виконання» заноситися запис про подію: ким і коли був змінений термін, новий термін і старий термін виконання.
Ну і звичайно, для автоматизованої системи немає ніякої проблеми вести облік часу. Розрахунок тимчасових рамок здійснюється автоматично, і вони відображаються в електронній картці документа на сторінці «Контроль», наприклад: «скільки часу залишилося до терміну виконання», «скільки часу виповнюється документ», «наскільки часу документ прострочений».
Зняття документа з контролю
Після того як звіти по виконанню документа перевірені і приймається рішення, що документ виконаний і його потрібно передати на архівне зберігання, то перед цим потрібно зняти документ з контролю. Цю процедуру потрібно виконати тільки для документів, які були раніше поставлені на контроль. З чого ж складається ця функція?
Для зняття документа з контролю потрібно знайти його контрольну картку, в картці зробити відповідну позначку і потім в журналі контролю той же зробити позначку. Ось начебто і все. В принципі, дій у контролерів по виконанню даної функції трохи, але при великій кількості документів це може займати досить часу. Чим же може допомогти автоматизоване рішення? В системі документообігу ця функція може бути автоматизована. При натисканні на кнопку «Зняти документ з контролю» в картку контрольованого документа автоматично запишеться дата і час зняття з контролю, ким знятий документ з контролю. А взагалі-то документ після перевірки звітів про виконання може бути знятий з контролю автоматично, якщо для нього включений такий режим. І ні треба натискати ніяких додаткових кнопок.
Зняття документа з контролю призводить до того, що він автоматично перестає відображатися в журналі «На контролі». Система контролю виконання привласнює документу статус «Виконаний» і його картка переміщується в електронний архів документів. Однак вся інформація про те що документ був на контролі і як він виконувався, зберігається в його картці і її можна завжди подивитися.