Обов'язковий пункт, передбачений в правилах організації зберігання документів в архівах, - матеріально-технічне оснащення (архівне обладнання) приміщення, виділеного під архів. При підборі обладнання слід спиратися на такі фактори, як тип документів, розмір, терміни зберігання, визначені законом і інші. Наприклад, для стандартних папок з документами і документів організаційно-розпорядчого призначення досить звичайних поличних стелажів. Для технічної, проектно-кошторисної, технологічної, конструкторської, землевпорядної та інших спеціальних видів документації необхідні інші типи стелажів.
Фізичні габарити деяких видів документів істотно відрізняються від стандартних управлінських документів, в зв'язку з чим необхідне спеціальне обладнання - стелажі зі спеціальними висувними полками, негабаритні або великогабаритні стелажні системи.
Спеціальне обладнання для зберігання документів забезпечує необхідний порядок зберігання документів в архіві. Набір засобів, що дозволяють функціонувати архіву підприємства, лікарні, поліклініки, освітнього закладу, проектного інституту може виглядати наступним чином:
- збірні металеві стаціонарні або мобільні стелажі (з пріводоі - механічним або електричним);
- металеві шафи та сейфи для організації зберігання документації по особовому складу персоналу, документи, що становлять комерційну таємницю, довідкові та облікові документи;
- столи для класифікації документів, що відправляються на зберігання в архів; довжина столу повинна становити не менше півтора метрів;
- металеві шафи для зберігання для прийнятого на даному підприємстві реєстраційного обліку вступників на зберігання документів;
- розмножувальна техніка для створення користувацьких копій певних документів, дозволених для відкритого доступу;
- комп'ютер для ведення обліку документів і контролю документообігу;
- різні разграничители, кошики, ящики та інші дрібниці, що сприяють схоронності документів, а також перешкоджають змішуванню і довільному у переміщенню збережених на полицях паперів.
Окремо слід зупинитися на стелажному обладнанні, оскільки його вартість є основною статтею витрат при організації архівного приміщення. При невеликому обсязі розміщується на тривале зберігання документації підходять стаціонарні стелажі. Вони недорогі і багатофункціональні. На площі до 10 м2 стаціонарні стелажі дозволять розмістити дуже багато паперових носіїв.
У тих випадках, коли обсяг документів і термінів їх зберігання, визначених нормативами, значний, оптимальним варіантів є мобільні архівні стелажні системи. Вони дозволяють економити простір сховища, ефективні у використанні, довговічні.
