В процесі діяльності будь-якої організації створюється значніше число документів, проте їх цінність неоднакова. Різна цінність інформації, зафіксованої в документах, виникає нагальна потреба її уважною оцінки.
Основні критерії визначення цінності документів
Залежно від цінності інформації, що міститься в документах, можна виділити 3 групи документів:
- постійного терміну зберігання;
- тимчасового понад 10 років терміну зберігання;
- тимчасового до 10 років включно терміну зберігання.
У діяльності будь-якої організації утворюються документи всіх трьох зазначених груп, що неминуче викликає питання про необхідність знищення документів, що не становлять практичного або наукового інтересу.
Підстава для відбору документів до знищення
У процесі виділення документів до знищення необхідно, перш за все, відібрати справи, які не мають практичного або наукового значення. Цей відбір здійснюється на підставі встановлених термінів зберігання документів і справ. Терміни зберігання документів і справ визначають в результаті експертизи цінності.
У процесі експертизи цінності визначають цінність або значення документів організації та терміни їх зберігання.
Для організації та проведення роботи з експертизи цінності документів в організаціях створюють постійно діючу експертну комісію.
Алгоритм дій при знищенні документів і справ тимчасового зберігання
Для знищення документів і справ тимчасового зберігання необхідно провести наступний алгоритм дій.
Алгоритм дій при знищенні документів і справ тимчасового зберігання
Основною функцією експертної комісії є розгляд і прийняття рішень з питань експертизи цінності. Дана комісія приймає рішення про погодження та подання на затвердження описів справ постійного і довготривалого (понад 10 років) зберігання, описів справ з особового складу, актів про виділення до знищення документів і справ, терміни зберігання яких минули.
Експертна комісія створюється наказом керівника організації з числа найбільш кваліфікованих співробітників в складі не менше 3 осіб. В даний склад обов'язково входять завідувач архі¬вом організації, керівник діловодної служби і головний бухгалтер. Також до складу експертної комісії краще включити і працівника кадрової служби, особливо в організаціях, в яких утворюється велика кількість документів з особового складу. В організаціях, що передають свої документи на зберігання до державного архіву, до складу цієї комісії в обов'язковому порядку включають працівника цього архіву.
Зразок наказу про створення експертної комісії дивіться в рубриці «Корисна документація» на с. 24 журналу.
Головою експертної комісії призначають одного з керівних працівників організації (як правило, заступника керівника).
В організаціях, що передають документи на постійне зберігання до державних архівів, Положення про експертну комісію узгоджують з відповідними державними архівами.
Засідання експертної комісії оформляють протоколом.
Крок 2. Проводимо експертизу цінності документів.
Експертиза цінності документів здійснюється в кілька етапів.
При проведенні експертизи цінності документів в структурних підрозділах організації в ході формування та оформлення справ здійснюють відбір документів постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання для передачі в архів організації.
Наступний етап експертизи цінності документів здійснюють в архіві організації. При передачі справ в архів організації здійснюють контроль за якістю експертизи цінності документів в структурних підрозділах. На підставі описів справ структурних підрозділів в архіві складають по організації в цілому описи справ постійного зберігання, тимчасового (понад 10 років) зберігання, в т.ч. і по особовому складу.
При визначенні термінів зберігання керуйтеся переліками типових документів із зазначенням термінів зберігання (типовим переліком). В даний час в Республіці Білорусь діє 2 таких переліку:
При проведенні експертизи цінності документів можна використовувати також відомчі переліки документів із зазначенням термінів зберігання, які розробляють міністерства, інші республіканські органи державного управління, організації, підлеглі Уряду, за погодженням з Комітетом з архівів та діловодства при Раді Міністрів.
У цих списках поряд з типовими висвітлюються терміни зберігання документів, специфічних для організацій даної системи (галузі). У разі якщо в типових та відомчих переліках відсутні необхідні статті, то терміни зберігання відповідних документів встановлює експертна комісія організації.
Крок 3. Виробляємо відбір документів і справ до знищення.
У процесі проведення експертизи цінності документів відбирають справи для постійного і довготривалого (понад 10 років) зберігання, а також виділяють до знищення справи з простроченим терміном зберігання.
Справи, відібрані до постійного і тривалого зберігання, повинні бути належним чином оформлені, і на них потрібно скласти опису.
Відбір документів до знищення з простроченим терміном зберігання виробляють після складання описів справ за відповідні роки. На справи із закінченими термінами зберігання складають акти про виділення документів до знищення.
Зразок акта про виділення до знищення документів, що не підлягають зберіганню, дивіться в рубриці «Корисна документація» на с. 25 журналу.
При відборі документів на знищення враховуються такі позначки в номенклатурі справ, як «до відпадання потреби», «до заміни новими», «після звільнення» і ін.
Крок 4. Складаємо акт про виділення документів і справ до знищення.
