Робочі процеси SharePoint - це набір готових міні-додатків, які дозволяють прискорити і автоматизувати різні бізнес-процеси: від збору підписів, відгуків і тверджень для планів і документів до відстеження поточного статусу стандартних процедур. Робочі процеси SharePoint дозволяють заощадити час і сили, забезпечуючи однакове і ефективне виконання типових задач.
Тим часом в цій статті ви дізнаєтеся більше про весь набір включені робочі процеси.
Якщо ви віддаєте перевагу пропустити прямо на докладні інструкції для конкретного робочого процесу, ви знайдете посилання на кожен в якому наступний розділ, який можна пов'язати з з наведеної нижче таблиці вміст.
Що потрібно дізнатися?
Що таке робочий процес SharePoint?
Всім напевно відомо, що таке блок-схема. Це графічна схема процесу, з якої ясно, що відбувається на кожному його етапі.
Робочий процес SharePoint нагадує автоматизовану блок-схему, яка знижує трудовитрати і виключає здогадки і випадковості в стандартних робочих процесах.
Наприклад, розглянемо процес затвердження документа, представлений на малюнку. При виконанні вручну він вимагає постійних перевірок, відстеження, пересилання документів і відправки нагадувань, причому займатися цим довелося б особисто вам або вашим колегам. Таким чином, вам довелося б виконувати багато зайвої роботи і, що навіть важливіше, постійно відволікатися.
А при використанні робочого процесу за твердженням документів SharePoint всі необхідні перевірки, відстеження, нагадування і пересилання виконуються автоматично. При несвоєчасному виконанні потрібного дії одним з учасників, а також при виникненні будь-яких складнощів в більшості стандартних робочих процесів створюється повідомлення, яке повідомить про це. Від учасників групи не потрібне додаткове відстеження процесу, так як воно самостійно виконується робочим процесом SharePoint.
І запуск робочого процесу SharePoint можна легко. Ви просто виберіть тип робочого процесу, необхідно задати параметри, які будуть найкраще працюють у вашій ситуації, а потім почекайте, поки взяти на себе SharePoint. І звичайно ж, можна Скасування або припинення робочого процесу, коли вам знадобиться.
Які процеси можна автоматизувати за допомогою робочих процесів SharePoint?
Кожен тип робочого процесу надається разом з SharePoint виступає в якості шаблону. Додавання версії робочого процесу для одного списку або бібліотеки або для цілого сімейства сайтів, за допомогою форми запуску вкажіть параметри і параметри для цієї версії - хто робочий процес призначає завдання, крайні терміни завдання, як може запускатися робочий процес, ким і коли, інструкцій, щоб включити в повідомлення про завдання і т. д.
Затвердження (напрямок документа або елемента на затвердження)
Робочий процес затвердження направляє документ або інший елемент, який призначеним людей для їх затвердження або відхилення.
Можна також використовувати робочий процес затвердження для управління твердженням контенту в списку або бібліотеці
Збір відгуків (напрямок документа або елемента для отримання відгуків)
Робочий процес збору відгуків направляє документ або інший елемент, призначених користувачам для їх відгуки.
Робочий процес збору відгуків об'єднує всі відгуки і пропозиції з учасників для власника робочого процесу, а також записи процесу рецензування.
Збір підписів (напрямок документа, книги або форми для отримання цифрового підпису)
Робочий процес збору підписів маршрути документа Microsoft Office до призначеної людей для їх цифрових підписів.
Зверніть увагу, що функції робочого процесу збору підписів тільки за допомогою Word документи, книг Excel amd форм InfoPath.
Затвердження ліквідації (Управління зберіганням і закінченням терміну дії документа)
Робочий процес затвердження ліквідації призначена для підтримки вимог в межах організації з управління записами. Цей робочий процес керує процес зберігання і терміну дії документа, дозволяючи учасникам вибирати, чи слід зберегти або видалити документи з простроченим терміном дії або елементів.
Можна налаштувати робочий процес затвердження ліквідації працювати спільно з допомогою функції політики терміну дії політики управління відомостями, так що робочий процес запускається автоматично при кожному документа або елемента на сайті терміну дії.
Трьохетапний робочий процес (відстеження трьох етапів або фаз проблеми, проекту або завдання)
Трьохетапний робочий процес призначений для відстеження статусу елемента списку протягом трьох етапів (фаз). За допомогою такого робочого процесу можна управляти бізнес-процесами, при яких організації потрібно відстежувати велику кількість питань або елементів, наприклад питання клієнтів в службу технічної підтримки, потенційних покупців і завдання проекту.
З кожним переходом від етапу до етапу робочим процесом призначається завдання для користувача, про що відправляється сповіщення по електронній пошті. Після виконання завдання робочий процес оновлює статус елемента і переходить до наступного етапу. Трьохетапний робочий процес розрахований на роботу з шаблоном списку "Відстеження питань", але його можна використовувати з будь-яким списком, що містить стовпець "Вибір" з трьома або більше значеннями.
У кого буде можливість додавати і запускати робочі процеси SharePoint?
Щоб додати або запустити процес, користувач повинен мати потрібні дозволи на роботу зі списком, бібліотекою або сімейством веб-сайтів, для яких виконується процес.
Додавання робочого процесу. За замовчуванням для додавання робочого процесу необхідно дозвіл на керування списками. (Група '' Власники '' має дозвіл на керування списками за замовчуванням; у груп '' Учасники '' і '' Відвідувачі '' його немає.)
Запуск робочого процесу Крім того за умовчанням, необхідний дозвіл на зміну елементів для запуску робочого процесу, який вже додані. (Групи "Учасники" і групи власників мають дозвіл на зміну елементів за замовчуванням; групи '' відвідувачі '' Ні).
Також можна вибрати власники Налаштування певні робочі процеси, щоб можна було запущено тільки члени групи власників.
Як додати і запустити робочий процес SharePoint?
На зазначеній нижче схемою наводиться загальне уявлення стандартних етапів планування, додавання, запуску і зміни робочих процесів SharePoint. Далі кожен етап розглядається більш докладно.
Планування слід знати, які параметри потрібні і які відомості необхідно мати доступні при використанні форми intiation Щоб додати вашу версію робочого процесу.
Дізнайтеся Дізнайтеся, які типи включаються робочий процес буде виконувати роботу, яку ви хочете.
Додавання Щоб додати потрібну версію робочого процесу для списку, бібліотеки або сімейства веб-сайтів, введіть дані в форму запуску.
Зміна Якщо процес працює не зовсім так, як хотілося б, можна відкрити форму зв'язку, через яку цей процес був створений, і внести в неї необхідні зміни.
Чи можна самостійно створювати робочі процеси SharePoint?
Якщо вам потрібна велика гнучкість вбудованих робочого процесу, ви можете налаштувати його подальшої із засобом, наприклад SharePoint Designer. Можна також створювати власні вихідний робочий процес з нуля.
Використовуючи конструктор робочих процесів, користувач створює правила, які пов'язують умови і дії з елементами списків і бібліотек SharePoint. Зміни елементів в списках і бібліотеках запускають дії в робочому процесі.
Наприклад, можна створити робочий процес, який буде запускати додатковий процес затвердження за умови, що вартість елемента перевищує певний порогове значення.