Необхідність оформлення акту з приймання-передачі обладнання виникає тоді, коли проводиться передача обладнання від однієї юридичної особи іншій: при купівлі-продажу, введення його в експлуатацію, оренді і т.д. Акт є невід'ємною частиною іншого основного документа, найчастіше, договору.
Іноді для підтвердження передачі обладнання запрошується третя сторона або будь-яке уповноважена особа, чий підпис на документі буде свідчити про передачу обладнання в належній якості і кількості.
Правила складання акту
Організації можуть оформляти акт прийому-передачі обладнання у вільній формі або ж по спеціально створеному всередині підприємства шаблоном, головне, щоб він містив в собі докладні дані про кожну зі сторін, які повинні в точності збігатися з тими, що вказані в договорі або контракті. Це необхідно, щоб не сталося поширеною ситуації, коли через одну неправильної літери (е замість е) або помилки може вийти так, що «уклали договір на передачу з однією фірмою, а взяли у інший».
Даний акт повинен включати список обладнання з зазначенням виробників, марок, серійних номерів, кількості і вартості. Також в ньому слід прописати зовнішній вигляд, фізичний стан, комплектацію, несправності (при наявності) та ін. Тобто всі ті параметри, які були зафіксовані при попередньому огляді обладнання.
Якщо рівень обладнання вимагає присутності при прийомі-передачі вузькопрофільного фахівця, то його підпис також повинна міститися в документі і підтверджувати якість переданої техніки.
Перелік обладнання може бути включений в основний документ або ж оформлений окремим додатком до акту. Акт обов'язково повинен бути завірений керівництвом підприємств, між якими відбувся факт передачі.
Оформляти документ можна як на фірмовому бланку підприємства, так і на звичайному аркуші А4 формату.
Акт повинен бути обов'язково складений в двох примірниках, а при участі у процедурі передачі третіх осіб кількість копій має бути рівнозначним кількістю учасників процедури передачі.
Кожен екземпляр потрібно завірити оригінальними підписами. До документа при необхідності може бути додана спеціальна технічна документація (відомості про неї потрібно вказати в акті).
Варіанти прийому-передачі обладнання
Залежно від складності переданого обладнання, цей процес може проходити як в простій формі, так і в кілька етапів. Деякі типи обладнання вимагають попередніх випробувань і перевірок, кожна з яких має бути засвідчений відповідною актом. Якщо передавальна документація оформляється належним чином, то вона може служити підставою для зняття, або введення даного обладнання в якості основних засобів організації в її бухгалтерському обліку.
Інструкція з написання акту прийому-передачі обладнання
Якщо воно в отличном состоянии, то це потрібно обов'язково зазначити, якщо ж в ньому є якісь дефекти і несправності, то це слід також зафіксувати (бажано в окремому акті, який оформляється як додаток до даного документу).