Акт про виділення до знищення документів складають, як правило, на справи всієї організації. У цьому випадку назва кожного структурного підрозділу вказують у акті перед групою заголовків справ цього підрозділу (наприклад, «Канцелярія», «Бухгалтерія», «Відділ кадрів» і т.д.).
Акт можна також складати і на справи окремого структурного підрозділу (наприклад, відділу кадрів).
Окремий акт складають на документи з позначкою «ЕПК». Таку оцінку можуть мати справи наступного характеру: «листування з вищестоящими організаціями про прийом, розподіл, переміщення, обліку кадрів», «протоколи засідань, постанови атестаційних і кваліфікаційних комісій» та ін. Позначку «ЕПК» проставляють в номенклатурі справ організації в графі «Термін зберігання справи »відповідно до типових і відомчими переліками, а також рішеннями експертної комісії організації. Акт про виділення до знищення документів з позначкою «ЕПК» представляють разом з описами справ на погодження до відповідного державного архіву.
Крок 5. Передаємо акт на затвердження керівнику організації.
ЦЕ ВАЖЛИВО! Акти про виділення документів до знищення розглядає (погоджує) експертна комісія організації одночасно з описами справ, а тільки потім їх затверджує керівник організації.
Слід пам'ятати, що в організаціях, що передають документи на державне зберігання, акти керівники організації стверджують тільки після затвердження описів справ постійного зберігання та погодження описів справ з особового складу відповідним державним архівним установою.
Акт про виділення до знищення документів, що не підлягають зберіганню, підписується особою, яка проводила експертизу цінності документів, і розглядається на засіданні експертної комісії організації одночасно зі зведеними описами справ.
Акт, складений в організації, що є джерелом комплектування державного архіву, стверджує керівник організації після затвердження відповідним державним архівом або органом Державної архівної служби Республіки Білорусь зведеного опису справ постійного зберігання та погодження зведеного опису справ з особового складу та акти про виділення до знищення документів з позначкою « ЕПК ».
Акт, складений в організації, котра є джерелом комплектування державного архіву, але в діяльності якої утворюються документи постійного зберігання, стверджує керівник організації після затвердження центральної експертною комісією вищестоящої організації (при наявності) зведеного опису справ постійного зберігання та погодження зведеного опису справ з особового складу та акта про виділення до знищення документів з позначкою «ЕПК».
Акт, складений в організації, котра є джерелом комплектування державного архіву, в діяльності якої не утворюються документи постійного зберігання, стверджує керівник організації після узгодження з центральною експертною комісією вищестоящої організації (при наявності) опису справ з особового складу та акти про виділення до знищення документів з відміткою «ЕПК».
Крок 6. Після затвердження актів документи і справи, призначені для знищення, до передачі їх організаціям, котрі відають заготівлею вторинної сировини, зберігаємо в архіві організації або окремому спеціально відведеному для них місці.
Справи, призначені для знищення, після затвердження актів про виділення їх до знищення зберігають в спеціально відведеному для них місці, а потім передають організаціям, котрі відають заготівлею вторинної сировини.
Крок 7. Здачу документів і справ організаціям, котрі відають заготівлею вторинної сировини, оформляємо приймально-здавальними накладними.
Здача документів оформляється приймально-здавальними накладними.
Крок 8. Передаємо документи і справи, призначені для знищення, організаціям, котрі відають заготівлею вторинної сировини.
ЦЕ ВАЖЛИВО! Використання документів, відібраних до знищення, для господарських потреб заборонено.
Крок 9. Вказуємо на акті дані про передачу документів і справ і підшиваємо його в відповідну справу.
Дату здачі документів, їх вага та номер накладної вказують на акті, який підшивають в відповідну справу.
Пам'ятка при заповненні граф акта про виділення документів до знищення
При заповненні граф акта про виділення документів до знищення враховуються такі вимоги.
У гр. 2 вказують заголовки окремих справ. Припустимо вказувати також групові заголовки на однорідні справи (тобто заголовки на кілька справ одного виду). Наприклад, в акт можуть бути включені під одним груповим заголовком «Накази директора підприємства по особовому складу (відпустки, стягнення, відрядження)» 2 справи з відповідними наказами за 2 роки. Цей варіант використовують в тому випадку, якщо відбір документів і справ до знищення в організації здійснюється не щорічно.
У гр. 3 проставляють дату або крайні дати справ.
У гр. 6 вказують кількість справ (томів, частин), включених в акт під одним заголовком.
У гр. 4 проставляють номери описів справ тимчасового зберігання (для справ з терміном зберігання понад 10 років), в які були включені виділяються до знищення справи, або індекси номенклатур справ (для документів, термін зберігання яких не перевищує 10 років).
У гр. 7 показують терміни зберігання виділяються до знищення справ з посиланням на відповідні статті переліків.